1 eArkiv Hva er det? Kommer det i stedet for Noark? Hvorfor trenger vi det? Fagforbundets fagdag for dokumentforvaltning Jon Atle Haugen Riksarkivet

2 Svensk modell FGS: Grensesnitt - Förvaltningsgemensamma specifikationer

3  En ren arkivløsning: skillet mellom saksbehandling – utføring av arbeidsprosesser – og arkiv – dokumentasjon av arbeids- prosesser  Hovedfunksjon: langtidslagring av dokumentasjon - ivareta arkivenes livssyklus  Dokumentasjonen oppstår i virksomhetssystemer (fagsystemer, saksbehandlingssystemer, Noark-systemer)  eArkivene lagrer arkivdokumentasjon (dokumenter og metadata) uavhengig av det som finnes i virksomhets- systemene  To typer: mellomarkiv (arkivskaper) og sluttarkiv (depot) Hva er det?

4 Norsk versjon Sluttarkiv depotets ansvar Mellomarkiv arkivskapers ansvar Slettes/ kasseres Fagsystem A Sakarkiv- system Fagsystem B (database) Dokument- fangst og journalføring Søketjenester, OEP, innsyn, publikum Grensesnitt validering kontroll Grensesnitt validering kontroll Løpende overføring Periodisk overføring Periodisk overføring

5  Svar: Nei  Dagens komplette Noark-løsninger er først og fremst saksbehandlingssystemer som har en integrert arkivkjerne  Deler av funksjonaliteten i arkivkjernen vil ikke lenger være nødvendig dersom en innfører et frittstående eArkiv Dette vil avhenge av hvor mye dokumentasjon en velger å arkivere i den opprinnelige Noark-løsningen  Dagens Noark-løsninger kan videreutvikles til rene saksbe- handlingssystemer/virksomhetssystemer Kan føre til mer brukervennlige og effektive løsninger som er frikoblet fra tradisjonelt Noark-tankegods Erstatter eArkiv tradisjonelle Noark-løsninger?

6  Svar: Ja, dersom…..  Virksomheten har behov for å ta vare på arkiver/ dokumentasjon i mer enn 5 år  Ønsker å unngå at forretningskritisk dokumentasjon går tapt  Virksomheten har mange fagsystemer uten arkivfunk- sjonalitet  Ønsker å finne all dokumentasjon på ett sted  Ønsker en enklere måte å håndtere innsyn på  Forenkle avlevering til arkivdepot Trenger vi eArkiv?

7  Autentisk (Authentic): Være det som det utgir seg for å være, være skapt av den som utgir seg for å ha skapt det og på det tidspunkt det utgir seg for å være skapt.  Troverdig (Reliable): Det dokumenterer det som faktisk skjedde da aktiviteten ble utført.  Integritet (Integrity): Innholdet må ikke være endret, og det må være fullstendig.  Tilgjengelig (Useable): Det må kunne søkes fram, gjengis og presenteres og presenteres med den nødvendige konteksten.  Dette må opprettholdes under hele dokumentasjonens livssyklus. I praksis stiller dette krav til både virksomhetssystemene og eArkivet, bl.a. metadata og logging av hendelser og endringer. Overordnede krav til elektronisk arkivmateriale/dokumentasjon

8  Produksjons av dokumenter, bruk av dokumentmaler  Automatisk generering av dokumenter  Mottak av dokumenter utenfra, f.eks. gjennom e-post  Forsendelse/ekspedering av dokumenter  Dokumentfangst Identifisere og "fryse" dokumentet, registrere metadata  Fordeling av saker fra leder til saksbehandler  Kontroll og oppfølging av saksbehandlingen Overholde frister, avskrivning, restansekontroll, godkjenningsflyt  Støtte til saksgang, bruk av saksgangsmaler Hvilke aktiviteter/transaksjoner en prosess skal bestå av Eksempler på funksjonalitet i et virksomhetssystem

9  Import av dokumentasjon (dokumenter og metadata) fra mange forskjellige typer virksomhetssystemer F.eks. sakarkiver, fagsystemer, registre og databaser  Import fra andre eArkiver (ved migrering)  Eksport til andre eArkiver (ved migrering, og avlevering)  Kontroll og validering av dokumentasjonen som importeres  Må kunne opprettholde arkivstrukturer og sammenheng mellom dokumenter og metadata Aggregeringer (f.eks. saker), journalposter, klassifikasjon (arkivnøkler)  Søking, gjenfinning og presentasjon (f.eks. av dokumentinnhold)  Offentlighet og innsyn, produksjon av offentlig journal  Hindre tap av informasjon, beskyttet mot uautorisert sletting  Utføre kassasjon (kontrollert sletting)  Konvertere dokumenter til arkivformater Eksempler på funksjonalitet i et eArkiv

