Forprosjekt «Utredning av systemløsninger innen økonomiområdet, UH-sektoren» Jan Aasen Økonomi- og driftsdirektør på Høgskolen i Lillehammer

Arbeidsgruppe oppnevnt av KD Arbeidsgruppe – Knut Gunnar Aspenes, HiVe – Solveig M Sunde, HVO – Kjetil Hellang, UiA – Erlend Kristiansen, UiS – Jan Aasen, HiL Representantene i arbeidsgruppa er valgt fra UHR sitt økonomiutvalg, Agresso prioriteringsråd og Arbeidsutvalget i Agresso brukerforum. Sekretariat: – Elin Kristine Olsen, Uninett Observatør – Joar Nybo, KD

Bakgrunn og rammebetingelser for arbeidsgruppens arbeid Ønske om å gjennomføre konkurranse av dagens avtale til økonomisystem – Anskaffelsesreglementet – Sikre optimale løsninger og leveranser Vurdere systemløsningene på økonomiområdet i en større sammenheng, og utarbeide kravspesifikasjon som grunnlag for anskaffelsen Vurdere en fremtidig løsning i forhold til arkitekturprinsippene og krav til IT-plattform De statlige funksjonskravene og andre funksjonskrav til systemløsningene Gevinstrealisering av sektorens investeringer i IKT- løsningene - stordriftsfordeler

Arbeidsgruppens anbefalinger – alternative systemløsninger Dagens løsning beste enkeltprodukt (Best of Breed) eller fullverdig ERP-system (Enterprice Resource Planning) – Standard hyllevare kontra spesialtilpasset system Arbeidsgruppens inndeling av systemer – Kjernesystem med regnskap og lønn – Forsystem – Bestillingssystem, Fakturabehandling, Prosjektstyringsverktøy, Studieadministrative system, Kurs- og konferanse, Rapporteringsverktøy – Hjelpesystem – Konkurransegjennomføring, Personalforvaltningssystemet (HR) utenom lønnsutbetalinger, Arbeidsplanverktøy, Inventarregister, Elektronisk arkiv Ikke velge en systemløsning som innebærer en kompleksitet som bidrar til at det ikke blir reell konkurranse mellom systemleverandørene

Arbeidsgruppens anbefalinger - systemløsninger Anskaffe et integrert lønns- og regnskapssystem Prosjektstyringsverktøy anskaffes som hjelpe- og forsystem, eller som integrert med lønns- og regnskapssystemet der aktuelle leverandører kan tilby dette Kurs- og konferanse med betalingsløsning eller webbutikk, rapportering og inventar bør også vurderes Bestillings- og fakturaverktøy bør avventes til dette systemet skal ut på ny konkurranse

Arbeidsgruppens anbefalinger - systemløsninger Systemløsning for personalforvaltning, enten som hjelpe- eller forsystem, eller som integrert med lønns- og regnskapssystemet der aktuelle leverandører kan tilby dette

Arbeidsgruppens anbefalinger - Tjenestesenter Etablere inntil 2 tjenestesentre knyttet til høgskoler / universiteter i sektoren. Etableres det mer enn ett må det sikres en arbeidsdeling mellom sentrene, men hvert tjenestesenter skal minst dekke lønn- og regnskap.

Arbeidsgruppens anbefalinger - Tjenestesenter Et tjenestesenter kan utføre tjenester innenfor et bredt spekter av de aktuelle tjenesteområdene: – Teknisk support – Systemkompetanse – brukerstøtte – Oppdatere felles registre – Utvikle og oppdatere felles maler og felles rapporter – Brukerstyring og etablering av roller – Lønn / reisekjøring – Registrering av bilag også på flere nivåer – Fagkompetanse – support, utredning, kurs som for eksempel innen MVA, BOA, skatt, lønn mv Hva arbeidsgruppen har vektlagt – Kundeoprientert – kundens behov – Kunderåd – Flere senter for å opprettholde konkurranse – Frivillig å tilslutte seg

Arbeidsgruppens anbefalinger - Tjenesteportal Etablere / anskaffe en tjenesteportal og integrasjonsplattform for UH-sektoren Innføres som et prosjekt og over tid (anslagsvis 5 år) for å kunne vurdere omfang, kompleksitet og kostnader (være mulig å avslutte underveis) Starte med de deler av systemene som har flest brukere, dårligst brukergrensesnitt og/ eller har uhensiktsmessige løsninger

