Ledermøte 25. august 2016

Agenda 1.Godkjenning av referat fra møte nr. 2referat fra møte nr. 2 2.Økonomi – Regnskapsrapport, utestående avgifterRegnskapsrapport 3.Skoleprosjektene – forslag tilbud skolene 4.Epost/arkivløsning – Google Apps for bedrifter 5. Årshjul – avdelingenes aktivitet 6.Info fra daglig leder + oppfølging av tidligere vedtak

Økonomi - Regnskapsrapport Vedtak møte nr. 1: Det skal legges fram månedsrapporter på avdelingsnivå på alle LG- møter. Rapportene skal inneholde budsjettet. Regnskapsrapport pr avdeling tom juni ligger vedlagt

Økonomi – utstående avgifter Vedtak møte nr. 1: LG skal få lister over utestående treningsavgifter på personnivå på alle LG- møter (Alternativ 1). Lister pr. avdeling ligger vedlagt. PS! Skal ikke distribueres!

Økonomi – oppfølging av vedtak Vedtak møte nr. 2: Avdelingene skal legge fram regnskapsrapporten for sine avdelinger og på bakgrunn av dette gjøre eventuelle revideringer av budsjettet. Den enkelte avdeling skal følge opp de medlemmene som ikke har betalt. Avdelingene får frist til 15. september med å å gjennom sine saker å avgjøre: – Hvilke saker kan avdelingen selv purre opp? – Hvilke saker skal avskrives som tap? – Hvilke saker skal sendes til inkasso? Er dette gjennomført?

Økonomi - Vedtak Vedtak: Avdelingslederne skal legge fram regnskapsrapporten og oversikten over utestående som saker for eget arbeidsutvalg.

Skoleprosjektene I Sagene Ifs strategi er det et stort fokus på rekruttering og medlemsvekst. Et av tiltakene er å få til et tettere samarbeid med skolene og AKSene. I vinter hadde vi en vellykket bandyskole i samarbeid med Bjølsen AKS. Det deltok over 40 barn, som alle ble medlem av Sagene IF. Dette er pt den malen/ måten å gjøre det på som har fungert best.

Skoleprosjektene Styrets arbeidsutvalg jobber med å få med alle rektorene på de 6 nærmeste skolene ila høsten (Bjølsen, Sagene, Nordpolen, Ila, Lilleborg, Fernanda Nissen). Her skal det presenter et tilbud til skolen, etter mal av bandyskolen, der Sagene IF tilbyr aktivitet i en rekke av våre aktiviteter for AKS gjennom hele året. Det er laget et forslag til tilbud til skolene og et første budsjett, ligger vedlagt. Ledermøte bes komme med sine tilbakemeldinger på disse.

Skoleprosjektene - Vedtak Vedtak: Forslaget til tilbud til skolene vedtas som et utgangspunkt for møtene med skolene høsten Oslo idrettskrets skal inviteres med på møtene med skolene. DL skal søke på midler til prosjektet fra aktuelle stiftelser og fond. Avdelingene skal undersøke om det finnes midler de kan søke på i deres særkrets/ særforbund.

Epost/ arkivløsning I arbeidet med kommunikasjonsplanen kom det fram at vi hadde behov for en epost/ arkivløsning (Skyløsning). Styrets arbeidsutvalg og DL har jobbet for å få dette på plass, og har hentet inn tilbud fra markedet basert på klubbens behov. Vedtak AU- møte 16. august sak nr. 7: ”Sagene IF velger Google apps for bedrifter som sin leverandør av epost/ arkivløsninger”

Epost/ arkivløsning Målet er at klubben (både hovedlaget og avdelingene) skal jobbe mest mulig å flytte mest mulig over i skyen (epost, kalendere, dokumenter, arkiv, bilder….). Ønskede konsekvenser: – Mindre sårbare for bytte av personer i verv/ stillinger slik at vi kan bygge videre på det som er gjort før istedenfor å begynne på nytt hele tiden. – Mindre sårbare for ”breakdown” i personlige PCer, minnepinner, harddisker. – Enklere å dele og holde oversikt over informasjon og ressurser internt i klubben. – Bedre i stand til å ta vare på alt som skal tas vare på – Fremstå bedre utad når alle våre folk sender fra sageneif.com adresser. – Bygge opp et solid arkiv til vårt 100- års jubileum.

Epost/ arkivløsning DL vil sette opp løsningen og gjøre den klar til bruk ila høsten, og trenger da noen innspill fra avdelingene: – Hvem/ hvilke roller hos deg trenger sageneif.com adresse? – Hvem/ hvilke roller hos deg trenger tilgang til hvilke dokumenter? – Hvilke kalendere har dere behov for og hvem/ hvilke roller bør ha tilgang til å endre dem? – Hvordan bør mappestrukturen se ut? – Hva tenker dere at skal/ må arkiveres? – ……..

