Verktøykasse for IKT- planlegging i kommunene Analyse Strategi Barometer Plan Sammendrag av resultater

IKT-strategietablering Utforming av IKT- strategi IKT-barometer IKT-analyse Tiltaks- beskrivelse Formål ……. ……… Handlingsplan IKT-plan Problemstillinger Mulige løsninger Mål Strategi Tiltak 10 analyseteknikker samt flere maler IKT-strategietablering Faseinndelt metode med teknikker og maler som støtter hele strategiprosessen

IKT-Barometeret Formål Kartlegging og analyse av Strategi Barometer Plan Formål Identifisere områder å arbeide med i strategiarbeidet Finne svake og sterke sider Kartlegging og analyse av status på IKT-bruk planer for IKT-bruk brukertilfredshet kostnader gevinstrealisering

- identifisere problemstillinger og finne løsninger IKT-analyse - identifisere problemstillinger og finne løsninger T1 Prosjekt etablering Problemst. Muligheter 1, Mange etater er involvert i saks- flyten 2. Lang saks- behandlingstid T2 Status & Behovanalyse forstå nå-situasjonen identifisere behov / utfordringer / ”issues” ut i fra dagens og fremtidig situasjon gruppere og prioritere etablere visjon(er) – ideell situasjon Prioritering T3 Mulighetsanalyse ide-generering omkring mulige løsninger på prioriterte ”issues” vurdere alternative løsninger bestemme satsningsområder revidere visjon(er) Problemst. Muligheter 1. 2. . 1,1 Elektronisk saksbehandling 1.2 Elektronisk oversendelse 1.3 Parallellbehandling 1,4 Omorganisering Prioritering T4 Mål, strategi, tiltak og forretningskonsept etablering Her har vi lagt vekt på å tydliggjøre typiske milepæler i IT-strategiprosessen og hva de skal resultere i. I ISIs QA-materiale finnes det egne QA-lister som eventuelt kunne benyttes: QA03: Sjekkpunkt # 1: Avsluttet initiell kartlegging og analyse QA04a:Sjekkpunkt # 2: Etter gruppering og prioritering av problemstillinger QA04b:Sjekkpunkt # 3: Etter prioritering av muligheter QA05: Sjekkpunkt # 4: Etter avsluttet gruppering av sastningsområder QA06: Sjekkpunkt # 5: Etablering av handlingsplaner T5 Planlegging utarbeide handlingsplaner Gjennomføring 12

IKT-analyse - forskjellige innfallsvinkler for å analysere kommunen Analyse av tjenestekvalitet og effektivitet IKT- Barometeret Gjennomgang / analyse av eksisterende tjenester Prio Problemstilling / forbedringsområde Mulig løsning Status Analyse av samarbeids- konstellasjoner (verdisystem) 1. Mange etater er involvert i saksflyten 2. Lang saks-behandlingstid 1.1 Elektronisk saksbehandling 1.2 Selvbetjeningsløsninger 1.3 Elektronisk samhandling 1.4 parallell behandling 1.5 omorganisering ? Analyse av eksisterende prosesser og arbeidsmåter ? Analyse av eksisterende systemer Analyse av eksisterende teknologi Analyse av verdikjeder Analyse av driftssituasjonen Analyse av organisering, roller og kompetanse

Mulighetsanalyse Analyse av praksis i andre kommuner Analyse av teknologiske trender Analyse av det enkelte forbedringsområdet Prio Problemstilling / forbedringsområde Mulig løsning Status Prosessanalyse rettet mot nye arbeidsmåter for utvalgte områder Mange instanser og personer involvert i behandling av saker. Lang saksbehandlingstid, mange henvendelser og klager Elektronisk saksbehandling og dokumenthåndtering. Elektronisk samhandling med publikum. Reorganisering av saksflyten. Analyse av alternative systemarkitekturer for delområder og for totalen Analyse av alternative infrastruktur løsninger Grov kost / nyttevurdering (”business case”)

Mål, strategier og tiltak T1 Prosjekt etablering T2 Status & Behovanalyse forstå nå-situasjonen identifisere behov / utfordringer / ”issues” ut i fra dagens og fremtidig situasjon gruppere og prioritere etablere visjon(er) – ideell situasjon De riktigste løsningene på de viktigste problemstillingene T3 Mulighetsanalyse ide-generering omkring mulige løsninger på prioriterte ”issues” vurdere alternative løsninger bestemme satsningsområder revidere visjon(er) T4 Mål, strategi, tiltak og forretningskonsept etablering Mål Strategi Tiltak T5 Planlegging utarbeide handlingsplaner Gjennomføring

Handlingsplan Handlingsplan T1 Prosjekt etablering T2 Status & Behovanalyse forstå nå-situasjonen identifisere behov / utfordringer / ”issues” ut i fra dagens og fremtidig situasjon gruppere og prioritere etablere visjon(er) – ideell situasjon T3 Mulighetsanalyse ide-generering omkring mulige løsninger på prioriterte ”issues” vurdere alternative løsninger bestemme satsningsområder revidere visjon(er) T4 Mål, strategi, tiltak og forretningskonsept etablering Handlingsplan T5 Planlegging utarbeide handlingsplaner Gjennomføring

Innhold i verktøykassen for IKT- planlegging Metodebeskrivelse Teknikknotater Bruk av problem-/mulighetslister Analyse av brukeropplevd tjenestekvalitet og effektivitet Verdikjeder og verdisystem Prosessanalyse Dokumentasjon og analyse av eksisterende og planlagte systemer Dokumentasjon og analyse av eksisterende og planlagt teknologi Analyse av IT- organisasjonen og kompetanse. Inkl rollemodellen Analyse av driftssituasjonen Kost-/nytteanalyser IKT Barometeret Maler Generisk prosjektplan og prosjektorganisasjon Mal for strategidokument Mal for tiltaksbeskrivelser Metoden og teknikkene er tilgjengelig på web og har interne linker som gjør det lett å orientere seg i materialet.