Tjenesteportal og integrasjonsplattform

«UH-tjenesteportal» - eksempel Personal- funksjoner Reiseregni ng Søknad om permisjon Søknad om ferie Personal- mapper Egne ansatte Ny ansatt Lenke til arkivsystem Lenke til HR-system Prosjekter Egne prosjekter Nytt prosjekt Prosjekt- verktøy Bestilling og faktura BevertningBøkerMøterom Basware PM Basware BI Rapporter Regnskaps- rapport ÅrsverkSykefraværAvviklet ferie Publiserings- poeng Studiepoeng

Personal- funksjoner Reiseregning Søknad om permisjon Søknad om ferie Eksempel – Registrering av reiseregning

Registrering av reiseregning Kommer rett inn i registreringsbildet Informasjon om den ansatte hentes fra fagsystemene (lønn og regnskapssystemene)

Registrering av reiseregning Reisen registreres av den ansatte og sendes til effektuering i lønnssystemet som i dag

«UH-tjenesteportal» - eksempel Personal- funksjoner Reiseregni ng Søknad om permisjon Søknad om ferie Personal- mapper Egne ansatte Ny ansatt Lenke til arkivsystem Lenke til HR-system Prosjekter Egne prosjekter Nytt prosjekt Prosjekt- verktøy Bestilling og faktura BevertningBøkerMøterom Basware PM Basware BI Rapporter Regnskaps- rapport ÅrsverkSykefraværAvviklet ferie Publiserings- poeng Studiepoeng

Egne ansatte Ny ansatt Lenke til arkivsystem Lenke til HR- system Økonomi Anne Christine May Helen Irmina Håvard Hanne Kirsti Innkjøp Kjell Helge Drift Renholder 1 Renholder 2

Egne ansatte Ny ansatt Lenke til arkivsystem Lenke til HR- system Økonomi Anne Christine May Helen Irmina Håvard Hanne Kirsti Innkjøp Kjell Helge Drift Renholder 1 Renholder 2 Klikk her for nytt dokument

Til arkiv Personalmappe- Nytt dokument

«UH-tjenesteportal» - eksempel Personal- funksjoner Reiseregni ng Søknad om permisjon Søknad om ferie Personal- mapper Egne ansatte Ny ansatt Lenke til arkivsystem Lenke til HR-system Prosjekter Egne prosjekter Nytt prosjekt Prosjekt- verktøy Bestilling og faktura BevertningBøkerMøterom Basware PM Basware BI Rapporter Regnskaps- rapport ÅrsverkSykefraværAvviklet ferie Publiserings- poeng Studiepoeng

Bestilling og faktura BevertningMøteromBøkerBasware PMBasware BI Bevertning Rekvisisjon Utdrag av varekatalogen som den ansatte bestiller fra Data overføres til bestillingssystemet automatisk og håndteres videre der Bøker Rekvisisjon Utdrag av varekatalogen som den ansatte bestiller fra. Vil ofte være nettbutikken til leverandøren Data overføres til bestillingssystemet automatisk og håndteres videre der Møterom I bookingsystem med enkel tilgang til å bestille bevertning samtidig Faktura- håndtering Skjer i Basware BI som i dag BestillingerHåndteres i Basware PM som i dag

Gevinstrealisering Behov for bedre utnyttelse av systemene for å ta ut gevinster av IKT-investeringene i sektoren Logistikk og samordning – Mange aktører knyttet til IKT- systemene i sektoren, bør gjennomgå hvor mange aktører og hvilke rolle de ulike aktørene skal ha Forutsetninger for gevinstrealisering – Mer lik og ensartet bruk av systemene – Økt støtte til bruk av systemene – Forenklede brukergrensesnitt – Effektivisering av arbeidsprosesser – God integrasjon og samspill mellom systemene Tjenestesenter – stordriftsfordeler og kompetansedeling Tjenesteportal gir økt brukervennlighet

Kostnader og insitamenter Prisstruktur som insitament for institusjonene å velge og ta i bruk systemet Mulig å tilpasse omfanget av systemene til institusjonens behov (skalerbarhet) Løsningen må være konkurransedyktig over tid mhp løsningen, videreutvikling, service og pris. Gjennom gode løsninger og leverandører som følger opp, vil institusjonene ønske å ta i bruk løsningene (frivillighet)

Videre prosess KD sender ut både denne rapporten og SAP-gruppas rapport på høring i sektoren Koordineringsgruppe med representanter for sektoren som bistår KD i arbeidet Ulike grupper vil bli etablert i arbeidet med å utarbeide kravspesifikasjon – hvilke fagområder avhenger av hvilke systemer som vil inngå i anskaffelsen Videre arbeid med å avklare HR-løsningene for sektoren Anskaffelsesprosess i 2013 ? Piloter og utrulling i 2014 – 2016 ?