Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Prosjektet 12k i Vestfold Innføring i NOARK 4-standarden Anne Mette Dørum, Riksarkivet, 05.12.2005.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Prosjektet 12k i Vestfold Innføring i NOARK 4-standarden Anne Mette Dørum, Riksarkivet, 05.12.2005."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Prosjektet 12k i Vestfold Innføring i NOARK 4-standarden Anne Mette Dørum, Riksarkivet,

2 2 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4 Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

3 3 Hva er det egentlig vi får ut av det? -Elektronisk saksbehandleromgivelse, med utgangspunkt i saksbehandlernes behov Elektronisk saksbehandleromgivelse gir mulighet for å jobbe effektivt med IT-støtte!

4 4 Hva er arkiv? Arkivloven: 3Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, men arkivuverdige dokumenter sorteres ut Mer spesifikt: 3Dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet man utøver 3Spor etter aktiviteter, transaksjoner osv 3Ikke begrenset til bestemte typer dokumenter Vanlig dokumenttype: 3Saksdokumenter – men også elektroniske registre, databaser og fagsystem er arkiv!

5 5 Arkivdokumenter = saksdokumenter Kontekst er et viktig krav til et arkiv 3Andre dokumenter i saken 3Behandlingsinformasjon og -dokumentasjon 3Prosessdokumentasjon 3Transaksjonsdokumentasjon 3Annen arkivstyringsinformasjon Sikkerhet er et viktig krav til arkiv 3Sikkerhet mot uautorisert adgang 3Sikkerhet mot endring 3Sikkerhet mot sletting (uhjemlet kassasjon)

6 6 Hva er elektronisk arkiv? Et elektronisk arkiv er et arkiv som består av dokumenter i elektronisk form 3Fortsatt skal man ivareta hensyn til og behov for –Proveniens –Kontekst, innhold, struktur og form –Tilgang og gjenbruk –Sikkerhet og autorisasjon –Bortsetting og avlevering –Kassasjon og bevaring –Arkivvedlikehold Fokus på dokumentfangst er svært viktig!

7 7 Når har vi elektronisk arkiv?  Lagrer både produksjonsformat og arkivformat (Arkivformat = Ren tekst, XML, PDF, TIFF, PNG, JPEG, MP3, MPEG2)  Hoveddokumentet alltid elektronisk  Det kan knyttes merknader til dokumentet  Systemet logger alle aktiviteter  Konvertering til arkivformat er enkel og sikker  Dokumentene er sikret mot endring/sletting/innsyn  Arkivformatet kan avleveres til Riksarkivaren  System, rutiner, format og medium er godkjent av Riksarkivaren Og bestemmelsene i kap. IX Elektronisk arkivering av saksdokumenter er fulgt!

8 8 Hva legger vi egentlig om til? Skanning Journalføring Brev inn Leder Behandl.regl. Saksbeh. Høringsrunder Samarbeid Arkiv- tjenesten Brev ut Utkast Godkjenning Elektronisk arkiv Arkiv- tjenesten Informasjonsinnhenting

9 9 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4 Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

10 10 Elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer  Journalsystem: 3elektroniske journalopplysninger, sakarkiv på papir 3Noark-1 - Noark-3.  Arkivsystem (journal- og arkivsystem): 3samlet system for elektronisk journal og (sak)arkiv 3Noark-4  Arkiv- og saksbehandlingssystem (generelt) 3integrerte funksjoner for arkiv og generell (”ikke- standardisert”) saksbehandling 3Noark- 4 og SGK integrert i ett system  Fagsystem 3spesialisert arkiv- og saksbehandlingssystem

11 11 Hovedkomponenter i et elektronisk arkivsystem (Noark-4) 1) Journalføring / arkivstyring 3registrere opplysninger om dokumentene og deres kontekst (metadata) 3etablere en logisk arkivstruktur v.h.a. et eller flere ordningsprinsipper (arkivnøkkel m.v.) 3plassere dokumentene i sin rette sammenheng (kontekst), herunder arkivstruktur 3gjenfinne dokumenter og vise dem i sin rette kontekst (begge deler v.h.a. metadata) 3styre all tilgang til dokumentene 3fordele til behandling

12 12 Hovedkomponenter i et elektronisk arkivsystem (Noark-4) 2) Dokumenthåndtering (elektronisk arkiv) 3lagre dokumenter i godkjent(e) format(er) 3versjonskontroll ved arkivering 3sikring mot endring av dokumentene (autentisitet), dvs. fryse spor etter aktiviteter og handlinger 3sikring mot uautorisert bruk

13 13 Noark-4: Overordnet modell (s.34)

