Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Elektronisk saksbehandling og arkiv Informasjon til arkivmedarbeidere 22. februar 2006.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Elektronisk saksbehandling og arkiv Informasjon til arkivmedarbeidere 22. februar 2006."— Utskrift av presentasjonen:

1 Elektronisk saksbehandling og arkiv Informasjon til arkivmedarbeidere 22. februar 2006

2 Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem ePhorte – webbasert system. Word brukes som tekstbehandler NOARK-godkjent Tilfredsstiller kravene til Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling (SGK) Samme løsning som bl.a. NTNU, UiS, UMB, høgskolesektoren Fellesløsning som driftes ved USIT

3 Hvorfor et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem? Krav fra ”myndighetene” Ønske om å effektivisere og forenkle rutinene knyttet til saksbehandling og arkiv Øke gjenfinnbarheten og sporbarheten av saker og dokumenter (både arkivverdig og ikke-arkivverdig materiale) Øke kvaliteten i vår saksbehandling – ledd i kvalitetsarbeidet ved UiB Felles maler Forenkle postrutinene

4 Hvem skal bruke ePhorte? ePhorte skal brukes i all saksbehandling ved UiB – dette betyr at alle som skriver brev og saksutredninger som er arkivverdige skal bruke systemet Arkivmedarbeidere – Doculive ”legges ned” ePhorte vil også kunne brukes som grensesnitt for ikke- arkivverdige dokumenter

5 Hva skjer nå? Oppstart med leverandør (mars – april – mai) –Foranalyse –Kartlegging arkivstruktur ordningsprinsipper roller og brukergrupper maler Rutinegjennomgang –Elektroniske postmottak ved alle enheter (fakultet / institutt / avdelinger i sentraladm.) –Kjøremønster for transporten –Praktiske postrutiner Informasjon –April/mai: med fakultetsansvarlige (”hvordan gjør vi det hos dere”) –Juni: arkivmedarbeidere

6 Opplæring Generell opplæring –Kurs i forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven 23. og 28. mars, samt 4. april –Passer for ”alle” ePhorte-opplæring –Kursing av arkivmedarbeidere: oppstart 15. august –2-dagers kurs i ePhorte skjermbilder registrering av inn- og utgående post avskriving og søking rapportmuligheter –1-dags kurs i skannemodulen

7 Driftsstart September Skanning Pilot SV

8 Organisering av prosjektet ved UiB Prosjektgruppe – prosjektleder Cecilie Ohm Kompetanse på organisasjonsutvikling, arkiv, IT, systemadministrasjon Styringsgruppe – leder Kjell Bernstrøm Bredt sammensatt med representanter fra flere fakultet og fra alle nivå i organisasjonen

9 Oppsummering TidspunktAktivitet Våren 2006 Innføringsprosjekt med leverandøren Informasjon til arkivmedarbeidere Nye post- og arkivrutiner August 2006 Opplæring av arkivmedarbeidere September 2006 Overgang til nytt arkivsystem Opplæring av saksbehandlere på SV-fakultetet Oktober 2006 Pilot SV igangsettes November / desember 2006 Evaluere pilot SV Opplæring av superbrukere og kursholdere Januar 2007 Start opplæring hele UiB


Laste ned ppt "Elektronisk saksbehandling og arkiv Informasjon til arkivmedarbeidere 22. februar 2006."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google