NY REGISTRERINGS- OG ARKIVERINGSLØSNING Jean-Philippe Caquet – Rådgiver Trondheim Byarkiv Stiklestad 23.10.2015 ÅPEN, MODIG, KOMPETENT.

Presentasjon om: "NY REGISTRERINGS- OG ARKIVERINGSLØSNING Jean-Philippe Caquet – Rådgiver Trondheim Byarkiv Stiklestad 23.10.2015 ÅPEN, MODIG, KOMPETENT."— Utskrift av presentasjonen:

1 NY REGISTRERINGS- OG ARKIVERINGSLØSNING Jean-Philippe Caquet – Rådgiver Trondheim Byarkiv Stiklestad 23.10.2015 ÅPEN, MODIG, KOMPETENT

2 Trondheim Byarkiv: Arkivtjeneste for store deler av kommunen ÅPEN, MODIG, KOMPETENT

3 Lovkrav til dokumentasjon Åpen, Modig og Kompetent Arkiveringsplikt Dokumentasjon Journalføringsplikt Informasjon

4 Arkiverings- og Journalføringsplikt Begge hjemlet i Arkivloven men to forskjellige krav med forskjellige formål – Arkiv: Dokumentasjon – Journalføring: Korrespondansekontroll Journalføring iht. NOARK 5 heter ”registrering” I tillegg kommer Record management. Hvordan håndtere dokumentasjon på en trygg og sikker måte, som ikke kan kompromitteres, eller ”endres på”. Noen som har hørt om dette før?

5 38 Arkiv 221 pol.utvalg 22 aktive Integrasjoner BOEI Web- Cruiter Extens Kart (flere) Tilgang for alle enheter Jupiter Selvbetjent innsyn på nett 5 ”fagsystem” (Byggesak, plansak, møte og utvalg mv.) Tilganger/ roller Saksbeh Leder Arkivar 655.000 dokument 63.000 saker 108 El.Skjema SvarUt/ EDU 6000/2600 brukere SFO Hypernet EKIT Innsyn for FMST i klagesaker 16 El.ark 22 papir Arbeidsprosesser 66 saksflyter 44 dokumentflyter PDF konvertering

6 ACME SAKARKIV- SYSTEMER AS Saksbehandling Saksoppfølging Informasjons- forvaltning Offentlig Innsyn Transaksjonslogg Record Management Arkiv Kommunikasjon Dokument- håndtering Samarbeids- rom Postjournal

7 REELT VALG FOR DOKUMENTASJON Journalføre og arkivere La være…

8 Det skjer mye rart i… Våre 300 fagsystemer Outlook, Google, Sharepoint, Jira o. l. Dokumentlagre og servere Samarbeidsrom i og utenfor kommunen På smarttelefoner og nettbrett (Apper) sosiale medier A

9 Skyen er en lagringsfilosofi, og at noe ”ligger i skyen” sier oss egentlig ingenting”

10 ”INFORMATION SUPERHIGHWAY” ÅPEN, MODIG, KOMPETENT

11 Sak Arkiv 2eF R reffn n vrweføn v i!!!!!! Ghtyeb v cgbfg b gbbdfb gb!!!!!!

12 Andre skilsmissegrunner Systemene er unødvendig store og komplekse Brukermengden er et stort risikoelement… … og skaper problemer ved oppgraderinger, kurs, feilsituasjoner Det obligatoriske ”GUIet” legger for mye føringer på saksbehandlingen Fagspesifikke metadata krangler om plass i databasefeltene

13 Skytjenester er lov, men krevende Sikkerhet Plassering (hvor i verden?) Lovverk (norsk?) Avtaleverk (herunder databehandleravtaler) Rettigheter til data

14 RECORD MANAGEMENT

15 HÅRETE MÅL ARKIVET I DOKUMENTET OG IKKE DOKUMENTET I ARKIVET

16 Fremgangsmåte Prosjektgruppe med deltakere fra både IT og Arkiv En ekstern konsulent Samarbeid med arkitekter Verktøy: Prosessanalyse For en støtteprosess??? Ja. Vi identifiserte 10 grunnleggende prosesser for arkiv

