ARKIVRUTINER I NAV-KONTOR

Jorunn Holsbøvåg Olsen Arkivansvarlig NAV Møre og Romsdal 22. oktober 2010

NAV, Side 3 ARKIVANSVAR  NAV – sentrale enheter: utøvende fagansvar for etatens administrative arkiver  KOMMUNEN: ansvar for arkiver som gjelder sosialtjenesten (de kommunale oppgaver i NAV- kontoret)  NAV Fylkeskontor: ansvar for arkivet i alle underliggende (statlige) enheter

NAV, Side 4 ARKIVANSVAR …..  Lederen i NAV-kontoret har ansvaret for arkivholdet i kontoret: - sørge for at det finnes en oversikt over enhetens arkiv - utarbeide skriftlige lokale arkivrutiner - ansvarlig for at saksbehandlerne har nødvendig kunnskap om etatens felles og lokale arkivrutiner

NAV, Side 5 2 TYPER ARKIV I NAV-KONTORET:  Brukermappene / Saksarkivet / Stønadsarkivet  Administrativt arkiv

NAV, Side 6 ARKIVROMMET – tilgang og sikkerhet  DAGLIGARKIV der de aktive sakene står, skal gis vern mot: * vann, fuktighet * brann og skadelig varme * skadelig påvirkning fra klima og miljø * skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang

NAV, Side 7 ARKIVROMMET – tilgang og sikkerhet forts. ……..  BORTSETTINGSARKIV med avsluttede saker, skal plasseres i spesialrom for arkiv, med strengere krav til brann- og innbruddsikkerhet, mv Krav til arkivlokaler finnes i Arkivforskriften kap. IV Arkivverket har utgitt en veiledning (ligger på Navet)

NAV, Side 8 ARKIVROMMET – tilgang og sikkerhet forts. ……  Brukerne av NAVs tjenester (publikum) skal ikke ha tilgang til arkivene eller områder hvor saksmapper / sakspapirer ligger fremme: * områder hvor saksmapper oppbevares, skal være avlåst fra områder hvor publikum har adgang uten oppsyn * hvis saksbehandler tar imot bruker på sitt kontor, må saksmapper som ligger der mens de er til behandling oppbevares i låsbart skap * skrivere som brukes av saksbehandlere må ikke stå i område hvor publikum oppholder seg

NAV, Side 9 Oppgaver før etablering av NAV-kontor  Rydde arkivene – kassere – avlevere til Statsarkivet  Kontaktperson: Jorunn H. Olsen Tlf.: e-post:

NAV, Side 10 Etablering av arkiv i NAV-kontor Ved etableringen av NAV-kontor:  Avsluttede saker (ytelser opphørt) fra tidligere Aetat, Trygdeetaten og sosialkontor holdes atskilt. Utvalg fra disse skal avleveres senere – når materialet er 25 – 30 år  Aktive saker (ytelse løper): videreføres av NAV-kontoret og arkiveres etter nye oppstillingsprinsipper

NAV, Side 11 OPPSTILLINGSPRINSIPPER  Det kommunale og statlige kan stilles på fysisk atskilte plasser i arkivet, som egne serier, eller ……  …. materialet kan samles i felles personmapper, men med klart adskilte innermapper for hhv. statlig og kommunalt materiale  Enkelte sakstyper (bl.a. flyktninge- og barnevernssaker) skal holdes adskilt  Statlige brukermapper skal stilles opp etter fødselsnummer, sortert på dag i måneden, deretter måned, og så etter år og event. etter personnummer

NAV, Side 12 Rettslig adgang til å opprette felles arkiv, jfr NAV-loven §16  Arbeids- og velferdsforvaltningsloven (avl) §16 bestemmer at uten hinder av taushetsplikt, kan opplysninger fra de tre tidligere etater være tilgjengelig for andre medarbeidere i det felles kontoret ”i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning”.  I forarbeidene til loven er det presisert at denne bestemmelsen gir Arbeids- og velferdsetaten og kommunen adgang til å opprette felles arkiv, selv om man formelt er to forskjellige organer etter forvaltningsloven.  Dette innebærer at det er rettslig adgang til å opprette et felles arkiv.  Adgangen gjelder bare ved NAV-kontoret

NAV, Side 13 Praktiske begrensninger for felles arkiv, jfr NAV-loven §16  ”Need to know” - Hva som anses som relevante opplysninger i forhold til de ulike stønadsområder, i liten grad er endret som følge av NAV-reformen. Ved organisering av oppgaveløsningen må vi påse at vi ikke tar utenforliggende hensyn ved vurdering av rettigheter, og at vi ikke er slik organisert at publikum ikke lengre har tillit til at de får en uhildet og korrekt saksbehandling. Som følge av dette kan det være at ikke alle kombinasjoner av oppgaver eller måter å organisere arkiv på i et lokalt NAV-kontor er like heldig, selv om det i forhold til taushetsbestemmelsene isolert sett er lovlig.

NAV, Side 14 Praktiske begrensninger for felles arkiv, jfr NAV-loven §16……..  Klage- og ankebehandling - Klage- og ankebehandling for statlige og kommunale vedtak, går helt forskjellige veier fra det lokale NAV-kontoret. Dette innebærer at man må sortere de ulike stønadsområder i egne ”undermapper” eller på annen måte, som gjør det lett å sortere slik at det er de riktige dokumentene som følger med videre.  Folk flytter - Her er reglene meget forskjellig mellom stat og kommune ifht hva som følger med på lasset; ingenting fra sosialtjenesten følger med, mens det meste skal følge med borgeren til nytt lokalt kontor når det gjelder statsetaten. Er saksmappene ”en stor haug” vil det innebære stor ryddejobb hver gang noen flytter. Slik kan vi ikke ha det!

NAV, Side 15 Journalføring og administrative saker  …som angår statlige tjenester: sendes fylkeskontoret for journalføring og arkivering  …som angår sosialtjenesten: journalføres hos kommunen  … som angår hele NAV-kontoret: journalføres hos den part, som i følge avtalen, har ansvar for sakens innhold. Hvis saken må dokumenteres hos begge parter, må den også journalføres hos begge

NAV, Side 16 Administrative saker …  Personal-saker (stat): * personalmappene oppbevares på fylkeskontoret * journalføres som øvrig administrative dokumenter  Personal-saker (kommune): * følge kommunens rutine for journalføring og arkivering  Klage på saksbehandler og saksbehandling er en administrativ sak

NAV, Side 17 INNFØRINGSPLAN – elektronisk arkiv i NAV for inngående dokumenter:  15. NOVEMBER: Ytelser i Arena  14. FEBRUAR 2011: Ytelser i Infotrygd ( familie-, omsorg- og helseytelser ekskl. sykepenger) og Hjelpemidler og tilrettelegging  I løpet av 1.kvartal 2011: Sykepenger

NAV, Side 18 Brukers papirsaksmappe Markere overgang til elektronisk arkiverte inngående saksdokumenter/etablere ny innermappe i saksmappene:  I innermappen arkiveres alle interne og utgående saksdokumenter fra og med dato det første inngående dokument mottas elektronisk i aktuell sak  Mappen skal være i tydelig merket med dato  Mappen påføres følgende tekst: ”Her arkiveres interne og utgående papirdokumenter. De inngående saksdokumentene er elektronisk arkivert”