Epost/ arkivprosjekt - Vedtak Vedtak: Avdelingslederne skal diskutere spørsmålene i eget arbeidsutvalg. Saken settes opp for ny diskusjon på møte i ledergruppa 29. september.

Årshjul I Sagene Ifs strategi er det et stort fokus på organisasjonutvikling. Et tiltak som styrets arbeidsutvalg har bedt DL om å gjennomføre, er å få på plass en årshjul. Hensikten med det er å få en oversikt over alle faste oppgaver/ frister/ arrangementer/ aktiviteter/ rutiner i klubben, slik at ikke alt kommer som ”julekvelden på kjerringa” hvert år. Status pt er at et første utkast til årshjul er publisert som egen kalender i Google som alle avdelingsledere har fått tilgang til. Det er imidlertid kun møter/ frister/ rutiner/ aktivitet for hovedlaget som er lagt inn her.

Årshjul Avdelingene bes derfor innen 1. november legge sine faste ting direkte inn i århjulet i Google kalenderen Følgende må med: – Alle viktige frister – påmeldinger, søknader, høringer….. – Alle faste oppgaver/ aktiviteter/ rutiner/ arrangementer – Alle viktige møter internt og eksternt – …….

Årshjul - Vedtak Vedtak: Forslaget til årshjul for hovedlaget vedtas. Avdelingslederne skal diskutere saken i eget arbeidsutvalg, og selv fylle inn årshjul for egen avdeling direkte i kalenderen innen 1. november Endelig årshjul for Sagene IF vedtas i møte i ledergruppa 22. november 2016.

Profilbilder Sagene IF holder på å utvikle en grafisk profil for klubben, og det er Mette Sollie som gjør jobben for oss. Status pt: – Ferdigstilt den grunnleggende profilen (logo, farger, skrifttyper/stiler….) – Laget noe materiell (lue, skjerf, flaske, plakat, banner, mappe, visittkort). For å komme videre er det behov for signatur/ profilbilder fra hver enkelt avdeling: – Minimum 300 dpi – Samtykke fra de det er bilde av, spesielt barn

Profilbilder Hvordan skal vi løse dette raskt, billig og bra? – Hva trenger/ ønsker vi bilder av? – Finnes det bilder fra før ”der ute hos medlemmene” vi kan skaffe oss og bruke? – Finnes det medlemmer av klubben som kan ta fine bilder gratis og frivillig? – Skal vi hyre inn en fotograf som kan ta alle bildene? Hvis ja, hvordan skal vi organisere det rent praktisk? – Hvordan skal vi hente inn samtykke fra de vi tar bilder av/ bruker bilder av?

Profilbilder - Vedtak Vedtak: Avdelingsledere skal finne fram de beste bildene de har av aktiviteten i egen avdeling til neste møte i ledergruppa 6. september. DL skal gjøre det samme for hovedlaget.

Info fra daglig leder 1.Info fra AU - Protokoll fra AU- møtet 16. august ligger her.her 2.Markedsføring – oppfølging vedtak LG- møte nr. 2* 3.Kursplanen høsten 2016 – oppfølging av vedtak LG- møte nr. 2*Kursplanen høsten Utbyggingen av Voldsløkka – status = klubbhus - – Innspill fra LG: Sagene IF bør be om et møte med partiet rødt, de er i vippeposisjon i bystyret pt og klubbhuset er en fin østkantsak for dem å profilere seg på. DL skal ta kontakt med kampgruppa for hunepark på Voldsløkka for å forklare saken og anbefale å satse å hundepark øverst i bjølsenparken. Vi sliter med mye hundeluftig på kunstgresset, DL skal ta saken om med kommunen. 5.Styremøtet 30. august – ADN besøk – Avdelingsledere og sportslige ledere er invitert Innspill fra LG; Bydelspolitiet bør også inviteres. – Sportslig utvalg – Oppfølging av vedtak LG- møte nr. 2* – Tildeling treningstider – Oppfølging av vedtak LG- møte nr. 2*

To- do! 1.Sende inn kandidat til sportslig utvalg innen 1. september 2.Sende inn gjennomgang av inkassosaker innen 15. september. 3.Gjennomgå regnskapsrapporten i ditt eget arbeidsutvalg. 4.Purre på de medlemmene som ikke har betalt. 5.Gjøre markedsføringsoppgavene for storbyprosjektene. 6.Informere egne tillitsvalgte om kursene i kursplanen og sørge for at de som har behov for det deltar på kurs. 7.Undersøke om det finne midler til skoleprosjektet i egen særkrets/ forbund. 8.Legge inn avdelingens aktivitet i årshjulet til Sagene IF innen 1. november. 9.Diskutere spørsmålene knyttet til nytt arkiv/ epostsystem i egen avdeling og ta med innspillene på ledermøtet 29. september. 10.Finne fram profilbilder for avdelingen til LG- møte 6. september.