Beredskapssamling for Kommunene i Trøndelag Værnes nov. Øystein Kvistad, beredskapskoordinator i Verdal kommune

CIM sala bim? Erfaringer med bruk av CIM i Verdal kommune  Brukt i skarpe situasjoner… nylige eksempler: kalksilokollapsen, ekstremvær/flom  …og nå under den store LRS-øvelsen 29. okt industriulykke: Eksplosjon/brann ved Tine Meieriers anlegg på Ørin i dag: Snakke primært med utgangspunkt i denne øvelsen

Kjensgjerninger 1.De fleste kommuner har knapt med ressurser/stram økonomi 2.De færreste kommuner har en beredskapskoordinator i full stilling 3.De fleste kommuner disponerer krisestøttesystemet CIM 4.De færreste kommuner behersker CIM (utnytter mulighetene i CIM) fordi systemet stort sett benyttes kun når det er kriser. 5.CIM snakker dårlig med de arkiv-, saksbehandlings- og kvalitetssystemer som kommunen(e) ellers bruker.  …det fører til behov for "dobbel bokføring"  …som igjen fører til frustrasjon  …som igjen fører til mindre bruk

Påstander (mine) 1.CIM er konseptuelt fornuftig tenkt (nomenklatur/funksjonalitet) 2.CIM har mye å gå på når det gjelder brukergrensesnitt 3.De fleste kommuner disponerer en Concorde, men i 9 av 10 tilfeller har du faktisk bare bruk for et sykkelbud 4.Hvis du har begrenset med ressurser (tid/mennesker), og du ikke prioriterer nok tid til å øve, da har CIM alle forutsetninger for å være "overkill": KISS (keep it simple, stupid!) 5.CIM er altfor ustabilt

Erfaringer med CIM (1) Påstand 1: «CIM er konseptuelt fornuftig tenkt» Et verktøy som lar deg beskrive hendelsen (hva har skjedd), huskelister for tiltak (hvem gjør hva), logg (hva skjer, hva er besluttet), verktøy for informasjonsdeling (ansatte, befolkning, servicekontor, media), rapporteringsverktøy, ressursoversikt, tilgang til planverktøy osv. Alt du trenger – og vel så det…

Erfaringer med CIM (2) Påstand 2: «CIM har mye å gå på når det gjelder brukergrensesnitt» CIM er muligens fornuftig i sin datastruktur, men svak grafisk presentasjon gjør verktøyet mindre intuitivt og oversiktlig enn det kunne og burde vært. Konsekvenser for oss/vår vurdering: 1)Vi bruker ikke CIM til å lage ROS-analyser (selv en flat wordfil gir bedre oversikt enn gammeldags mappestruktur i CIM. Vi lager ROS i Excel og Word) 2)Vi har sagt opp (befolknings)varsling i CIM (UMS) og i stedet valgt Varsling 24 – hovedsakelig pga. brukervennlighet 3)Loggsystemet inviterer til ″brukerfeil“ i den forstand at det er så fort gjort å glemme å hake av for «frigi informasjon». Dette vet vi av erfaring (øvelser i egen kommune og andre kommuner der vi har vært observatører). = Trøbbel, hvis du har et servicekontor som er avhengig av loggen for å vite hva slags informasjon de kan gå ut med.

Erfaringer med CIM (3) Påstand 3 og 4: «De fleste kommuner disponerer en Concorde, men i 9 av 10 tilfeller har du faktisk bare bruk for et sykkelbud.» «Hvis du har begrenset med ressurser (tid/mennesker), og du ikke prioriterer nok tid til å øve, da har CIM alle forutsetninger for å være "overkill. Keep it simple, stupid!» Murphys lov: «If there are two or more ways to do something, and one of those ways can result in a catastrophe, someone will do it» Sånn er det med loggføring i CIM også. Øysteins lov: «Loggfører vil ALLTID glemme å frigi minst ett loggpunkt» Så hva gjør vi med det?

Erfaringer med CIM (4) Fjern feilkilden!

Erfaringer med CIM (5) Faktum #1)  Loggføring går fort. Faktum #2)  Når loggpunkt ikke frigis, får ikke servicekontoret den informasjonen det skal ha. Som regel er det servicekontoret som opplever trykket…  …fra befolkningen  …fra pårørende/foresatte  …fra media I kriser bør servicekontoret ha noe å si. Basert på erfaringer fra tidligere øvelser, har vi kommet til den erkjennelse at vi kommer til å glemme å frigi loggpunkt. Derfor ny strategi på årets LRS-øvelse: Servicekontoret skal ikke forholde seg til loggen (ut over å føre loggpunkt selv). De skal kun forholde seg til a)...enten punkt 1, 2 og 3 (av totalt 5) i situasjonsrapporten(e) b)...og/eller pressemeldinger c)...og/eller mediasvar

Erfaringer med CIM (6) Servicekontorets ENESTE skjermbilde

Erfaringer med CIM (7) Resultat fra siste øvelse: Media “gikk på″ servicekontoret i Levanger og Verdal 3 ganger. Hver gang, og på begge steder, fikk de samme svar. Det var konsistens over hele linja. Pressen ga opp "å ta" servicekontoret. Servicekontoret fikk beskjed om å henvise til politiet for alle spørsmål som angikk selve redningsarbeidet. I tillegg beskjed om å frigi ordførerens mobiltelefonnummer til pressen. Det forutsetter at ordfører faktisk tar telefonen, er tilgjengelig! Ordføreren VAR tilgjengelig. Det tok av alt trykket mot kriseledelsen (vi fikk ikke en eneste telefon - ikke jeg som er beredskaps- koordinator og informasjonsansvarlig, ei heller rådmannen.) NB! Vi fører selvfølgelig logg, men det blir mitt ansvar som forfatter av situasjonsrapporten(e), å få med den informasjonen som skal være med. Rolleplasseringen i kriserommet blir da viktig!

Erfaringer med CIM (8) Kriserommet (nytt oppsett)

Erfaringer med CIM (9) Påstand 5: «CIM er sørgelig ustabilt»  Vi opplever stadig vekk at systemet henger.  Skjedde også under LRS-øvelsen (noe fylkesmannen kan bekrefte)  Løste det med å skrive i Word, klipp og lim inn i CIM. Uholdbart!  Opplever også stadig vekk at innholdet i vinduer forsvinner. Eksempelvis at Servicekontoret ikke får opp situasjonsrapporter som er skrevet og haket av som «godkjent». Kontakt med leverandøren (OneVoice) gir som regel rask fiks, men vi har opplevd at feil som er ″løst″ på kvelden dukker opp igjen morgenen etterpå. Får en ekkel følelse av ″strikk og binders″. Vi kan mao. ikke feste lit til CIM som eneste krisestøttesystem, vi har derfor backupløsninger – en kombinasjon av laminerte tiltakskort og annen kommunikasjons- og loggføringssoftware (Excel, Word og Outlook).

CIMma CIMmarum 1.Det beste med CIM er at mange bruker det 2.CIM er utmerket til å strukturere oppgaver, loggføring og situasjonsrapportering i kriser 3.Har du begrensede beredskapsressurser (tid og mennesker), tilpass CIM-bruken til et håndterlig nivå for din organisasjon. Keep it simple. 4.CIM er altfor ustabilt og brukergrensesnittet for lite intuitivt. For vår del betyr det systemduplisering og ekstra kostnader. 5.Verdal kommune vil fortsatt bruke CIM Takk for oppmerksomheten!