14 14 Elektronisk arkiv i Noark-4 Elektronisk arkiv: Alle dokumenter og all informasjon i og om en sak lagres elektronisk  Elektroniske saksdokumenter i flere 3versjoner: stadier i behandlingsprosessen 3formater: produksjonsformat, arkivformat  Et dokument kan knyttes til flere saker og journalposter  Merknader kan knyttes til ethvert nivå: sak, journalpost, dokument, versjon, format ….  Prosessinformasjon lagres elektronisk i arkivsystemet

15 15 Noark 4: figur Saksdokumenter

16 16 Noark 4: figur Saksdokumenter

17 17 Noark og SGK Eksempel på integrering

18 18 Noark-4 om Integrering med saksbehandling  Saksbehandlere og ledere får tilgang til ulike informasjonskilder fra én og samme brukeromgivelse  Prosesstyringsinformasjon overføres mellom systemene : 3overføring av informasjon begge veier 3kommandoer i saksbehandlingssystemet genererer statusverdier i Noark 3statusverdier i Noark styrer saksbehandlers rettigheter overfor Noark fra saksbehandlingssystemet

19 19 Noark-4: Figur 2-1 Tilgang til ulike informasjonskilder

20 20 Noark-4 om Kvalitetssikring og prosesstyring  Saksbehandlere og ledere kan registrere i arkivsystemet og arkivere elektroniske dokumenter  Mekanismer for kvalitetssikring: 3ulike aktører (roller) har ulike rettigheter 3en del rettigheter er knyttet til stadier i behandlingsprosessen 3statusverdier (saksstatus, journalstatus) angir stadier og styrer prosessrelaterte rettigheter

21 21 Noark-4: Figur 6-1 Inngående dokumentbehandling

22 22 Noark-4: Figur 6-2 Internt produserte dokumenter

23 23 Noark-4 om Integrering med e-post  Integrerte funksjoner 3mottatt e-post skal enkelt kunne overføres til Noark for registrering og eventuell arkivering 3elektronisk ekspedering skal kunne skje fra arkivsystemet eller et integrert saksbehandlingssystem, og statusverdi oppdateres automatisk i arkivsystemet  Automatisert journalføring av elektronisk korrespondanse mellom Noark-brukere 3journalinformasjon kan følge som vedlegg til e-post, legger grunnlag for automatisert registrering hos mottaker 3graden av automatisering kan differensieres etter korrespondansepartner

24 24 Noark-4 Langtidslagring og framtidig bruk  Alle Noark-systemer skal ha eksportfunksjoner både for registrerte opplysninger og elektroniske dokumenter  For registrerte opplysninger er eksportformatet helspesifisert i XML  For elektroniske dokumenter er eksportformatet identisk med arkivformatet  Alle Noark-systemer skal ha funksjoner for å importere fra eksportformatet  Importerte opplysninger og dokumenter er tilgjengelige på samme måte som i det opprinnelige system

25 25 Noark-4 Modell for langtidslagring

26 26 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4 Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

27 27 Hvordan organisere arkivstrukturen Et Noark 4-system har: 3Flere logiske arkiv som kan ha hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp og hver sine saksnummerserier 3Flere logiske arkivdeler som kan ha hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp og hver sine saksnummerserier 3Flere arkivperioder i samme system 3Underinndelinger innenfor en sak; saksdeler Kravene er : 3Alle journalførte dokumenter i samme sak skal lagres enten elektronisk eller på papir 3Elektroniske og papirbaserte saker arkiveres i hver sin arkivdel Arkiv Arkivdel Journalpost Sak Dokument

28 28 Arkiv og arkivdel  Inndeling i logiske arkiv 3Hver arkivskaper skal ha sitt eget, logiske arkiv  Inndeling i arkivdeler kan ha mange funksjoner: 3Skiller mellom emneordnet og objektordnet arkiv. 3Skiller mellom deler av arkivet som skal periodiseres til forskjellig tid og etter ulike prinsipper. 3Skiller mellom papirbasert og elektronisk arkiv. 3Skiller mellom ulike arkivperioder: aktivt arkiv, arkiv i overlappingsperiode og bortsatt arkiv. 3Skiller mellom elektroniske dokumenter som tilhører saksarkivet og dokumenter som ikke skal journalføres (f.eks. utvalgsdokumenter). 3Skiller arkivdeler ordnet etter ny og gammel nøkkel. 3Skiller ut saker som skal overføres til ny organisasjon.

29 29 Organisatoriske strukturer  Sentral/desentral arkivtjeneste 3En felles arkivtjeneste innenfor kommunen 3Felles arkivtjeneste for flere kommuner  Sentral/desentral IT-funksjon 3Felles IT-funksjon for flere kommuner  Felles saksbehandling på bestemte områder

30 30 Blandet arkivering En del dokumenter blir fortsatt på papir 3Hvilke dokumenter er det? 3Hvordan skal de håndteres? 3Papirflyt vs elektronisk flyt 3Er det en blanding av elektroniske og papirbaserte dokumenter i samme sak, skal hele saken være i papirform. 3Er det en blanding av elektroniske og papirbaserte dokumenter i samme arkivdel, skal hele arkivdelen være i papirform. 3Sakens elektroniske dokumenter regnes som arbeidskopier 3All blanding av papirbasert og elektronisk arkivering skal være godt dokumentert i arkivplanen (Jf Elektronisk arkivering av saksdokumenter § 3-1) Konklusjon: Etabler elektroniske løsninger ved elektroniske rutiner og bruk av skanning og dokumentimport!

