Forprosjekt – nytt skoleadministrativt system Vedlegg 4: Prosessbeskrivelse Voksenopplæring

Innledning Dette dokumentet utgjør grunnlaget for den foreløpige funksjonelle kravspesifikasjonen for anskaffelsen av nytt skoleadministrativt system (SAS). Dokumentet beskriver de aktivitetene et nytt skoleadministrativt system skal dekke innenfor voksenopplæring

Hva er voksenopplæring SAS skal dekke funksjonalitet for tre skoletyper innenfor voksenopplæring Spesialundervisning, for elever med spesielle behov som ikke dekkes av normal voksenopplæring Norskopplæring, for elever som har rett og plikt til opplæring i norsk og samfunnskunnskap Videregående opplæring, for elever som tidligere ikke har fullført grunnskole og/eller videregående skole. Forutsetninger Denne prosessbeskrivelsen gjelder kun for Voksenopplæring. Utarbeidelsen er gjort med utgangspunkt i prosessbeskrivelsen for videregående opplæring, og på overordnet nivå har VO de samme behov som i den videregående skolen. Avvik og nye funksjonelle behov som kun gjelder for VO er beskrevet i denne prosessbeskrivelsen. Aktivitetene 1.3.4, 1.3.5, og 1.4 gjelder kun for VO og vil følgelig bare bli beskrevet i dette dokumentet. Prosesskart nytt SAS - Voksenopplæring Voksenopplæring 1.1 Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

Prosess for behandling av voksne Aktuelle kandidater søker om voksenopplæring manuelt ved inntakskontor eller ved opplæringssenter. Søknad behandles av saksbehandler. Hvis søker ønsker realkompetansevurdering gjennomføres dette. FormålBeskrivelse Formålet med prosessen er å planlegge og gjennomføre opplæring for voksne. Overordnet beskrivelse av voksenopplæring 1.1 Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

1.1 – Etablere utdanningstilbud Beskrivelse Voksenopplæringen gir elevene tilbud basert etterspørsel og det opprettes derfor utdanningstilbud gjennom hele året. Videregående opplæring Følger kodeverket som kommer fra Vigo, men tidsperioden for undervisningen avviker. Faggrupper etableres med ulik tidsperiode avhengig av bl.a. nivå, deltagere og undervisning (dag eller kveldstid). Faggrupper kan derfor strekke seg over flere skoleår, flere terminer, eller være kortere enn en termin sammenliknet med normale løp i videregående skole. Det må derfor være mulig å definere aktivitetsperioder fritt mellom to datoer for faggrupper. Norskopplæring og spesialundervisning Har behov for å definere egne koder. Norskopplæringen og spesialundervisningen tilbyr en rekke kurs for ulike nivå, og oppretter kurs fortløpende etter behov. Avvikende behov VO kurs eller fag følger ikke samme tidsperiode for undervisning som i den videregående skolen. Fagene eller kursene kan ha varighet som er både kortere eller lengre enn en termin i vanlig skolesammenheng. ► Videregående opplæring Tar utgangspunkt i samme læreplan som i den videregående skolen og GREP-kodeverket, men hver enkelt elev kan ha forskjellige kompetansemål iht. fagets læreplan. ► Norskopplæringen Tilbyr en gitt pakke med kurs, men har behov for å endre basisinformasjon som for eksempel lærer, tid, rom, lærebok og start-/sluttdato. ► Spesialundervisning Tilbyr kurs på ad-hoc basis og har behov for å registrere all kursinformasjon manuelt ved opprettelse av nye kurs. Resultat Definerte aktivitetsperioder og utdanningstilbud Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

1.1 – Etablere utdanningstilbud (forts.) Beskrivelse I VO sammenheng er det lite hensiktsmessig å benytte klasser siden alle elever har forskjellig behov og knytninger mot ulike fag. Som følge av at VO ikke organiserer utdanningen ved bruk av klasser må det være mulig å hente ut en oversikt over utdanning som blir gitt i en definert tidsperiode. Avvikende behov Voksenopplæring organiserer ikke elever i klasser, men knytter hver enkelt elev inn mot en faggruppe. Noen fylker organiserer voksenopplæring selv, mens andre sender eleven til eksterne kursleverandører eller skoler. Det er behov for å ha oversikt over hvor eleven mottar opplæring. Det må være mulig å registrere eksterne utdanningstilbud, inkludert skole, avdeling, fag, timetall og karakter. Resultat Eleven er tilknyttet faggrupper og undervisningssted Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

