Innkjøp og kontrahering I dette kapittelet vi vil fokusere på innkjøp og kontrahering i forhold til følgende verktøy: Tidsplan Innkjøpsplan og BPIT-plan Bestilling/kontrahering/kontraktsformular

Innkjøp og kontrahering I et byggeprosjekt er det mange større og mindre innkjøp av Varer og tjenester. må For at bygget skal kunne oppføres innenfor den planlagte fremdriften - og innenfor et oppsatt budsjett må innkjøpene vies mye oppmerksomhet!

Innkjøpsplanleggingen starter allerede når vi kalkulerer et prosjekt. Postbeskrivelsen beskriver i sin enkleste form hva som trengs av materiell til hver post. Flere poster utgjør et delprodukt, og flere delprodukter utgjør en konstruksjon. Med kjennskap til når hver konstruksjon skal utføres og hva som trengs av innkjøp av varer og tjenester for å oppføre denne kan man sette opp innkjøpslister i sammenheng med fremdriftsplanen. Fremdriftsplan utarbeides med utgangspunkt i kjennskap til hva som skal bygges, kjente avhengigheter, ressursbehov og tidsbehov for de ulike konstruksjonene. I tillegg bør nødvendig slakk legges inn i planen.

Basert på fremdriftsplanen kan vi legge inn aktivitetene som er knyttet til innkjøp av leveranser og underentrepriser. Forskjellige produkter har forskjellige leveringstider. Heiser, rulletrapper, vinduer, dører etc. har gjerne leveringstider på 8-14 uker. Dette er viktig å ta hensyn til under planleggingen. Mange innkjøp er også basert på en del detaljprosjektering, uttegning og forskjellige valg både av entreprenør og oppdragsgiver. Slike avhengigheter og ikke minst tiden som går med i slike prosesser er viktige å kjenne til, og agere ut ifra.

Fig.1 – Eksempel på fremdriftsplan for bygging av klimavegg Fremdriftsplan

Fig.2– Eksempel på fremdriftsplan med innkjøp lagt inn i samme plan med leveringstider Fremdriftsplan m/innkjøp lagt inn i planen

Fig.3 - Innkjøpsplan Innkjøpsplan

BPIT Plan Beslutning, prosjektering, innkjøp og tegningsleveranseplan BESLUTNINGS-, PROSJEKTERINGS-, INNKJØPS- OG TEGNINGELEVERANSEPLAN (BPIT - PLAN) * Ansvarlig prosjekterende må ferdigstille tidligere enn fristene for aktiviteter som krever flerfaglig prosjektering ANSVARLIG PROSJEKTERE NDE AKTIVITET BYGGHERRE VERIFISERING GRUNNLAG/PRI NSIPPBESLUTNI NG START DETALJPROSJEK TERING PROSJEKTERING KLAR* START INNKJØP INNKJØP FERDIG ARBEIDSTEGNI NGER KLAR LEVERINGSTID OPPSTART BYGGEPLASS KOMMENTAR: ARKBekrefte alle plan og fasadetegningerxx-xx xx-ukerxx-xx Med xx-xx menes (uker-år) ARKHimlingerxx-xx xx-ukerxx-xx ARK Bekrefte utomhusplan / grunnlag fall/avrenningxx-xx xx-ukerxx-xx ARKGlassfasaderxx-xx xx-ukerxx-xx ARKUtv tømrerarbeider klimaveggerxx-xx xx-ukerxx-xx ARKYtterdørerxx-xx xx-ukerxx-xx ARKInnvendige systemveggerxx-xx xx-ukerxx-xx ARKFasadekledning - værhudxx-xx xx-ukerxx-xx ARKInnvendige plassbygde gipsveggerxx-xx xx-ukerxx-xx ARKRekkverkxx-xx xx-ukerxx-xx ARKUtomhusanleggxx-xx xx-ukerxx-xx Fig.4 – BPIT Plan

Innkjøp - vurderinger Fig.4 – Vurderings skjema innkjøp

Innkjøp - vurderinger Fig.5 – Vurderings skjema innkjøp

Kontraheringsfasen deler vi gjerne inn i følgende hovedelementer: Utarbeidelse av tilbud Tilbudsevaluering Avklaringsmøter Kontraktsmøte Kontrakt Kontrahering

