Samling for privatskolene 7. mai 2009 Bruk av data, definisjoner og rapporteringsfrister Trude Riple - VIGO Driftsorganisasjon

VIGO sentralbasen VIGO sentralbasen skal inneholde alle historikk for elever som går på videregående skoler (private og fylkes- kommunale).

Elevens opplæringsrett VIGO skal ha oversikt over og beregne elevenes opplæringsrett. Fylkeskommunen har ansvar for alle elever også om de går på private skoler. § 3-1 i Opplæringsloven Rett til tre års videregående opplæring. Retten må tas ut i løpet av en sammenhengende periode på fem år, og innen utgangen av det året eleven fyller 24 år.

Hvordan fungerer VIGO? Data som kommer fra privatskolene blir sendt fra WIS, ved filoverføring, til sentralbasen VIGO. Når disse dataene er importert i sentralbasen vil de ligge i de lokale basene (som er i hvert fylke) dagene etter. Data synkroniseres mellom lokalbasene og sentralbasen hver natt. Det enkelte fylke får kun ut data på de elevene som er hjemmehørende i aktuelt fylke eller som har søkt i fylket.

Hvordan fungerer VIGO? (forts.) Fra de fylkeskommunale skolene blir dataene overført - ved filoverføring - til de lokale VIGO-basene. Samme natt synkroniseres dataene inn til sentralbasen og videre ut til de andre fylkene som har behov for disse dataene.

Hvordan fungerer VIGO? (forts.) Informasjon fra VIGO blir overført til Oppfølgingstjeneste slik at disse kun følger opp de elevene som ikke er i opplæring. Data om videregående opplæring til sentrale myndigheter blir hentet ut fra VIGO sentralbasen.

Hvor overføres dataene videre? Rapportering til Statistisk sentralbyrå Høsten 2008 sendte VIGO inn tre filer: Resultatet for skoleåret Elever i undervisning pr. 1. oktober 2008 Voksenrapporteringen Rapportering til Utdanningsdirektoratet Karakterdata grunnskolen og videregående skole Rapportering til Lånekassen Resultatene for omgjøring fra lån til stipend. Rapportering til Vernepliktsverket

Eksport fra privatskolene til VIGO VIGO får følgende overføringer fra privatskolene skoleåret : 15. september Elever ved skolestart (Elevdata og program- området de er tatt inn på) 29. september Korrigerte data for elever skoleåret Klager og evt. ny prøve ( hurtigeksamen i norsk ) 7. oktober Udir. sin telling pr 1/10 og Elever til SSB pr 1/10 (Elevdata, programområdet og fagene de går på)

Eksport fra privatskolene til VIGO (forts.) 26. februar Terminkarakterer 6. april Udir. sin telling pr. 1/4 29. juni Karakterdata for inntak til vg skoler 15. juli Karakterdata inkl. avgangselever (Vg3) Med evt. korrigeringer på data levert 29/6.

Problemene dette skoleåret Programområdekoder og fagkoder ble endret etter 1. innrapportering (1. september). (Kan føre til dubletter i VIGO.) Elever ble slettet når de sluttet på skolen. (Kan bli stående i VIGO som elev og bruke et år av retten selv om sluttdato er før 1/10. Kan også få innvirkning på rettsberegningen.) Fag ble slettet på elever som sluttet i løpet av skoleåret. Det ble rapporter inn på ugyldige programområdekoder og fagkoder.

Kodeverksdistribusjon VIGO vil, i løpet av høsten, ha på plass et system for distribusjon av alle kodeverk som trengs i kommunikasjonen med andre systemer. Endringer i kodeverket vil bli sendt ut til aktuelle skolesystemer. Dette medfører at alle systemene oppdatere kodeverket samtidig.

Definisjonskatalogen Definisjonsgruppen ble opprettet våren 2008 Utdanningsdirektoratet har det administrative ansvaret for gruppen og fremdriften i arbeidet. Det faglige arbeidet ledes av en representant fra fylkeskommunene.

Definisjonsgruppen består av Eli Karin FlagtvedtUtdanningsdirektoratet Rolf HeknebyUtdanningsdirektoratet Rita AanerudSSB Elin BjertnesExtens (IST) Gunnar Tangvald/Jørund ÅrdalSATS (vg skoler Akershus/ Sogn og Fjordane) Ole Kristian AakreTP (Nordland fylkeskommune) Otto VatlandRealDok Ola SchøyenVIGO (IST) Grethe Juvik-LohneVIGO – Fagopplæring (Hordaland fylkeskommune) Trude RipleVIGO – Inntak (VIGO Driftsorganisasjon)

Definisjonskatalogen Definisjonsgruppen skal utarbeide en ny definisjonskatalog for data og statistikk for videregående opplæring. Utarbeidelse av retningslinjer for dataregistrering og oversikt over behandlingsregler inngår i dette arbeidet. Gruppen rapporter til Styringsgruppen NyeVIGO (Udir – SSB – VIGO).

Variabler Fødselsnummer Ajourholdskode Programområdekode (kurs) Fagkode Fagtype Startdato (på kurs og fag) Sluttdato (på kurs og fag) Sluttårsak

Variabler (forts.) Elevstatus Fagstatus Karaktertermin Spesialundervisning Støtteundersvinsing i norsk og engelsk (min.spr) Morsmålsopplæring Eksamenstype Fullførtkode

Variabler (forts.) Elevtimer Lærertimer FAM-koder FAM-merknad Merknad for prosjekt til fordypning VMM-kode VMM-merknad Karakterstatus Oppmøtestatus

Kvalitetsprosjektet Det er svært viktig både for fylkes- kommunene og samarbeidspartene SSB, Utdanningsdirektoratet og Kunnskapsdepartementet at det er god kvalitet på grunnlagsdata innen videregående opplæring. Fylkene sliter nå med for dårlig datakvalitet.

Dårlige data skyldes bl.a Mangelfulle kravspesifikasjoner Mangelfullt kodeverk Ikke enhetlig bruk av kodeverkene Dårlig kommunikasjon mellom IT-løsningene Feil ved overføring av data Ikke enhetlig behandling av søkergrupper Ikke tilfredsstillende behandling av data i SSB Mangelfull inntasting og kontroll av data på skolenivå Mangelfullt bruk av klare definisjoner

Prosjektgruppe Per Hoem Styreleder VIGO Brynjulf BøenVIGO Driftsorganisasjon Trude RipleVIGO Driftsorganisasjon (Region sør vest) Rønnaug HansenProsjektmedarbeider (Region øst) John EvjenthProsjektmedarbeider (Region nord)

Fem punkter som vil gi forbedret grunnlagsdata Mer fokus i den enkelte fylkeskommune VIGO Driftsorganisasjon kvalitetssikrer fylkeskommunene Kontroller av data i skolen før levering til VIGO lokal og VIGO sentralbasen Automatisere dataoverføringen mellom SAS, RealDok og VIGO Kvalitetssikre SSB’s vasking av grunnlagsdata

Mer fokus i den enkelte fylkeskommune Tiltak:  Utfordringen løftes inn på FFU nivå  Mer fokus i opplæringsavdelingene i fylkeskommunene  Skolelederne må ta et større ansvar for kvalitetssikring av data  Prioritert satsing på å heve kompetansen på hver enkelt skole

VIGO Driftsorganisasjon kvalitetssikrer fylkeskommunene Tiltak:  Gjennomgang av dataflyten i hver enkelte fylkeskommune  Ansettelse av person/personer for kvalitetssikring av VIGO sentralbasen  Prioriterte tiltak i den enkelte fylkeskommune

Tiltak:  Bestille og utvikle automatiske kontroller for SAS systemene Kontroller av data i skolen før levering til VIGO lokal og VIGO sentralbasen

Tiltak:  Automatisk overføring av data etter en spesifisert kravspesifikasjon  Bestille og utvikle ”web service” Automatisere dataoverføringen mellom SAS, RealDok og VIGO

Tiltak:  Tettere dialog vedrørende SSB’s vasking av levert grunnlagsdata  Innsyn i SSB’s vaskeprosesser Kvalitetssikre SSB’s vasking av grunnlagsdata

Arbeidsmøter våren 2009 Prosjektstart 29. januar. På arbeidsmøtene i første halvdel av 2009 er gjennomgått: Mandat Fremdriftsplan Innsendte svar fra spørreskjema Innsendt materiale fra fylkene Foreløpig utgave av definisjonskatalogen Foreløpig utgave av brukerveilederen Felles presentasjon for besøkene i fylkene Nye kontroller i SAS Nye kontroller i VIGO Brio sammenligninger mellom VIGO og SAS

Besøk i fylkene Presentasjon av prosjektet Innblikk i hvordan fylkene arbeider Gjennomgang av brukerveilederen og kontroller Veiledning i arbeidet Viktig at de som jobber med rapporteringen på inntak, formidling og SAS (fylkesansvarlig) er med på disse møtene. I tillegg skal ledelsen være med.

Arbeidsmøter høsten 2009/våren 2010 Oppsummere fylkesbesøkene Revidere og ferdigstille brukerveilederen Revidere og ferdigstille nye kontroller Plan for videre arbeid/oppfølging

Presentasjon av prosjektet Styret i VIGO 11. februar FFU februar Inntakssamling23. april Skoler m.fl april Privatskolesamling7. mai Skoleadm. system26. mai

Takk for oppmerksomheten !!