Prosjektet 12k i Vestfold

Presentasjon om: "Prosjektet 12k i Vestfold"— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektet 12k i Vestfold
Innføring i NOARK 4-standarden Anne Mette Dørum, Riksarkivet,

2 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4
Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

3 Hva er det egentlig vi får ut av det?
Elektronisk saksbehandleromgivelse, med utgangspunkt i saksbehandlernes behov Elektronisk saksbehandleromgivelse gir mulighet for å jobbe effektivt med IT-støtte!

4 Hva er arkiv? Arkivloven: Mer spesifikt: Vanlig dokumenttype:
Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, men arkivuverdige dokumenter sorteres ut Mer spesifikt: Dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet man utøver Spor etter aktiviteter, transaksjoner osv Ikke begrenset til bestemte typer dokumenter Vanlig dokumenttype: Saksdokumenter – men også elektroniske registre, databaser og fagsystem er arkiv!

5 Arkivdokumenter = saksdokumenter
Kontekst er et viktig krav til et arkiv Andre dokumenter i saken Behandlingsinformasjon og -dokumentasjon Prosessdokumentasjon Transaksjonsdokumentasjon Annen arkivstyringsinformasjon Sikkerhet er et viktig krav til arkiv Sikkerhet mot uautorisert adgang Sikkerhet mot endring Sikkerhet mot sletting (uhjemlet kassasjon)

6 Hva er elektronisk arkiv?
Et elektronisk arkiv er et arkiv som består av dokumenter i elektronisk form Fortsatt skal man ivareta hensyn til og behov for Proveniens Kontekst, innhold, struktur og form Tilgang og gjenbruk Sikkerhet og autorisasjon Bortsetting og avlevering Kassasjon og bevaring Arkivvedlikehold Fokus på dokumentfangst er svært viktig!

7 Når har vi elektronisk arkiv?
Lagrer både produksjonsformat og arkivformat (Arkivformat = Ren tekst, XML, PDF, TIFF, PNG, JPEG, MP3, MPEG2) Hoveddokumentet alltid elektronisk Det kan knyttes merknader til dokumentet Systemet logger alle aktiviteter Konvertering til arkivformat er enkel og sikker Dokumentene er sikret mot endring/sletting/innsyn Arkivformatet kan avleveres til Riksarkivaren System, rutiner, format og medium er godkjent av Riksarkivaren Og bestemmelsene i kap. IX Elektronisk arkivering av saksdokumenter er fulgt!

8 Hva legger vi egentlig om til?
Skanning Journalføring Brev inn Leder Behandl.regl. Saksbeh. Høringsrunder Samarbeid Arkiv- tjenesten Brev ut Utkast Godkjenning Elektronisk arkiv Informasjonsinnhenting

9 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4
Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

10 Elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer
Journalsystem: elektroniske journalopplysninger, sakarkiv på papir Noark-1 - Noark-3. Arkivsystem (journal- og arkivsystem): samlet system for elektronisk journal og (sak)arkiv Noark-4 Arkiv- og saksbehandlingssystem (generelt) integrerte funksjoner for arkiv og generell (”ikke-standardisert”) saksbehandling Noark- 4 og SGK integrert i ett system Fagsystem spesialisert arkiv- og saksbehandlingssystem

11 Hovedkomponenter i et elektronisk arkivsystem (Noark-4)
1) Journalføring / arkivstyring registrere opplysninger om dokumentene og deres kontekst (metadata) etablere en logisk arkivstruktur v.h.a. et eller flere ordningsprinsipper (arkivnøkkel m.v.) plassere dokumentene i sin rette sammenheng (kontekst), herunder arkivstruktur gjenfinne dokumenter og vise dem i sin rette kontekst (begge deler v.h.a. metadata) styre all tilgang til dokumentene fordele til behandling

12 Hovedkomponenter i et elektronisk arkivsystem (Noark-4)
2) Dokumenthåndtering (elektronisk arkiv) lagre dokumenter i godkjent(e) format(er) versjonskontroll ved arkivering sikring mot endring av dokumentene (autentisitet), dvs. fryse spor etter aktiviteter og handlinger sikring mot uautorisert bruk

13 Noark-4: Overordnet modell (s.34)

14 Elektronisk arkiv i Noark-4
Alle dokumenter og all informasjon i og om en sak lagres elektronisk Elektroniske saksdokumenter i flere versjoner: stadier i behandlingsprosessen formater: produksjonsformat, arkivformat Et dokument kan knyttes til flere saker og journalposter Merknader kan knyttes til ethvert nivå: sak, journalpost, dokument, versjon, format …. Prosessinformasjon lagres elektronisk i arkivsystemet