Utarbeidelse av tilbud. I denne fasen må man bestemme hva man vil innhente priser på. Hvis ikke det forefinnes en mengdebeskrivelse for dette, bør dette lages. En gjennomgang av ytelsesbeskrivelse mot oppdragsgiver, mengdeberegninger av tegninger, telling osv. er da nødvendig. Dette kan være en ganske omfattende jobb avhengig av hvilke fag man skal sende ut forespørsel på og ikke minst størrelse og kompleksitet på bygget. Når man har utarbeidet en mengdebeskrivelse og funnet frem de tegninger og detaljer som er aktuelle bør man vurdere når dette arbeidet er planlagt utført for at de aktuelle tilbyderne skal kunne vurdere konkurranseelementet i pristilbudet. Eksempel på dette kan være et tømrerfirma med 10 ansatte som har fullt opp med oppdrag kun en måned frem i tid, og om dette aktuelle oppdraget skal startes om ca 1 måned vil det være mye mer interessant og de vil legge inn tøffere pris enn om de hadde nok arbeid i lang tid fremover….. Kontrahering

Tilbudsevaluering. Etter mottak av tilbudene vil man gå gjennom disse og finne ut om alle har svart komplett på oppgaven. Er det noen manglende priser, vil man måtte ta kontakt og avklare slike forhold, eventuelt sette inn priser fra andre tilbud (med forbehold selvsagt). Etter dette kan man sette opp en liste med noenlunde sammenlignbare priser fra de ulike tilbudene for på den måten finne den aktøren som har det mest fordelaktige tilbudet. Kontrahering

Avklaringsmøter Etter de første evalueringer og spørsmål er avklart er det naturlig å kalle inn noen av de billigste tilbyderne for avklaringsmøte, gjerne begrenset til de to mest konkurransedyktige tilbudene. I dette møte vil man gjerne få avklart forbehold som er gitt i de ulike tilbudene, og søke å få disse bort, eller spesifisere kostnader eller annen konsekvens ved disse. Hvis det er tilbydere som man ikke er kjent med fra før vil det også være naturlig å be om at de presenterer sitt firma. Viktige faktorer man er ute etter vil gjerne være kompetanse (referanseprosjekter), ressurser (antall ansatte) etc. Avklaringsmøte er innledende møte før kontraktsmøte. Det er ikke uvanlig at man går inn i kontraktsforhandlinger i samme møte hvis forholdene ellers er i tråd med de forventninger man har. Kontrahering

Kontraktsmøte Når avklaringsmøter er holdt, spørsmål i disse er avklart og lagt inn i vurderingene. Har man som regel avklart og bestemt hvem man vil tildele kontrakten. I dette møtet vil man gå gjennom de elementer som skal medtas i en kontrakt, og som ikke er tatt opp i tidligere avklaringer. Dette kan være følgende: Kontraktsdokumentenes rekkefølge Oppsummeringer av pristilbud, evt. Korrigereringer på pris, nye prisede elementer osv. Summering av dette angir Kontraktssummen inklusive mva. Fastpris eller indeksregulering. Mengdekontroll: Frist for dette må angis. Timepriser og påslagsfaktorer. Avklaringer om sikkerhetsstillelse fra underentreprenør og hovedentreprenør. Kontrahering

Kontrakt Det finnes flere måter å sette opp et kontraktsformular. Den enkleste og oftest beste måten er å benytte seg av allerede standardiserte kontrakts formularer basert på Norsk Standard. For underentrepriser gjelder NS8415A «Formular for underentreprisekontrakt om utførelse av bygge- og anleggsarbeider». Denne er basert på bestemmelser i NS 8415 «Norsk underentreprisekontrakt» For mindre og enkle entrepriser eller leveranser kan man benytte NS8416A Forenklet formular for underentreprisekontrakt. Hvis underentreprenøren har egen prosjektering i leveransen skal man benytte NS8417A «formular for totalunderentreprise». Kontrahering

Kontrahering – NS8415A blankett

Kontrahering – NS8416A blankett

Kontrahering- NS8417A blankett