1.2 – Time- og stillingsplanlegging Avvikende behov Behovene samsvarer med den videregående skolen Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

1.3 – Inntaks og saksbehandling Formål Gi kandidaten informasjon om hvordan han gjennom voksenopplæring kan oppnå ønsket kompetanse. Trigger Kandidat ber om karriereveiledning. Beskrivelse Kandidaten kan møte til karriereveiledning før søknad og opptak til voksenopplæring. Her kan det gjennomføres en samtale med fagperson, og det skal være mulig å utarbeide en opplæringsplan basert på kandidatens ønsker om utdanning. Opplæringsplanen skal være mulig å oppdatere underveis basert på progresjon og endring i utdanningsønsker. I noen tilfeller avsluttes kandidatens forhold til voksenopplæringen her. Resultat Gjennomført kartlegging og karriereveiledning Gjennomføring av karriereveiledning Registrering av søknad Saksbehandling av søknad 1.1 Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

1.3 – Inntaks og saksbehandling Formål Formålet er å registrere en søknad til voksenopplæring. Trigger Kandidat bestemmer seg for å søke voksenopplæring. Beskrivelse Generelt For registrering av søknad kan det tas utgangspunkt i utarbeidet opplæringsplan fra karriereveiledning. Hvis det ikke finnes noen opplæringsplan fra tidligere blir denne utarbeidet under registrering av søknad eller saksbehandling av søknad. For VO må det kunne registreres pårørende eller andre kontaktpersoner. Det er ikke behov for registrering av samtykke til deling av opplysninger med foresatte/pårørende. Det skal være mulig å registrere søknader og knytte de til kurs etter kursstart. Videregående opplæring og spesialundervisning Kandidaten søker om opptak til voksenopplæring manuelt eller elektronisk. I søknaden kan kandidaten oppgi ønsket sluttkompetanse, registrere CV, utdanning og praksis, samt laste opp vedlegg. Kandidaten kan også søke om karriereveiledning. Elever som søker om videregående opplæring kan også søke om realkompetansevurdering. Norskopplæring Søkere til norskopplæring møter oftest personlig. De får veiledning til utfylling av søknad som fylles ut elektronisk eller manuelt. Elevopplysninger skal kunne kontrolleres ved importeres fra NIR (Nasjonalt Introduksjons Register). Dette inkluderer adresse, rettigheter, 5 års frist, navn, DUF-nr/fødselsnr. og historikk fra andre skoler/kommuner. Resultat Gjennomført registrering av søknad Gjennomføring av karriereveiledning Registrering av søknad Saksbehandling av søknad 1.1 Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

1.3 – Inntaks og saksbehandling Formål Formålet er å gjennomføre behandling av søknader til voksenopplæringen og bestemme kandidatens videre løp. Trigger Søknad om voksenopplæring må behandles for å utarbeide korrekt opplæringsløp. Beskrivelse Generelt Basert på innsendte opplysninger vurderer saksbehandler mottatt søknad fra kandidat, gjennomfører rettsvurdering, registrerer kurs eller programområde, fag og fagkompetanse. Registrering av fag inkluderer fag kandidaten allerede har og som han/hun eventuelt mangler, og tilknytning av enkeltfag til valgt programkode. I samråd med eleven utarbeides en IP (individuell plan) til det enkelte fag. IPen skal være tilgjengelig i løsningen for lærer og elev. VO har i flere tilfeller løpende opptak og har behov for å overføre grupper av elever til et kurs eller utdanning når det finnes et tilstrekkelig antall søkere. Når saksbehandling er gjennomført distribueres vedtaksbrev, og eventuelt informasjon om kurs eller opplæring som kandidaten er påmeldt. Norskopplæring Systemet skal kunne importere og registrere nivåvurdering av nye kurskandidater fra systemet som benyttes til å teste kandidatene (nivåvurderingen skal følge det europeiske rammeverket). Testene gir svar på kandidatens nivå slik at korrekt opplæring blir gitt. Frem til eleven kan dokumentere at de har krav på norskopplæring må de betale. Dette må følges opp i SAS slik at krav om betaling stoppes når dokumentasjon på rettigheter er fremlagt. Innbetalinger som allerede er gjort skal ikke refunderes. Det skal kunne registreres kursavgift for kursene. Avgiften varierer på kursene basert på tidspunkt (dag/kveld) og varighet. Kursavgift skal beregnes fra tidspunktet kandidaten begynner på kurset. Hvis kandidaten skal betale skal det kunne registreres at: betaling er gjennomført med kortterminal på skolen eller hos voksenopplæringen. kandidaten skal faktureres og fakturagrunnlag skal overføres til økonomisystemet. Resultat Saksbehandling er gjennomført, og kandidat får svar på søknad om opplæring med definert anbefalt opplæring Gjennomføring av karriereveiledning Registrering av søknad Saksbehandling av søknad 1.1 Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

