Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Periodisering 22.09.2011 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Periodisering 22.09.2011 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)"— Utskrift av presentasjonen:

1 Periodisering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

2 Periodisering Skarpt periodeskille Overlappingsperiode Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

3 Dersom journalen er elektronisk, kan man ved normal overgang mellom arkivperioder bruke overlappingsperiode istedenfor skarpt skille, slik det er gjort rede for i Noark-standarden (Arkivforskriften § 3-13) Kriterier for bruk av overlappingsperiode: – Journalføring i et Koark eller Noark-system – Ved normal overgang mellom to perioder Mykt periodeskille - overlapping Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

4 Arkivdel Arkivperiode Forgjenger og arvtaker For alle arkivdeler som skal periodiseres må det opprettes en ny arkivdel: Modell: Periodisering i Noark-4 Overlappingsperiode Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Gammel arkivdel Emne 1 (k-koder) 2007 – 2011 (forgjenger) Skifter status fra A til status O Ny arkivdel Emne 1 (k-koder) 2011 – 2016 (arvtaker) Settes i status A Overlapping Alle saker med nye dokumenter etter 2012 flyttes til ny arkivdel Alle nye saker

5 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

6 Før overlapping sluttføres: Kontrollere at alle saker i arkivdeler med status O (overlapping) er avsluttet Saker som ikke er avsluttet eller ikke kan avsluttes etter to år bør overføres til arvtakeren Presedenssaker overføres Avsluttet arkivdel – endre status fra O til B (bortsatt), blir stengt for registrering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

7 Arkivdeler ordnet etter objekt Alternativ 1 Ved starten av en arkivperiode opprette arkivdel U (utgått) Arkivdel Personale (A) – Arkivdel Personale sluttet (U) Setter bort de objekter (f.eks. ansatt) som er blitt uaktuelle i løpet av perioden Bortsetting kan skje gradvis eller samlet Når perioden er over endres arkivstatus fra U til B (bortsatt) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

8 Arkivdeler ordnet etter objekt Alternativ 2 Når arkivperioden /overlappingsperioden er avsluttet, opprettes arkivdel(er) med status B Uaktuelle objekter overføres samlet til arkivdel B. Avslutningsdato for arkivdel B registreres. Opprinnelig arkivdel (som fortsatt har status A) registreres som arvtager til arkivdel B.

9 Arkivdeler ordnet etter utvalgsmønster? Inneholder møteprotokoller, innkallinger, sakskart m.v. Benytte samme arkivperioder som for emneordnet arkiv Ved avsluttet arkivperiode endres status til B og arkivdelen er sperret for nye registreringer Avslutning av arkivdelen registreres (= siste dato for arkivperioden) Det opprettes en ny arkivdel som er arvtaker etter den arkivdelen som ble avsluttet (arkivstatus A) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

10 Sanering av basen Skal bare omfatte en eller flere hele, avsluttede arkivperioder. Legges i historiske databaser (med en eller flere arkivdeler i) Det må også produseres en eksportversjon av det utskilte materiale for avlevering til arkivdepot. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

11 Prosedyre for avlevering Beslutte hvilke deler av basen som skal saneres (status B) Ta ut rapport arkivoversikt Ta ut avleveringsliste(r) for avsluttet del av Noark- basen Kopier til godkjent eksportformat Etablere historisk(e) base(r) Klart dokumentere kobling til evt. fysisk arkivmateriale Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)


Laste ned ppt "Periodisering 22.09.2011 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google