31 31 Elektronisk arkiv Instruks for regler, ansvar og rutiner for: 3Hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk/ på papir 3Hvilke(t) arkivformat(er) som skal brukes 3Verifikasjon av at skanning er korrekt utført og komplett og at dokumentene er lesbare, før papirdokumentet ev. makuleres 3Tidspunkt for makulering av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk 3Periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil avlevering 3Hvilke type dokumenter som skal autentiseres med ulike typer elektronisk signatur (Jf Elektronisk arkivering av saksdokumenter § 3-2)

32 32 Andre ting til avklaring 3Hva skal journalføres? 3Er saksbegrepet, sakstitler, dokumentbeskrivelser osv standardisert? 3Er saksbegrepet avklart i hele virksomheten? 3Saksoppfølging – arkivets eller saksbehandleres ansvar? 3Presedenser – arkivets eller saksbehandleres ansvar? 3Skal vi ha offentlig journal på Internett? 3Er det utarbeidet et normsett for registreringeri og kvalitetssikring av journalen og arkivet?

33 33 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4 Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

34 34 Hvem starter? Arkivtjenesten starter, og får systemet «i fingrene» 3Husk at rutiner osv må evalueres og korrigeres! Deretter kobles pilotgruppen på 3Husk at rutiner osv må evalueres og korrigeres! Deretter kobles resten av brukerne på etter implementeringsplanen som er lagt 3Husk at rutiner osv må evalueres og korrigeres fortløpende! Husk at piloten må være vellykket!

35 35 Veien å gå = fallgruver å gå i Implementeringsprosess og daglig drift 3For stram tidsplan 3Testperiode for dårlig planlagt 3Pilotprosjektet ikke godt nok planlagt 3Ikke estimert nok tid til prosjektarbeidet 3Ikke testet systemet godt nok i eget teknisk miljø 3Alle kostnader, og for hvem, er ikke godt nok avklart 3Prosjektorganisasjonen kjenner/forstår ikke ansvaret 3Prosjektdeltakerne ikke godt nok motivert eller skolert 3Felles prosjektmandat og prosjektbeskrivelse mangler 3Mangelfull milepælsplan uten aktiviteter, avhengigheter osv 3Kartlegging av rutiner, ansvar og arbeidsoppgaver ikke gjort 3Organisering av arkivtjenesten og arkivet ikke gjennomtenkt 3Ledere og saksbehandlere tror det hele «bare er en arkivgreie» 3Roller og tilgangsrettigheter får for mye fokus eller blir for detaljert Planlegg godt, tenk på alt men velg det enkle i første omgang!

36 36 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4 Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

37 37 Nye roller og oppgaver for alle Leders elektroniske hverdag 3Kontrollere og legge inn data, fordele saker 3Gi anvisninger, merknader godkjenning osv 3Restansekontroll og annen saksoppfølging Saksbehandlers elektroniske hverdag 3Delta i ajourføring av felles datagrunnlag 3Følge etatens arkivstandarder og –retningslinjer 3Samarbeide med andre om informasjons- og dokumentdeling Arkivarens elektroniske hverdag 3Utarbeide skriftlige rutiner og normsett 3Kvalitetssikre andres registreringer 3Lære opp, veilede og motivere systemets brukere 3Administrere, kvalitetssikre og vedlikeholde datagrunnlaget

38 38 Ledergevinster God, løpende oversikt over 3Saker til behandling 3Sakens status 3Hvem gjør hva 3Restansesituasjonen Kan bruke dette til å 3Begrunne budsjetter 3Begrunne stillingsbehov 3Avsløre flaskehalser 3Omfordele arbeidsoppgaver

39 39 Saksbehandlergevinster 3Informasjonstilgang uavhengig av tid og sted 3Lett å få oversikt over sakens dokumenter, parter, tidsfrister, høringsfrister osv 3Tid til leting etter dokumenter reduseres 3Alle sakene og dokumentene er der 3Finner riktig versjon av dokumentet 3Tilgang til tilsvarende saker og dokumenter 3Tilgang til ajourholdt presedensoversikt 3Tid til dokumentproduksjon reduseres 3Distribusjonstiden går drastisk ned


Laste ned ppt "1 Prosjektet 12k i Vestfold Innføring i NOARK 4-standarden Anne Mette Dørum, Riksarkivet, 05.12.2005."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google