1.4 – Realkompetansevurdering Formål Gjennomføre realkompetansevurdering av voksne elever for å se om dette kan gi grunnlag for bestått i en eller flere fag innenfor videregående opplæring. Trigger Kandidat søker om realkompetansevurdering. Beskrivelse Ønsket utdanning knyttes mot kandidaten slik at det kan gjennomføres en vurdering mot kompetansemålene i læreplanen. Eleven skal kunne gjennomføre en egenvurdering i løsningen mot kompetansemålene. En egnet fagperson utpekes til å gjennomføre realkompetansevurderingen. Vurderingen gjennomføres med samtaler eller praktiske prøver. Fagpersonen registrerer hvilke mål i læreplanen som kan godkjennes. Resultat Gjennomført realkompetansevurdering med registrering av resultat Vurdering av realkompetanse 1.1 Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever Avvikende behov Generelt IPen i et fag må være tilgjengelig for elev og lærer i løsningen slik at den kan følges opp underveis. Alle endringer i IPen skal signeres av lærer og elev. Når undervisning er avsluttet overføres IPen til saks- og arkivsystemet. Systemet skal gi en oversikt over frist for registrering av fravær. Når fristen nærmer seg skal læreren varsles (parameterstyrt i SAS). Det er behov for en samtalelogg hvor det kan noteres merknader med dato og tidspunkt slik at avtaler med eleven blir logget. Norskopplæring Det er behov for å innhente elevens fagønsker i valgfrie fag og det kan være behov for å gi eleven tilgang til løsningens grensesnitt for fravær og karakterer. Elevens rettigheter iht. NIR endres kontinuerlig og det er derfor behov for å ha tilgang til elevens historiske rettigheter. Det er behov for å se historiske rettigheter i sammenheng med tidligere prøver og prøveresultater. Det er behov for å registrere elevens status med en annen tilnærming enn for vgs-elever: Fullført: utdanning er gjennomført og bestått, kan ikke gjennomføres flere ganger. Sluttet: utdanning er avsluttet uten bestått, og kan om eleven har rettigheter til det fortsettes. Rettigheter utgått: eleven har mottatt undervisning i 5 år/3000 timer eller fullført norskprøve 3. Det skal genereres en varsling til elev og lærer når antall egenmeldinger eller velferdspermisjoner har nådd et definert nivå. Det skal være mulig å få oversikt over elevenes fravær i prosent og timer i hvert enkelt kurs, eller for en hvilket som helst periode fordelt på elevens rettigheter. Slik kan skolen vurdere å kreve betaling om eleven ikke overholder sine plikter for gratis undervisning. Resultat skal registreres for alle norskprøver, inkludert elevens timeforbruket frem til prøvedatoen. For deltagere i Basis (norskopplæring i kombinasjon med ikke eksamensrettet grunnskolefag) kan lærerne registrere dato for når en deltager har oppnådd et gitt nivå, på en skala fra 1 til 6, innen fagene matematikk, naturfag, samfunnsfag eller engelsk. Nivå 6 utløser en rettighet til inntak på eksamensrettet grunnskole. Det må være mulig å oppdatere norsknivå på enkeltelever eller grupper fortløpende, samt valg av læreverk for gruppen. Lærere må kunne søke om behovsprøvet opplæring, permisjoner med mer på vegne av elevene. Administrasjonen innvilger, registrerer og arkiverer vedtak. Programoppfølgere, eksterne tilbydere av kurs må kunne gis tilgang til definerte deler av systemet Endringer av elevers registrerte rettigheter i NIR må kontinuerlig overføres til SAS. Rettighet kan endres fortløpende gjennom skoleåret. Elevens rettighet og tilhørende timeforbruk må følges opp og registreres. Spesialundervisning Spesialundervisning har ikke karakterer men registrerer elevens status i utdanningen Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

2.2 – Følge opp pedagogisk personale Avvikende behov Behovene samsvarer med den videregående skolen Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

2.3 – Reservere rom og ressurs Avvikende behov Behovene samsvarer med den videregående skolen Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

