Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014."— Utskrift av presentasjonen:

1 Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014

2 Revisjonen foreslår at Bergen kommune sikrer at Sentralarkivets virkeområde utvides til å omfatte alle enheter i Bergen kommune (jf. vedtak i ABM-plan) -Arbeidet med å inkludere ytre enheter pågår -Mål: Betjene alle kommunens enheter innen Innen 2015: -Alle grunnskolene i Bergen får tjenester fra Sentralarkivet -Det innføres elektroniske elevmapper For å nå målet, kreves: -suksessiv ressursoverføring fra byrådsavdelingene -kompetanseheving ved Sentralarkivet

3 Revisjonen foreslår at Bergen kommune sikrer at arkivverdige og journalpliktige dokumenter blir arkivert og journalført i samsvar med arkivloven og offentlighetsloven med forskrifter i alle enheter i kommunen -Prioritet: Sikre at e-poster med saksinnhold kommer inn i kommunens sak-/arkivsystem. -Dette finnes det nå en løsning for i systemet. -«E-postprosjektet» ble avsluttet 2013/2014 -Saksbehandlere og ledere deltok -Avdekket mangelfull arkivering av e-poster -Gir grunnlag for å gjøre organisasjonen mer bevisst på nødvendig «dokumentfangst». -Når Sentralarkivets virkeområde utvides, vil dokumentfangst og opplæring bli mer tilfredsstillende ivaretatt for hele Bergen kommune.

4 Revisjonen foreslår at Bergen kommune sikrer at offentlig journal på Internett omfatter hele journalen i BKsak, både når det gjelder avdelinger/enheter og organinterne dokumenter -Samtlige enheter som betjenes av Sentralarkivet er klargjort for publisering på internett. -Mange virksomheter utenom Sentralarkivet er ikke tilgjengelig på offentlig journal. -Det er spesielt vanskelig for mindre enheter med små arkivressurser å håndtere offentlig journal på nett.

5 Revisjonen foreslår at Bergen kommune sikrer at alle kommunens ansatte får tilstrekkelig opplæring knyttet til arkivering, journalføring og offentlighet -Kurs fra byarkivet i arkiv og dokumenthåndtering er nå tilgjengelig via kommunens kursbørs. -Grunnleggende arkiv-/dokumenthåndteringskurs blir en del av basisopplæringen for ledere. -Byarkivet utarbeider også et nettbasert kurs. -Byarkivet deltar i et nasjonalt nettverk om arkivopplæring, som også vil komme Bergen kommune til gode.

6 Revisjonen foreslår at Bergen kommune utarbeider tydelige rutiner/retningslinjer for arkivering, journalføring og offentlighet på de områdene revisjonen har påpekt mangler. Som en del av dette bør kommunen vurdere å utarbeide en saksbehandlerbok. -Saksbehandlerhåndbok er under utarbeidelse -Vil være knyttet til nettbasert kurs via intranett -Vil være lenket til Bergen kommunes arkivplan -Prosjektet er noe forsinket

7 Revisjonen foreslår at Bergen kommune utarbeider en fullstendig og ajourført oversikt i arkivplanen over de systemene som blir benyttet til journalføring og annen registrering av dokument -Oversikt sluttføres i disse dager -42 systemer pr. i dag

8 Revisjonen foreslår at Bergen kommune sikrer at byarkivet blir involvert i prosesser med nyanskaffelser av fagsystem, og at fagsystemer som anskaffes av kommunen oppfyller kravene i arkivforskriften og Noark- standarden (jf. vedtak i IKT-strategi i Bergen kommune). -Det er etablert flere møtepunkt der planer for nye systemer blir drøftet: -Bergen Byarkiv og IKT Konsern -Bergen Byarkiv og IKT Drift

9 Revisjonen foreslår at Bergen kommune utarbeider rutiner som sikrer at byarkivet er kjent med lokale arkiveringsrutiner som blir utarbeidet i kommunen. -Ytre enheters egne arkivsystemer kan ha mangler knyttet til: -Arkivfunksjonalitet -Innsynshåndtering -Overskriving av data -Langtidslagring -Risiko: Tap av data, økte kostnader, tap av omdømme, brudd på Arkivlov m.m. -Mål: Kontroll over kommunale arkiveringsrutiner -Prioritert arbeid for å nå målet: -Lederopplæring -Annen opplæring i arkiv- og dokumenthåndtering -Sterkere sentralisering av arkivtjenesten -God dialog med arkivtjenesten

10 Forhold som er avgjørende for å lykkes Innføring av et nytt sak-/arkivsystem i kommunen vil rette opp feil og mangler i eksisterende system. Bergen Byarkiv må være sentral i anskaffelsesprosessen. Det må tas hensyn til organisering og arkivmyndighet. Sentralisering av arkivtjenesten vil styrke arkivkvaliteten, særlig for de mindre enhetene med begrensede arkivressurser- og kompetanse. Flere tiltak for opplæring i arkiv- og dokumenthåndtering. Det arbeides kontinuerlig med Bergen kommunes arkivplan. Sentralt postmottak vil i løpet av året bli ivaretatt av Sentralarkivet.


Laste ned ppt "Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google