Opplæringsmøte OPPLÆRINGSMØTE HØST 2012 Syver Zachariassen, leder Økonomigruppen Stine Årteig, økonomiansvarlig i SBIO

Dagens agenda Litt om organisering av økonomien i SBIO Hva er Økonomigruppen og hva er deres oppgaver De ulike bilagstypene 24sevenoffice – Hente rapporter Søknad om støtte

SBIO Prosjekt Budsjett sendes til leder og økonomiansvarlig i ledelsen for godkjenning Kontaktperson: økonomiansvarlig i SBIO Stab/Utvalg Får driftsbudsjett fra økonomiansvarlig i ledelsen Kontaktperson: økonomiansvarlig i SBIO Linje Lager selv budsjett og har egen konto Kontaktperson: Økonomigruppen

Om Økonomigruppen Etablert høsten 2005 Økonomigruppen skal være det økonomiske bindeleddet mellom linjene og ledelsen. Ansvaret for regnskapsføringen for de 20 linjeforeningene 20 medlemmer fra forskjellige studieretninger

Bilag Refusjoner – noen har lagt ut penger Forhåndsutbetalinger – lån av penger Inngående fakturaer – linjen/utvalget mottar faktura Utgående fakturaer – linjen/utvalget sender ut faktura

Refusjonsskjema Refusjonsskjema brukes KUN når et medlem legger ut penger fra egen lomme og skal ha tilbake utlegget. Refusjonsskjemaet finner dere utenfor sekretariatet Alle punktene på personalia må fylles ut av den som søker refusjon. Kontonummerets eier og utlegger må ALLTID samsvare Økonomiansvarlig og/eller leder må også skrive under. Konteringen fylles ut av økonomiansvarlig i utvalget/linjen. HUSK Å LEGG VED KVITTERINGENE! En og en på eget hvitt ark med tape.

Hvor skal refusjonsskjemaene leveres? -Leverer til leder/økonomiansvarlig på linjen. VIKTIG å ikke betale ut før refusjonsskjema er levert. -Etter utlegget er betalt skal refusjonsskjemaet med kvittering leveres i hyllen til kontaktpersonen i Økonomigruppen -For utvalg,prosjekt, stab skal refusjonsskjema leveres i posthyllen til SBIO økonomiansvarlig for utbetaling.

Forhåndsutbetaling Lån av penger til betaling av sosiale arrangementer/turer osv. Store beløp hvor ingen har mulighet til å legge ut penger. Låner penger av kontoen for så å sette resterende beløp tilbake i ettertid. Det MÅ skrives kontrakt ved lån av penger. Husk kvitteringer! Dersom kvitteringer manger blir vedkommende etterfakturert. Kun i nødstilfeller ved store beløp og ALDRI med kontanter!! Etter arrangementet leveres refusjonskjema (skal fylles ut på vanlig måte) med kvitteringer, utbetalt beløp og beløp som er brukt.

Inngående faktura Inngående fakturaer hentes i posthyllen i sekretariatet. Husk å sjekk posten MINST to ganger i uken. Påfør linje/utvalg og hvilken konto den skal kostnadføres. Alle fakturaer skal attesteres av leder og økonomiansvarlig Viktig å si i fra til leverandør om hvilken linje/utvalg fakturaen tilhører Fakturaadresse dere skal oppgi: Nydalsveien 37, 0442 Oslo, SBIO/ navn på Linje, utvalg eller stab. Dere må også oppgi organisasjonsnummer MVA

Hvor skal fakturaene leveres? Pass på at det står hvilken linje/utvalg det er på fakturaen Leder og økonomiansvarlig betaler fakturaen. Fakturaen skal leveres i hyllen til deres representant i Økonomigruppen. For utvalg, prosjekt, stab leveres faktura for utbetaling til Økonomiansvarlig i SBIO. Det er viktig at det leveres i god tid før forfall!Minst 10 dager før forfall. Spør i sekretariatet hvis dere er usikre på hvor ting skal leveres!

Kontering – de viktigste kontoene 5990 – Sosiale kostnader 6900 – Telefon 7330 – Diverse arrangement 7320 – Markedsføring 6800 – Kontorrekvisita Bilgodtgjørelse

Bilag Linje Betal fakturaen eller refusjonen Konter og godkjenn bilaget Legg i hyllen til kontaktperson i økonomigruppen Utvalg/Prosjekt/Stab Godkjenn og konter bilaget Legg i hyllen til økonomiansvarlig i SBIO for betaling

Utgående faktura Skal dere fakturere noen: Sbio.no -> filbank -> dokumenter -> fakturamal utgående. Fyll ut malen og send til med kopi til Faktura for sponsorinntekter: sbio.no -> filbank - > dokumenter -> fakturamal bedrifter. Fyll ut malen og send til med kopi til

Økonomiansvarligs 10 bud 1. Innlevering av bilag skjer fortløpende! -Dette fordi..Avstemming av kontoene skjer etter hver måned. 2. Posten må sjekkes minst to ganger i uken. 3. Ingen utbetalinger før bilag er mottatt 4. INGEN KONTANTUTTAK 5. Ta kopi av alt av bilag og arkiver dette i egen perm 6. Tape en og en kvittering på et hvitt ark. HUSK! Ingen stifter! 7. Refusjonsskjema og kvitteringer skal festes sammen med binders 8. Søknader om støtte fra SBIO sendes i god tid i forkant. Helst 10 dager i forkant. 9. Husk å ta vare på alt av kvitteringer! 10. Manglende bilag = stengte kontoer og ingen støtte fra SBIO!