15 Noark 4: figur 5-2 - Saksdokumenter

16 Noark 4: figur 5-2 - Saksdokumenter

17 Noark og SGK Eksempel på integrering

18 Noark-4 om Integrering med saksbehandling
Saksbehandlere og ledere får tilgang til ulike informasjonskilder fra én og samme brukeromgivelse <2.2.2> Prosesstyringsinformasjon overføres mellom systemene <6.2> : overføring av informasjon begge veier kommandoer i saksbehandlingssystemet genererer statusverdier i Noark statusverdier i Noark styrer saksbehandlers rettigheter overfor Noark fra saksbehandlingssystemet

19 Noark-4: Figur 2-1 <s. 28> Tilgang til ulike informasjonskilder

20 Noark-4 om Kvalitetssikring og prosesstyring
Saksbehandlere og ledere kan registrere i arkivsystemet og arkivere elektroniske dokumenter <8.2, jf. kap. 6> Mekanismer for kvalitetssikring: ulike aktører (roller) har ulike rettigheter <8.2.2> en del rettigheter er knyttet til stadier i behandlingsprosessen < > statusverdier (saksstatus, journalstatus) angir stadier og styrer prosessrelaterte rettigheter <6.2>

21 Noark-4: Figur 6-1 <s. 96> Inngående dokumentbehandling

22 Noark-4: Figur 6-2 <s. 98> Internt produserte dokumenter

23 Noark-4 om Integrering med e-post
Integrerte funksjoner <10.1> mottatt e-post skal enkelt kunne overføres til Noark for registrering og eventuell arkivering elektronisk ekspedering skal kunne skje fra arkivsystemet eller et integrert saksbehandlingssystem, og statusverdi oppdateres automatisk i arkivsystemet Automatisert journalføring av elektronisk korrespondanse mellom Noark-brukere < > journalinformasjon kan følge som vedlegg til e-post, legger grunnlag for automatisert registrering hos mottaker graden av automatisering kan differensieres etter korrespondansepartner

24 Noark-4 Langtidslagring og framtidig bruk
Alle Noark-systemer skal ha eksportfunksjoner både for registrerte opplysninger og elektroniske dokumenter For registrerte opplysninger er eksportformatet helspesifisert i XML For elektroniske dokumenter er eksportformatet identisk med arkivformatet Alle Noark-systemer skal ha funksjoner for å importere fra eksportformatet Importerte opplysninger og dokumenter er tilgjengelige på samme måte som i det opprinnelige system

25 Noark-4 Modell for langtidslagring

26 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4
Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

27 Hvordan organisere arkivstrukturen
Et Noark 4-system har: Flere logiske arkiv som kan ha hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp og hver sine saksnummerserier Flere logiske arkivdeler som kan ha hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp og hver sine saksnummerserier Flere arkivperioder i samme system Underinndelinger innenfor en sak; saksdeler Kravene er : Alle journalførte dokumenter i samme sak skal lagres enten elektronisk eller på papir Elektroniske og papirbaserte saker arkiveres i hver sin arkivdel Arkiv Arkivdel Journalpost Sak Dokument

28 Arkiv og arkivdel Inndeling i logiske arkiv
Hver arkivskaper skal ha sitt eget, logiske arkiv Inndeling i arkivdeler kan ha mange funksjoner: Skiller mellom emneordnet og objektordnet arkiv. Skiller mellom deler av arkivet som skal periodiseres til forskjellig tid og etter ulike prinsipper. Skiller mellom papirbasert og elektronisk arkiv. Skiller mellom ulike arkivperioder: aktivt arkiv, arkiv i overlappingsperiode og bortsatt arkiv. Skiller mellom elektroniske dokumenter som tilhører saksarkivet og dokumenter som ikke skal journalføres (f.eks. utvalgsdokumenter). Skiller arkivdeler ordnet etter ny og gammel nøkkel. Skiller ut saker som skal overføres til ny organisasjon.

29 Organisatoriske strukturer
Sentral/desentral arkivtjeneste En felles arkivtjeneste innenfor kommunen Felles arkivtjeneste for flere kommuner Sentral/desentral IT-funksjon Felles IT-funksjon for flere kommuner Felles saksbehandling på bestemte områder

30 Blandet arkivering En del dokumenter blir fortsatt på papir
(Jf Elektronisk arkivering av saksdokumenter § 3-1) En del dokumenter blir fortsatt på papir Hvilke dokumenter er det? Hvordan skal de håndteres? Papirflyt vs elektronisk flyt Er det en blanding av elektroniske og papirbaserte dokumenter i samme sak, skal hele saken være i papirform. Er det en blanding av elektroniske og papirbaserte dokumenter i samme arkivdel, skal hele arkivdelen være i papirform. Sakens elektroniske dokumenter regnes som arbeidskopier All blanding av papirbasert og elektronisk arkivering skal være godt dokumentert i arkivplanen Konklusjon: Etabler elektroniske løsninger ved elektroniske rutiner og bruk av skanning og dokumentimport!

31 Elektronisk arkiv Instruks for regler, ansvar og rutiner for:
(Jf Elektronisk arkivering av saksdokumenter § 3-2) Instruks for regler, ansvar og rutiner for: Hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk/ på papir Hvilke(t) arkivformat(er) som skal brukes Verifikasjon av at skanning er korrekt utført og komplett og at dokumentene er lesbare, før papirdokumentet ev. makuleres Tidspunkt for makulering av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk Periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil avlevering Hvilke type dokumenter som skal autentiseres med ulike typer elektronisk signatur

32 Andre ting til avklaring
Hva skal journalføres? Er saksbegrepet, sakstitler, dokumentbeskrivelser osv standardisert? Er saksbegrepet avklart i hele virksomheten? Saksoppfølging – arkivets eller saksbehandleres ansvar? Presedenser – arkivets eller saksbehandleres ansvar? Skal vi ha offentlig journal på Internett? Er det utarbeidet et normsett for registreringer i og kvalitetssikring av journalen og arkivet?

33 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4
Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

34 Hvem starter? Arkivtjenesten starter, og får systemet «i fingrene»
Husk at rutiner osv må evalueres og korrigeres! Deretter kobles pilotgruppen på Deretter kobles resten av brukerne på etter implementeringsplanen som er lagt Husk at rutiner osv må evalueres og korrigeres fortløpende! Husk at piloten må være vellykket!

35 Veien å gå = fallgruver å gå i
Implementeringsprosess og daglig drift For stram tidsplan Testperiode for dårlig planlagt Pilotprosjektet ikke godt nok planlagt Ikke estimert nok tid til prosjektarbeidet Ikke testet systemet godt nok i eget teknisk miljø Alle kostnader, og for hvem, er ikke godt nok avklart Prosjektorganisasjonen kjenner/forstår ikke ansvaret Prosjektdeltakerne ikke godt nok motivert eller skolert Felles prosjektmandat og prosjektbeskrivelse mangler Mangelfull milepælsplan uten aktiviteter, avhengigheter osv Kartlegging av rutiner, ansvar og arbeidsoppgaver ikke gjort Organisering av arkivtjenesten og arkivet ikke gjennomtenkt Ledere og saksbehandlere tror det hele «bare er en arkivgreie» Roller og tilgangsrettigheter får for mye fokus eller blir for detaljert Planlegg godt, tenk på alt men velg det enkle i første omgang!

36 Hva jeg skal snakke om Litt arkivfaglighet Mye om Noark-4
Litt om framtidige rutiner Litt om selve innføringsprosjektet Og avslutte med de nye rollene

37 Nye roller og oppgaver for alle
Leders elektroniske hverdag Kontrollere og legge inn data, fordele saker Gi anvisninger, merknader godkjenning osv Restansekontroll og annen saksoppfølging Saksbehandlers elektroniske hverdag Delta i ajourføring av felles datagrunnlag Følge etatens arkivstandarder og –retningslinjer Samarbeide med andre om informasjons- og dokumentdeling Arkivarens elektroniske hverdag Utarbeide skriftlige rutiner og normsett Kvalitetssikre andres registreringer Lære opp, veilede og motivere systemets brukere Administrere, kvalitetssikre og vedlikeholde datagrunnlaget

38 Ledergevinster God, løpende oversikt over Kan bruke dette til å
Saker til behandling Sakens status Hvem gjør hva Restansesituasjonen Kan bruke dette til å Begrunne budsjetter Begrunne stillingsbehov Avsløre flaskehalser Omfordele arbeidsoppgaver

39 Saksbehandlergevinster
Informasjonstilgang uavhengig av tid og sted Lett å få oversikt over sakens dokumenter, parter, tidsfrister, høringsfrister osv Tid til leting etter dokumenter reduseres Alle sakene og dokumentene er der Finner riktig versjon av dokumentet Tilgang til tilsvarende saker og dokumenter Tilgang til ajourholdt presedensoversikt Tid til dokumentproduksjon reduseres Distribusjonstiden går drastisk ned