Adm2020 - Etablering av nye fellestjenester Møter på NT-fak og HSL-fak 12.10

Adm2020 – bakgrunn for arbeidet UiT har vokst uten at adm. som helhet har vært gjennomgått (2009) 3 fusjoner med utvidelse av antall campus og integrering av faglige og administrative miljø   Regjeringens reform for avbyråkratisering og effektivisering (- 60 mill.) Digitalisering på mange områder Forbedringsprosesser

Kutt i bevilgningen og fordeling av kutt internt Budsjettår Kutt i bevilgning 2015 14, 745 mill. 2016 20, 107 mill. 2017 25, 130 mill. 2018 15, 550 mill Totalt min. 75, 532 mill. Skjerming av kjernevirksomheten «Innsparingstiltakene internt på UiT skal omfatte det som er underlagt universitetsdirektørens virkeområde, og dermed den samlede administrative virksomheten, gjennomgående på alle nivåer».

Mål og prinsipper for prosjektet Utvalgte mål: Etablere mer robuste administrative miljøer  Digitalisering og standardisering av arbeidsoppgaver/-flyt, og mer kostnadseffektiv forvaltning  Likt tjenestenivå uavhengig av enhet   Fortsatt tilgang til brukernære tjenester for studenter, ansatte og ledere  Økt administrativ fleksibilitet og tilpasningsdyktighet  Utvalgte prinsipp: Organisering av administrasjonen skal sikre tilstrekkelig robuste og sterke miljøer. Små og sårbare administrative miljø skal unngås Administrative oppgaver og prosesser organiseres uavhengig av den faglige linjen hvis dette gir en bedre oppgaveløsning  Administrativ oppgaveløsning skal standardiseres på tvers av nivå og enheter - med virkeområde for hele organisasjonen Drift og utvikling av administrasjon skal hensynta en ambisjon om likhet i tjenestetilbudet til ansatte og studenter Det skal være tilgjengelig lederstøtte som muliggjør styring og ledelse Rammeverk for strategi-, budsjett- og rapporteringsarbeid skal være standardisert i hele organisasjonen  Kontroll skal være risikobasert og ikke innbefatte mer enn ett kontrollnivå  

Adm2020 – hovedaktiviteter 2017 Etablere campusadministrasjon i Alta og Harstad Utrede ny avdelingsstruktur og behov for org. endringer på nivå 2 Etablere nye adm. fellestjenester (på nivå 1 og 2) Kompetansekartlegging i adm. Omstillingsavtale og omstillingshåndbok

Fellestjenester som skal etableres TJENESTEOMRÅDE FELLESTJENESTE Utdanning Opptak Eksamen og vitnemål Kommunikasjon Grafisk sørvissenter Kanalforvaltning Felles nyhetsredaksjon Økonomi og lønnsnær HR Attestantfunksjon for variabel lønn og reise Attestantfunksjon fastlønn Økonomistyring og regnskap Innkjøp og anskaffelser Forskningsadministrasjon Ekstern finansiering (søknadsstøtte og drift) Personal Forvaltning av ansatte Rekruttering og tilsetting Annet Internasjonal mobilitet (ansatte og studenter)

Utforming av fellestjenester Grunnlag: Rapporter fra arbeidsgrupper 2015-2017 Workshoper om lederstøtte og lokale tjenester v/2017 Innspill fra avdelingene v/2017 Drøftinger (programgruppe, IDF, ULM, fakultetsdirektørmøter) Bestilling: Hvordan skal tjenesten konkret gis/operasjonaliseres? Hva er omfattet av tjenesten og hvilke oppgaver på feltet skal evt. skal ivaretas av andre nivå (enn de som gir fellestjenesten)? Hvilke behov er det for digitalisering? Ressursestimat? Hvor skal de ansatte være lokalisert?

Prosess - tidsplan 10. september: Bestilling September – oktober: Utredninger, (møter, workshops, prosjektgrupper) 1. november: Rapportering Vurderinger og drøftinger Bemanningsplaner 1. april: Innplasseringer

Hvilke endringer vil komme i administrasjonen? Det vil bli etablert flere permanente fellestjenester (nivå 1, 2 og campus) Det vil også i fremtiden være adm. tjenester (og adm. ansatte) på nivå 3, men spesialiserte tjenester skal i utgangspunktet gis fra nivå 1 og 2. De administrative tjenestene blir mer standardiserte…og mindre fleksible Alle enheter vil bli berørt (…men noen mer enn andre) Det vil bli færre ansatte i adm. totalt (5-8%) Fellestjenestene vil gjøre det nødvendig å endre deler av den administrative organiseringen

Arbeidsgruppe adm. organisering Mandat: Arbeidsgruppen skal utforme et helhetlig forslag til fremtidig organisering av administrasjonen ved UiT som omfatter: 1. Avdelingsstruktur i fellesadministrasjonen 2. Organisatorisk design for administrasjonen på nivå 2 og 3 Prosess: Rapportering: 10 januar 2018 Høring Drøftinger/forhandlinger Behandling i universitetsstyret

Arbeidsgruppe adm. organisering Trond Singsaas (NTNU) Gøril Heitmann (ass.dir) Grete Hagebakken (BFE) Hans- Kristian Hernes (HSL) Johanne Raade (UB) Kjetil Kvalsvik (Helse-fak) Odd Arne Paulsen (POA) Hanne Karde (KSA) 1 repr. fra tjenesteorg 1 studentrepr. Sekretær: Julia Holte Sempler. stab

Noen spørsmål jeg ofte får Hvorfor går dere så fort frem? Hvorfor går dere så sakte frem? Hvorfor må mitt institutt/fakultet som har en så slank og veltrimmet administrasjon være omfattet av dette? Tror dere ikke at vi gjør en god jobb i dag? Tror dere at tjenester på nivå 1 er bedre enn tjenester på nivå 2 og 3?