24sevenoffice.com Dette er regnskapssystemet vårt Innlogging linjeforening:  Brukernavn linjeforeninger: Individuelt  Passord linjeforeninger: nmrf34  Når du kommer inn i systemet har du en egen bruker med personlig passord. Førstegangspassord: 1234  Utvalg,prosjekt,stab kan spørre økonomiansvarlig i SBIO for utskrift av rapport.

24sevenoffice.com Bruk av systemet  Dere bruker for det meste økonomidelen inne i regnskapsprogrammet.  Dere går inn på ØKONOMI, videre til RAPPORTER. Her kan dere finne Balanse- og Resultatrapport, som er de viktigeste rapportene.  Du kan dermed rask få innblikk i hva linjen har brukt penger på, også i tidligere år.  Utvalg kan få utskrift av rapport fra økonomiansvarlig i SBIO

Søknad om støtte Søknader til SBIO sendes til leder og økonomiansvarlig i SBIO ledelsen Budsjettet skal være spesifikt og pengene som er innvilget må benyttes slik det er spesifisert i budsjettet

Mal for søknad økonomisk støtte Mal for søknad om økonomisk støtte fra SBIO OVERSKRIFT Eks: søknad om støtte til utenlandstur TEKST Informasjon om arrangement: - når - hva - hvem kan delta og antall deltagere - hva er programmet - hensikt med arrangementet - hvorfor dere ønsker støtte - eventuelle annen relevant informasjon

Mal for søknad økonomisk støtte BUDSJETT - Utgifter (samlet sum og postene) Eks: Utgiftene skal dekke: fly, hotell, to middager Sum utgifter: kr - Inntekter (egenandel til deltager, sponsorinntekter, støtte fra andre steder) Eks: Egenandel: XX studenter à XX kroner = XXXX kr Støtte fra XX = XXXX kr Dekkes av linjeforeningen = XXXX kr Ønsket støtte fra SBIO: XX studenter à XX kroner = XXXX kr Sum inntekter: kr SIGNATUR OG DATO Linjeleder og økonomiansvarlig

Satser for behandling av søknader Til turer innenlands/arrangementer/julebord etc. gjelder: 1dag/kveld: 60% av kr 200 per person opptil 60 personer 2 dager: 70% av kr 200 per person opptil 60 personer 3 dager: 80% av kr 200 per person opptil 60 personer 4 dager: 90 % av kr 200 per person opptil 60 personer 5dager: 100% av kr 200 per person opptil 60 personer De samme reglene gjelder for reiser til utlandet, men her er maksimalt beløp per person kr 300,- For innenlandsturer er det kroner 200 i støtte per person.

Fagdager For fagdager gjelder fastsatt sats på kr 150 * X personer opp til 50 pers. Strategien Dersom dere mener at arrangementet som dere søker støtte til støtter direkte under et eller flere av våre strategiske arbeidsområder, kan dere søke om ekstra støtte. Dette må presiseres og begrunnes i søknaden. I slike tilfeller kan ledelsen innvilge ekstra støtte i tillegg til standard sats. Utstyr Dersom dere har behov for å gå til innkjøp av varig utstyr til deres utvalg eller stabsfunksjon, kan dere søke om støtte til dette. Her gjelder ingen faste satser

Utbetaling av støtte For å få støtten utbetalt må det først leveres inn bilag til økonomiansvarlig i SBIO For linjer: Når arrangementet er gjennomført skal mail om støtte, kvitteringer og kontonummeret til linjen legges i hyllen til økonomiansvarlig i SBIO. Støtten vil da bli utbetalt. Bilag må leveres både til økonomiansvarlig i SBIO og til kontaktperson i økonomigruppen

Andre steder å søke støtte Frifond KulturStyret (for prosjekter og utvalg) BI (hovedsakelig til fagdager) AKAN (til alkoholfokusfrie arrangementer og tiltak) Om dere får innvilget støtte fra disse er det viktig at dere sender dokumentasjon på gjennomført arrangement for å vise hva pengene er brukt til. Eit eksempel kan være dokumentasjon på markedsføring.

Bankkontoer Alle linjene har bankkonti Alle skal benytte sin personlige Bank-ID for å logge seg inn i nettbank(Logg inn som bedriftskunde og IKKJE privatkunde). Send legitimasjonkopi til økonomiansvarlig i sbio-ledelsen for tilgang til nye disponenter.Det tar normalt ein-to uker før dere får tilgang. Kontakt økonomiansvarlig i SBIO dersom det er problemer rundt betalinger, innlogging etc.

Oppsummering Noen spørsmål til det vi har gjennomgått? Lurer dere på noe senere, så kom innom kontoret vårt eller ta kontakt