Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Www.mrfylke.no Effektivisering av ansettelsesprosessen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Www.mrfylke.no Effektivisering av ansettelsesprosessen."— Utskrift av presentasjonen:

1 Effektivisering av ansettelsesprosessen

2 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Møre og Romsdal Fylke Ca ansatte Ansatte i fylkeskommunen og hos fylkesmannen er integrert i et felles regionalt organ – Møre og Romsdal fylke –Areal og miljøvern –Helse og sosial –Kommunal og beredskap –Landbruk –Kultur –Samferdsel –Tannhelse –Utdanning –Regional og næring Går mot et generasjonsskifte og stor rekrutteringsaktivitet

3 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Status - arkiv Har ikke elektronisk arkiv i dag Har høy grad av elektronisk saksbehandling Saksbehandlerne kjent med systemet og dagens rutiner Godt forankret i ledelse og organisasjon

4 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Ansettelsesprosessen Identifisert behov Utlysning av stilling (saksmappe i arkivet) Søknader Registrerer stilling, søknad og søkerregister Saksbehandling Identifiserer behov Utlysning Søknader og søkere Saksbehandling

5 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Vår situasjon Mange ansettelser med mange søkere Behov for funksjonalitet meldt fra personalavdelingen –Trenger verktøy for å effektivisere søknadsbehandlingen –Verktøyet må bestå av: Sett av rapporter (Utvidet og offentlig søkerliste) Sett av maler (for eks. foreløpig svar, avslag og ansettesesbrev) Utfordring - leverandører av ulike fagsystemer inkluderer egne dokumentlagringssystemer uavhengig av sentrale arkivsystemer. Funksjonaliteten finnes i sak/arkivsystemet – kjent grensesnitt

6 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Integrere søknadsskjema og sak/arkiv Løsningen er å integrere søknadsskjema på Internett med sak/arkivsystem Redusere manuelt arbeid VED AT: –Søker registrerer data selv –Søknadsdata importeres direkte inn i sak/arkivsystem –Genererer søkerlister (like enkelt som andre rapporter) –Masseutsending –Sak/arkivsystem formaliserer prosessen (kvalitetssikre/ dokumentere) –standardiserte søknadsskjema fører til at data som kommer inn får samme struktur Dokumentasjonen oppstår der den skal lagres/arkiveres

7 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Integrere søknadsskjema og sak/arkiv Registrering av papirsøknad tar totalt minutter Registrering av elektronisk søknad under ett minutt (Kilde Trondheim kommune) Ofte mange søkere Mål: –Effektivisere ressursbruken i ansettelsesprosessen (størst gevinst i personal avdelingen)

8 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Tilgang til søknadsskjema: Distribueres etter forespørsel Tilgjengelig for nedlasting via Internett (utskrift) Fylle ut på Internett og sende svar elektronisk Mottas av system som foredler informasjonen (XML) XML- gjør det mulig å kode informasjon etter betydning Elektronisk mottak Søknad lagret Søknad lagret og XML data bearbeides videre

9 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Eksempel:

10 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

11 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

12 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

13 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

14 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

15 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

16 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

17 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Datafangst DistribusjonMottakKontrollRegistrering Søknadsskjema XML PDF Sak/arkiv database Dokument- lager

18 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

19 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

20 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

21 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter

22 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Datafangst DistribusjonMottakKontrollRegistrering Søknadsskjema XML PDF Sak/arkiv database Dokument- lager

23 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Datafangst Elektronisk datafangst God datafangst er grunnlaget for gode arkiv Effektiv datafangst er grunnlaget for effektive arkiv Effektive arkiv er grunnlaget for god kvalitet

24 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Hva må til? Skjemaleverandør Ansettelsesmodul i sak/arkivsystemet Integrasjon mellom skjema og sak/arkivsystem (og noen gode rutiner…)

25 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Gevinstene Samlet dokumentasjon i saksarkivet Enkelt å produsere offentlig og utvidet søkerliste Lett å masseprodusere brev Dokumentert saksbehandling underveis og mulighet for å kvalitetssikre prosessen (saksflyt) Ved e-skjema opprettes journalpostene og søkerne automatisk Slipper å skrive inn yrkeserfaring, utdannelse etc (importeres)

26 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Samspill og samarbeid mellom: Søker Personalavdeling Arkiv IT Leverandør Fagavdeling m/saksbehandler og administrativ ledelse

27 IKA kontaktkonferanse Geir Håvard Ellingseter Selvbetjeningsprinsippet Grunnlaget for effektive løsninger er god logistikk Effektiviseringen ligger i selvbetjeningsprinsippet og effektiv datafangst Arkivene bør nå en høyere grad av selvbetjening Påstand: –Kunder vil betjene seg selv!


Laste ned ppt "Www.mrfylke.no Effektivisering av ansettelsesprosessen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google