10  Ett for en hel kommune, f.eks. for storkommuner som Oslo og Bergen.  Ett for alle kommuner som er medlemmer i et IKA (Interkommunalt arkiv).  Ett for alle kommuner som er tilknyttet KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter).  Ett for hele kommune-Norge?  Når det gjelder søking, gjenfinning, sambruk, gjenbruk, innsyn osv. er det en fordel med færrest mulige eArkiver. Vil sannsynligvis egne seg godt for skyløsninger. Hvor mange eArkiver?

11  Fortløpende når et dokument ferdigstilles og journalføres.  Fortløpende når en sak avsluttes.  En gang om dagen.  En gang om måneden.  En gang om året.  Ved periodisering.  Ved skifte av system.  De to første er mest krevende å implementere, og er avhengig av en "trigger" fra virksomhetssystemet, f.eks. endring av statusverdier. De siste variantene kan kjøres som batch-jobber (eksport/import). Når skal overføring fra virksomhetssystem til eArkiv skje?

12  Det er mange uklarheter i dag rundt deponering og avlevering, det finnes et ønske om at deponeringsordningen avvikles  Deponering og avlevering er i dag knyttet til periodisering (avsluttede arkivdeler), men mange arkivskapere har problemer med å periodisere  Deponering- og avleveringsuttrekk inneholder ofte store mengder data og mye inkonsistens og feil  Innføring av eArkiv åpner for kutte ut deponeringer og tradisjonell periodisering, avlevere mindre data om gangen, og avlevere data som på forhånd er validert og konsistent Kan avlevering utføres på andre måter?

13  Internasjonalt et større fokus på Retention enn i Norge  Arkivskaperne må definere hvor lang tid de har behov for å ta vare på forskjellige typer dokumentasjon (Retention Period)  Må lage en bevaringsplan (Disposal Schedule) NB! Dette gjelder arkivskapers eget bevaringsbehov, og er ikke et spørsmål om hva som skal kasseres og avleveres. Det er ikke arkivskapers oppgave å vurdere hvilken dokumentasjon som skal avleveres, det må arkivmyndighetene avgjøre.  Når bevaringstiden er ute, finnes det tre muligheter: Kassasjon (Destruction) Avlevering (Transfer) Vurdere bevaringstid på nytt (Review) Arkivteori: Bevaring (Retention)

14  Arkivskapers administrative og forretningsmessige behov (Business use) Ansvar: Arkivskaper Bevaring: 5-30 år, av og til mer  Arkivskapers ansvar og forpliktelser overfor andre myndig- heter, næringsliv og borgerne - ofte styrt av lov og regelverk (Accountability - Compliance) Ansvar: Arkivskaper og arkivmyndighetene Bevaring: Opp til 120 år eller mer  Kulturelle og forskningsmessige behov (Cultural use) Ansvar: Arkivmyndigheten Bevaring: Ofte for "evigheten" Arkivteori: Bevaringskriterier

15  Dette er et tenkt tilfelle, som viser en av flere muligheter  Forutsetter at arkivskaper har utarbeidet en bevaringsplan, hvor det er angitt bevaringstid for alle typer dokumentasjon En slik bevaringsplan må knyttes til en overordnet gruppering av dokumentasjonen, f.eks. til sakstyper I praksis vil denne overordnede grupperingen være styrt av et funksjons- og prosessbasert klassifikasjonssystem  Arkivskapers eArkiv skal bare inneholde dokumentasjon som har administrativ verdi, eller som dokumenterer forpliktelser overfor omverden – og dermed omverdenens rettsikkerhet  Avlevering til depot (og eventuelt kassasjon) skal skje fort- løpende når arkivskaper ikke lenger har behov for å bevare dokumentasjonen Avlevering i framtiden

16 Framtidsvisjon Virksomhets systemer Arkivskapers eArkiv Sluttarkiv Dagligarkiv Mellomarkiv Avle- veres Kas- seres Slettes Fagsystem Sakarkiv- system Fagsystem A Fagsystem B Depotets eArkiv