17 Prosessene P1 Registrere og arkivere P2 Arkivere manuelt P3 Konvertere til arkivformat P4 Validere metadata og dokument P5 Endre metadata P6 Slette arkivobjekt P7 Kassere arkivobjekt P8 Deponere P9 Avskjerme/avgradere P10 Gjøre tilgjengelig arkiv og registreringer + Støtteprosesser Arkitektur, tilgangsstyring, sikkerhet, drift og vedlikehold ÅPEN, MODIG, KOMPETENT

18 Anskaffelsen Vi kjøper egentlig ”bare” to store åpne lager med adgangskontroll begge veier Arkiveringsløsning Registreringsløsning N5WS GUI Arkivar Ad Hoc

19 Ny digital arkivarkitektur Arkivarkitektur bygger på prinsipper for virksomhetsarkitektur, er en form av informasjonssarkitektur og understøttet av kommunens it- og sikkerhetsarkitektur Informasjon som felles ressurs og informasjons- sikkerhet står i sentrum Mye handler om NOARK og bruken av standarden Prinsipper for Record Management står i sentrum behovlovkrav Defineres ut fra behov og lovkrav En del av det store bildet. En del av det store bildet.

20 Arkivarkitektur 1 Skisse pr 3.9.2015 Ferdigstiller detaljer i arkivarkitektur høsten 2015 Skisse: Trondheim byarkiv v/Jean P. Caquet

21 Saksbehandlings- og fagsystemer API – NOARK 5 WS Arkiv Tar vare på og strukturerer dokumentasjon ARKIVARTJENESTER BEVARING, KASSASJON, AVSKJERMING, INNSYN, DEPONERING, FEILRETTING, ARKIVBYGGING, INTEGRASJONER, STYRINGSDATA - DOKUMENTASJON HENVENDELSE MOTTAK, REGISTRERING, JOURNALFØRING, UTSENDING, KUNDEBEHANDLING, STYRINGSDATA - HENVENDELSE SAKSBEHANDLING SAKSFLYT, DOKUMENTFLYT, DOKUMENTHÅNDTERING, PROSJEKTSTYRING, SAKSBEHANDLINGSSTØTTE, STYRINGSDATA - SAKSBEHANDLING Registrering Korrespondansekontroll, offentlig journal Min Side AD Styrer tilgang, gir rettigheter Saksbehandlings- og fagsystemerCRMARKIVAR GUI SIKKERHETSLØSNING KUNDEREGISTER Administrerer kundeforhold

22 Læringsplattform (It’s Learning) Administrativt system (ESA Sak) ESA Sikker Sikker elevmappe (ESA Sak) Innsyn Oppvekst - skoler Trondheim Dagens situasjon Elevmappe (ESA Sak) Base i Systemet Skoleadministrativt system (Extens) Base i Systemet

23 Annet? Digital Meldingsbok Læringsplattform (Anskaffes) Administrativt System (Ny SB- løsning?) Sikker elevmappe ( Nytt system?) Overbyggende: Innsyn Oppvekst Utdanning – Målbilde Elevmappe (Nytt system ?) Skoleadministrativt system (Anskaffes) Ny Arkivløsning Elevmapper Ny Arkivløsning Administrativt Arkiv Meldinger (ikke- arkiverte) Innsyn i postjournal Innsyn i ”mappa mi” Ansattes innsyn Hva skjer i ”min sak”? Registrering

24 Hva blir nytt? Funksjonsbasert arkiv Flere mappenivåer Automatiserte prosesser Overliggende sikkerhetsarkitektur Rettighetsstyrte tilganger Inngang KUN gjennom API K- KODER?

25 Hva må gjøres før anskaffelse av nye fagapplikasjoner som eByggesak ? Kvalitetskrav til Arkiv og registrering Prosesskartlegging. Identifiser informasjonsobjektene BK (Bevaring og Kassasjon) – Hvem lever og hvem dør? Avklaring om lovverk og tilgangsbehov (Ikke bare mot arkiv) ÅPEN, MODIG, KOMPETENT

26 Såeh… eByggesak? eByggesak - eBygg Vil være et av de første fagsystemene som følger denne malen Også et av de mer avanserte iht arbeidsprosesser, men et av de ”enklere” iht tilgangsstyring. Arkivstruktur? Bort med ”saks-fokuset” og inn med et ”objekts-fokus”

27 SPØRSMÅL?