2.4 – Følge opp undervisningstimer Avvikende behov Generelt Det skal være mulig å dokumentere timetallet eleven har fått tildelt i et fag/kurs og antall timer han/hun deltar i undervisningen. Beregning av antall timer må ta hensyn til elever som begynner etter kursstart og eventuelt fravær. Videregående opplæring Voksenopplæring følger opp undervisningstimer på en annen måte enn den videregående skolen. Faggruppenes omfang er basert på elevenes nivå og eksisterende kompetanse. Det betyr at noen faggrupper gjennomføres med mindre timer enn fagets omfang iht. GREP basen. Fagets omfang iht. GREP skal allikevel benyttes på utskrift av dokumentasjon. Norskopplæring Det skal være mulig å eksportere elevtimer (tilstede og fravær) til NIR. Systemet skal ved definerte grenseverdier varsle om at eleven må søke om flere timer (behovsprøvet læring). Opphør av utdanning eller tilbud av bergenstest: Systemet må varsle når eleven ikke har krav på ytterligere undervisning, dvs. 3000t eller hatt tilbud i 5 år (absolutt) og bestått norskprøve 3. Timer blir tildelt i hele timer, men undervises i 45min. Det skal være mulig å telle hvor mange 60min timer eleven har brukt. Timeføring/fraværsføring skjer i hele timer. Varsel ved for mye fravær og sluttføring med sluttårsak og norsknivå skal kunne bestilles av lærer og utføres av administrasjon. Spesialundervisning Systemet skal gi oversikt over antall timer som er brukt på undervisning. For elever som er tildelt en pott timer ønsker man en oversikt over hvor mange timer som er tildelt og hvor mange av de som er brukt og tilgode. For elever som er tildelt kredittimer for å nå et læringsmål ønsker man å ha oversikt over hvor mange timer som er brukt og hvor mange kredittimer som er tildelt til enhver tid. Om eleven har behov for flere timer for å nå læringsmålet får han/hun tildelt flere kredittimer underveis. Slik får man også oversikt over hvor mange kredittimer som var nødvendig for å nå læringsmålet. Det skal være mulig å dokumentere timebruk i spesialundervisning som ikke er timeplanfestet (kartlegging, intervju, undervisning, reisetid, veiledning, utvikling av materiell, møte). Registrering gjøres av lærer og godskrives lærerens timesaldo. Timer blir tildelt i hele timer, men undervises i 45min. Det skal være mulig å telle hvor mange 60min timer eleven har brukt Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

2.5 – Gjennomføre eksamen Avvikende behov Norskopplæring Lærer melder elevene opp til norskprøve etter gitte frister. Det skal være mulig å kontrollere oppmeldte elever mot tidligere prøver slik at han/hun ikke meldes opp til en prøve som allerede er gjennomført. Det skal være mulig å eksportere nødvendige data til NIR og FU i forbindelse med oppmelding til norskprøve. Det skal være mulig å kontrollere oppmeldingslister og gjøre endringer før overføring til NIR/FU. Mottaker av påmeldingslister avhenger av elevtype: Kandidater med rettigheter som skal ta norskprøve eksporteres i Excel iht. NIR mal. Kandidater som ikke har rettigheter iht. NIR (uten adresse, skjermet, betalende eller grunnskole med basis) skal eksporteres i Excel iht. FU mal. Det skal være mulig å importere resultater fra FU og NIR i forbindelse med norskprøve (kandidatlister og resultater). Det skal være mulig å importere justerte resultater ifm klagebehandling av eksamensresultater inn i SAS Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

2.6 – Utstedelse av dokumentasjon Avvikende behov Beskrivelse Elevene i voksenopplæring kan være tilknyttet flere skoler og det vil være behov for å samle inn fag fra flere skoler ved utstedelse av dokumentasjon, bekreftelser og vedtak. Fravær og ordens- og oppførselskarakter føres ikke på dokumentasjon, men det skal være mulig å velge at det skal inkluderes. Generelt Systemet må kunne utstede opplæringsbevis på de fag/aktiviteter som eleven har gjennomført. Hvilke fag/aktiviteter som skal inkluderes må være valgfritt. Systemet skal kunne registrere om kursdeltaker får medhold i klage på testresultat. Det skal være mulig å kontrollere resultater på prøver i SAS mot resultater registrert i NIR mht. godkjente klager som kun blir registrert i NIR. Resultat Korrekt utskrevet vitnemål/kompetansebevis Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.5 Gjennom- føre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering