Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Gunhild Gjærder Solheim - Arkivet - Hole kommune Offentlighetsprosjekt i Hole kommune Innlegg på IKA Kongsbergs arkivlederseminar 6. juni 2013.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Gunhild Gjærder Solheim - Arkivet - Hole kommune Offentlighetsprosjekt i Hole kommune Innlegg på IKA Kongsbergs arkivlederseminar 6. juni 2013."— Utskrift av presentasjonen:

1 Gunhild Gjærder Solheim - Arkivet - Hole kommune Offentlighetsprosjekt i Hole kommune Innlegg på IKA Kongsbergs arkivlederseminar 6. juni 2013

2 Agenda n n Kort om Hole kommune n n Åpenhetspris /-indeks – resultat for Hole n n Historikk/bakgrunn n n Offentlighetsprosjektet n n Informasjonssikkerhet/Vegen videre Arkivet - Hole kommune

3 Kort om Hole kommune Beliggenhet: Grenser til Bærum, Ringerike, Lier og Modum kommuner Antall innbyggere: Antall ansatte: 664 Antall tjenestesteder: 20 Antall skoler: 4 Antall barnehager: 8 Antall pleie- og omsorgssenter: 1 Arkivet - Hole kommune

4 Åpenhetspris / indeks Hole kommune har lenge vært opptatt av god informasjon og åpenhet i forholdet mellom innbyggerne og forvaltningen. Dette har bl.a. gitt seg utslag i at kommunen har mottatt pris for åpenhet og sine nettsider 4 ganger siden år 2000, og kommunen kom svært godt ut i Offentlighetsutvalget i Norsk Presseforbunds undersøkelse «Åpenhetsindeksen 2011», der vi fikk 15 poeng av 18 mulige. I tillegg kan nevnes at Hole kommune var en av de første kommunene i Norge som publiserte saksdokumenter på internett (1998). Arkivet - Hole kommune

5

6

7

8 Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

9 Arkivet - Hole kommune

10 Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

11 WebSak og Innsynsmodulen n n Innføring av Acos WebSak i mars 2006 n n Acos Innsyn/Drum fra samme dato Strategi - Meroffentlighet: n n Publisering av hele journalen n n Publisering av alle dokumenter som ikke er u.off. med hjemmel i lov. n n Publisering av både innkomne og egenproduserte dokumenter – Typer I, U, N og S n n Publisering med 3 dagers forsinkelse Arkivet - Hole kommune

12 Offentlig journal og personvern Saksbehandler/leder: n n Inngående dok.: Ansvar for offentlighetsvurdering og publiseringsvurdering innen 3 arbeidsdager n n Utgående dok.: Ansvar for skjerming/publisering – evt. lage offentlig versjon av dokumentet i WebSak Arkivtjenesten: n n Inngående dokumenter: Evt. forhåndsgradering ved journalføring n n Utgående dokumenter: Journalføring av dokumenter med status F (Ferdig) Arkivet - Hole kommune

13 Offentlig journal og personvern Arkivet: n n Ansvar for å kontrollere opplysninger i journalen før publisering og å kjøre «Drum» n n Ansvar for nødrutine ved feilpublisering Arkivet - Hole kommune

14 Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune BRUKERVENNLIG INNSYNSLØSNING

15 Ja – vi gjør feil Publisering av dokumenter med n n Sensitiv informasjon n n Fødsels- og personnummer Arkivet - Hole kommune

16 Datatilsynet 2007 – Kontroll av Hole kommunes nettside og varsel om vedtak om følgende pålegg: n n Pålegg om å fjerne personnummer fra div elektroniske søknadsskjema. n n Fjerne oppfordring til bruk av e-post ved forsendelse av skjemaer med helseopplysninger og personnummer n n Gi tilstrekkelig informasjon til den registrerte om formålet med behandlingen Arkivet - Hole kommune

17 Tiltak: n n Pålegg utført – Datatilsynet fornøyd I tillegg: n n Dokumentene publiseres i 3 mnd. (ligger ikke ute «til evig tid») Arkivet - Hole kommune

18 Grunnlaget for innsyn n n Journalføring og arkivering i sak/arkiv-systemet er grunnlaget for innsyn i postlisten n n Utfordring: Hvordan få saksbehandlere (inkludert ledere) til å forstå dette? Arkivet - Hole kommune

19 Flere tiltak: n n Info-skriv med forslag til gradering n n «Teskje-kurs» for saksbehandlere i bruk av WebSak og gradering av dok. n n Kurs for alle i Offentleglova n n Info om publisering og rett til innsyn på hjemmesiden Arkivet - Hole kommune

20 INFORMASJON OM RETTEN TIL INNSYN

21 Ny offentlighetslov n n Ny offentlighetslov trådte i kraft 1. januar 2009 n n Den nye offentlighetsloven innebærer vesentlige endringer og gir bl.a. større rett til innsyn i kommunens dokumenter. n n Forskriften §7 og §9 presiserer hvilke opplysninger og dokumenter som ikke skal publiseres på internett. Arkivet - Hole kommune

22 Offentlighetsvurdering n n Feil bruk av lovverket n n Feil bruk av WebSak n n Ulik praksis på tjenestestedene n n Egen tolkning av «sensitiv informasjon» n n Konsekvens: «Overgradering» av saker og dokumenter Arkivet - Hole kommune

23 Publisering n n Publisering – gjelder det meg? n n Publisering – et arkivanliggende? n n Overordnet policy på hva som skal publiseres – retningslinjer? Arkivet - Hole kommune

24 FRUSTRASJON n n Flere kontrollerer journalen n n Vi gjør likevel feil Arkivet - Hole kommune

25 OFFENTLIGHETSPROSJEKTET n n Kontakt med Torleif Lind, IKA Kongsberg n n Avklaring med rådmannen n n Dannet prosjektgruppe bestående av: u u Prosjektansvarlig Heming Herdlevær, kommunalsjef u u Prosjektleder; Gunhild G. Solheim u u Prosjektgruppe: Marthe Hagelsteen, formannskapssekretær u u og Torleif Lind, IKA Kongsberg n n Oppstart 22. aug Arkivet - Hole kommune

26 Prosjektplan n n Utarbeidelse av prosjektplan – Oktober 2012 n n Forprosjekt Offentlighet og internettpublisering i Hole kommune Arkivet - Hole kommune

27 Prosjektplan n n Hole kommune tar konsekvensen av de krav som stilles til korrekt og kompetent praktisering av offentlighetsloven, og setter med dette i gang en forstudie som skal se på ulike løsninger for å oppfylle disse kravene. Forstudiet skal i tillegg se på løsninger som skal bidra til at kommunens publisering av journaler og dokumenter blir så sikker som mulig. Arkivet - Hole kommune

28 Prosjektplan n n Målsetting: Prosjektets målsetting er å skape ett eller flere verktøy som saksbehandlerne i Hole kommune kan benytte for på en effektiv måte å kunne vurdere offentlighet/unntak fra offentlighet i henhold til gjeldende lovverk og kommunens politikk på området. Verktøyene skal også være egnet til å vurdere hvilke dokumenter som skal publiseres på internett, og hvilke som skal unntas slik publisering Arkivet - Hole kommune

29 Prosjektplan godkjent n n Prosjektplanen ble godkjent av rådmannen den 12. okt. Arkivet - Hole kommune

30 Hva er behovet? Enighet om: n n Noe konkret – retningslinjer n n Sikre personvern n n Sikre likebehandling (saksbehandlers vurderinger av innsynet) n n Et dokument som saksbehandlere og arkiv kan benytte i det daglige. n n Redusere ressursbruk Arkivet - Hole kommune

31 Prosjektplan - verktøy n n Vi utarbeidet en oversikt over de fleste typer saker og dokumenter som håndteres innenfor hvert tjenesteområde. Videre satte vi opp forslag til gradering og publisering Arkivet - Hole kommune

32 Prosjektplan Hadde stor nytte av dokumentoversiktene i IKA Kongsbergs retningslinjer for n n Personalsaker n n Elevsaker n n Barnemapper Arkivet - Hole kommune

33 Utfordringer underveis: n n Publisering av offentlig versjon av dokumenter i WebSak? n n Meroffentlighet og bruk av ressurser? n n Målsetting: Å ikke publisere dokumenter som inneholder personnummer Arkivet - Hole kommune

34 Høring internt n n Dokumentet ble godkjent av prosjekteier og sendt ut på høring (tjenesteledere og saksbehandlere) i organisasjonen den 26. februar. n n Informasjon om prosjektet ble også lagt ut på intranettet Arkivet - Hole kommune

35 Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune DOKUMENTET UT PÅ HØRING

36 Høring forts. n n Mange positive tilbakemeldinger n n Mange glade for å få retningslinjer n n Noen mente vi hadde vært for restriktive ang. publisering Arkivet - Hole kommune

37 Rådmannens godkjenning n n Endelig utgave av retningslinjer ble oversendt rådmannen og godkjent den 15. mai n n Publisert på intranettet og tas opp som sak på tjenesteledermøte før sommeren Arkivet - Hole kommune

38

39

40 • • Dokumentet er ment å være et dynamisk dokument som kan justeres etter behov

41 Info. sikkerhet -Vegen videre: Arkivet er oppdelt i mange arkivdeler n n Dokumenter i arkivdelene for barnemapper og elevsaker er sperret for automatisk publisering n n Vurderer å sperre arkivdelen for personalsaker og oppmålingssaker Arkivet - Hole kommune

42 Info. Sikkerhet - Veien videre n n 3. sept. - Kurs i Offentleglova og gjennomgang av retningslinjene for tjenesteledere og saksbehandlere v/Torleif Lind n n Forts. fokus på tiltak som styrker informasjonssikkerheten Arkivet - Hole kommune

43 SPØRSMÅL

44


Laste ned ppt "Gunhild Gjærder Solheim - Arkivet - Hole kommune Offentlighetsprosjekt i Hole kommune Innlegg på IKA Kongsbergs arkivlederseminar 6. juni 2013."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google