Nasjonalt samarbeid om handtering av elektronisk arkivmateriale i kommunal sektor

Dagsorden Prosjektbeskrivelse og framdriftsplan Budsjett Val – prosjektgruppa Dato for oppstart Relasjonsbygging –Riksarkivet –ABM-u –Andre

Kvifor samarbeide? Nytt og omfattande arbeidsområde –Vi treng kompetanse og røynsle –Ressurskrevjande arbeid Stort potensiale for gevinst –Kommunal forvaltning – einskapeleg sektor –I stor grad dei same standardiserte dataverktøy som vert nytta landet overI stor grad dei same standardiserte dataverktøy som vert nytta landet over –Felles regelverk for handtering av oppgåva –Akkumulert kompetanse

Historikk Bodø Presentert ideen på KAI- konferansen Seminar og arbeidsmøter om samarbeid i Trondheim (2002), Lillehammer (2003) og Bergen (2004) Søknad om prosjektmidlar TIL ABM-u, okt 2003 Tildelt kr ,- i mars 2004 Konstituering i mai 2004 Prosjekt over eit år Samarbeidet skal vere permanent

Prosjektbeskrivelse - målsetjing Utvikle generell metodehandbok for handtering av elektronisk arkiv i kommunal sektor - prosjektarbeid Utveksle informasjon og dokumentasjon på ein felles nettstad Spre kompetanse - seminar/kurs, informasjon

Føresetnad - samarbeid forpliktar Alle deltakarane forpliktar seg til å dele dokumentasjon og kunnskap Vi oppmodar institusjonane om å starte arbeidet med handtering av elektronisk arkivmateriale i prosjektperioden

Prosjektorganisering LLP –Reknskap, revisjon og rapportering Prosjektleiar –Framdrift, fakturakontroll, rapportering Prosjektgruppe –Utvikling, dokumentasjon, formidle kunnskap Kompetansegruppe -delta i kompetansefora, prosjektbistand/deltaking, dele dokumentasjon ABM-U Riksarkivet

Samarbeidsmodell Kommunearkiv.no Ephorte BvPro Profdoc ---- Avlevering (Prosjekt, IKA, Byarkiv, Fylkesarkiv, Kommune) Laste informasjon/dokumentasjon IKAByarkivFylkesarkiv Kommune Hente informasjon/dokumentasjon Kurs/seminar

Arbeidsoppgåver - prosjektgruppa Utvikle generell metode Uttrekk og dokumentasjon av eit utval system i prosjektperioden –Dokumentasjon av systema Systemdokumentasjon Brukardokumentasjon Skjermbilder m.m –Bevaringsvurderingar - kva for informasjon og kvar den fins i systemet Rapport Lovverk+Behov i verksemd+Funksjonalitet+Bruk+Andre lagringsformer=Uttrekksmetode –Metadata Eit bibliotek for handtering av kvart system tilgjengeleg over ein nettstad for prosjektetnettstad Framtidige system –Kravspesifikasjonar –Kontakt med leverandørar

Arbeidsoppgåver - forts Kurs/seminar for kompetansegruppa Vidare framdrift –Forslag til nye prosjekt innanfor samarbeidet Driftsmiljø Testemiljø Andre fellestenester –Formidling –Permanent nettstad –Relasjonsbygging

Kompetansegruppa Deltaking i kompetansefora Dele dokumentasjon på felles nettstad På førespurnad bistå prosjektgruppa med dokumentasjon

Relasjonsbygging for permanentsamarbeid Langtidslagringsproblematikk –Nasjonalt Riksarkivet (RA)(offentlig og privat) Nasjonalbiblioteket ABM-u –Internasjonalt Tilsvarende institusjoner og nettverk Lagring og drift –Ikkje kommersielle miljø som arbeider med desse problemstillingane Forskning og utvikling –Forskningsmiljø, nettverk og organisasjoner som arbeider med opne standarder og lignende Mogelegheiter framfor ikkje avgrensningar må styre arbeidet

Relasjonsbygging Ønsker dialog med RA om korleis samarbeidet skal føregå Behov for utveksling av praktiske erfaringar, utviklingserfaring, generell informasjon, regelverk og tolkningar –Invitasjon til arbeidsmøte/samlingar i prosjektgruppa –Tilgang til å laste og hente på nettstad –Etablere kommunikasjon om bevaringsplanar, dokumentasjon, arbeidsbeskrivelser m.m. –Nettverket som høyringsinstans for nytt regelverk/standard –Fellesløysingar for utviklingsarbeid

Framdriftsplan

Inntekter:Utgifter: Støtte fra ABM-utvikling Eigeninnsats LLP Egeninnsats fra institusjonene Utgifter kompetansegruppa, møter og seminar Utgifter prosjektgruppa, møter, reiser Utgifter til kjøp av tenester, programmering etc Konsulentoppdrag Frikjøp av prosjektleder Arbeid i institusjonane Sekretariatsoppgåver, LLP Rekneskap, revisjon Sum Budsjett

Val - prosjektgruppa NamnInstitusjon Vidar HaugeAust-Agderarkivet Jan Tore HelleIKA Hordaland Rolf Petter WaageIKA Møre Romsdal Ståle PrestøyIKA Trøndelag Signe Marie SolåsOslo Byarkiv Hallgeir OlsenIKA Rogaland