Arkiv som system Steinar Marvik

M Å LET MED KURSET Begrunne hvorfor vi har arkiv Se på systemer for oppbygging av et arkiv En innføring i arkivnøkler –Hovedmålet er å vise hvorfor vi har arkiv og hvordan et arkiv er bygget opp

Problemstillinger Lovgrunnlaget for arkiv Hvorfor har vi arkiv? Arkivets struktur Hva er en arkivnøkkel? K-koder K-kodenes oppbygging Arkivnøkkelens muligheter Hvordan kode riktig

Lovgrunnlag med relevans for arkivh å ndteringen Kommuneloven –Forskrift om oppbevaring av arkiver Forvaltningsloven –Om oppbevaring av taushetspliktige dokumenter Offentlighetsloven –Om innsynsrett i offentlige dokumenter Personopplysningsloven –Håndtering av personopplysninger

Lovgrunnlag med relevans for arkivh å ndteringen Arkivloven –Gir lovgrunnlag for de offentlige arkivene Særlover –Legeloven, regnskapsloven, ligningsloven, barnevernsloven, bygningsloven etc. Retningslinjer fra Riksarkivaren –Arkivforskriften, Normalinstruks for arkivdepot Sikkerhets- og beskyttelsesinstruks –Om sikkerhetsmessig behandling av dokumenter

Arkivets funksjoner å dokumentere utført saksbehandling å gi grunnlag for saksbehandling å ta vare på informasjon for fremtiden Tilgjengelighet –Post og ekspedisjonsrutiner bestemmer –Dokumentmedium spiller ingen rolle

Arkivets struktur Arkiv har en særegen indre struktur som ble fastlagt allerede for år siden Innkomne skriv blir registrert i en postjournal og lagt i et saksarkiv Utgående skriv blir også registrert i postjournal og kopi lagt i saksarkiv og kopibok Andre former for informasjon kan få sine egne systemer, for eksempel karakterprotokoller og klientjournaler

Regnskapsopplysninger Det finnes mange forskjellige regnskapstyper etter hvilke opplysninger man vil ha tilgang til Regninger blir registrert i en anvisningsbok og i et regnskap og lagt i et bilagsarkiv

Arkivserier De forskjellige arkivdelene med innebyrdes felles funksjon kalles arkivserier Enkeltdokumenter samles i saker og legges i arkivserier kalt saksarkiv. Register over dokumentene kalles postjournal Kopier av utgående dokumenter går kronologisk inn i en arkivserie kalt kopibok

Regnskapsserier En innkommen regning tilsvarer et saksdokument og blir arkivert som bilag Andre regnskapsserier er registre og oversikter som grupperer de økonomiske oversiktene på forskjellige måter Kassabøkene og anvisningsbøkene er arkivserier som tilsvarer postjournalen

Norsk allment arkivskjema A – Møtebok B – Kopibok C – Journal D – Saksarkiv E – O – Spesialserier P – Personalforvaltning Q – Eiendomsforvaltning, inventar R – Regnskap S – Statistikk T – Kart og tegninger U – Foto, film, lydopptak V – Edb og mikrofilm W – Gjenstander (stempler, modeller, faner) X – Egenproduserte trykksaker Y – Andre utskilte arkivdeler Z – Referansemateriell (arkivlister, instrukser, avisutklipp etc.)

Arkivskapere Den organisasjon eller det kontor som har et selvstendig arkiv kalles en arkivskaper En kommune består av en mengde forskjellige arkiver og arkivskapere Administrative omveltninger for arkivskaperne gir også endringer for arkivene Sentralt arkiv for kommunen gjør arkivet uavhengig av administrative endringer

Arkivskapere En kommune består altså av mange arkivskapere, særlig i eldre tid Kommunestrukturen er mer eller mindre den samme fra kommune til kommune Vi har laget et nummersystem som gjør at oppsetting av kommunearkivene blir lik for alle kommuner Registrering av arkivsaker gir en arkivkatalog Rekkefølge i hyllene tilsvarer katalogen

Arkivskaperkoder 011 Valgstyre 021 Formannskap 031 Administrasjonsutvalg 051 Rådmannskontor 121 Kommunekasse 141 Ligningskontor 211 Skolestyre 221 Skolekontor 231 Enkeltskoler (kan underoppdeles) 265 Kommunal kino 311 Sosialstyre 321 Helse- og sosialkontor 352 Trygdekasse 432 Næringsmiddelkontroll 442 Aldershjem 511 Bygningsråd 521 Brannstyre 531 Havnestyre 541 Teknisk etat 572 Kommunalt elektrisitetsverk 613 Husnemnd 621 Jordstyre 632 Skogråd 641 Fiskerinemnd 661 Kornmagasin 721 Kommunalt rutelag 811 Forliksråd 812 Overformynderi 841 Forsyningsnemnd 842 Prisnemnd 843 Husleienemnd 851 Folkeregister

Arkivordning Grovordning er å sette arkivet opp i hyller etter arkivskaperkoder og norsk allment arkivskjema Finordning er å sørge for at saksarkivene ligger i det system det er skapt i og inneholder bare de dokumenter det skal etter regler for arkivbegrensning og kassasjon

Arkivlovens forskrifter: §2-3 Arkivn ø kkel Organet skal normalt ha eit klassifikasjonssystem - ein arkivnøkkel - som omfattar alle dei saksområda organet steller med. Innføring av nye og reviderte nøklar skal meldast til Riksarkivaren for registrering, jf. §7 i arkivlova. I arkivnøkkelen bør det skiljast mellom eigenforvaltning og fagsaker. Dersom ikkje Riksarkivaren har fastsett noko anna, skal statlege organ følgje Felles arkivnøkkel for statsforvaltninga. Når ein ny arkivnøkkel blir teken i bruk, skal han kunne utvidast på alle nivå. Ved overgang til ny arkivnøkkel skal ein også byrje på ny periode i arkivet, jf. Kap. III B om periodisering av arkiv, og alle nye saker skal klasserast etter den nye nøkkelen.

Kommunale arkivnøkler Ca : Kontoplan Ca tallet. Roalds arkivnøkkel 1950: NHF-arkivnøkkel 1963, 1968, 1975: NKS-arkivnøkkel 1989: K-koder

Krav til arkivn ø kler Være logisk oppbygget etter en hierarkisk model ha utvidelsesmuligheter forenkle kassasjonsarbeidet (?) dekke alle aktuelle saksområder være enkel å lære og enkel i bruk

Datajournal Elektronisk postjournal i offentlig sektor skal følge Noark-standarden Siste versjon av standarden i dag er Noark-4 Dette er en kravspesifikasjon for de som lager programmene Vi som kunder må kreve at kravene blir fulgt før vi kjøper

Krav til elektronisk journal Noark-standarden beskriver ikke bare en postjournal, men også et system for behandling av både politiske og administrative saker Noark-4 er også den første standarden som åpner for fullelektronisk arkiv Forutsetningen er at det foreligger et system for vedlikehold av dataene ved konvertering og kopiering

Fagsystemer Det finnes svært få fagsystemer som følger Noark-standarden Arkivfaglig er disse fagsystemene lite tilfredsstillende Dataene kan ikke langtidslagres elektronisk og må derfor skrives ut på papir