Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Arkivmøte 11. juni 2013 Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO FOT samarbeidet v/Kari Skjølberg Daglig.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Arkivmøte 11. juni 2013 Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO FOT samarbeidet v/Kari Skjølberg Daglig."— Utskrift av presentasjonen:

1 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Arkivmøte 11. juni 2013 Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO FOT samarbeidet v/Kari Skjølberg Daglig leder i FOT

2 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Daglig leder i FOT  2 års prosjektstilling som startet 1. juni 2012  Integrasjoner – Rett i mappa – Nytt prosjekt er integrasjoner av IOPer til sakarkiv

3 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning FOT-samarbeidet – overordnet mål  Bedre tjenester for våre innbyggere  Bedre løsninger for våre brukere  Kostnadseffektive løsninger  Produktivt og kostnadseffektivt samarbeid

4 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning FOT-fylkene  Finnmark fylkeskommune  Nord-Trøndelag fylkeskommune  Sør-Trøndelag fylkeskommune  Oppland fylkeskommune  Vestfold fylkeskommune  Vest-Agder fylkeskommune

5 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Bakgrunn FOT-samarbeidet  Starte som et samarbeid i 2008 mellom 6 fylkeskommuner om felles kravspesifikasjon for sakarkiv systemet P360 – en fylkesoptimal løsning  Utvikle integrasjoner sammen for å – Journalføre arkivverdige elevdokumenter – Bedre kvalitet og gjenfinning – Spare kostnader på utvikling og testing

6 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Prioriterte områder i FOT-avtalen  Optimal anvendelse og utnyttelse av funksjonalitet i eksisterende løsning  Dokumentfangst av arkivverdig informasjon, herunder integrasjon med fagsystemer  Informasjonsdeling ved å gjøre dokumenter tilgjengelig for brukere og samarbeidspartnere  Løsningens funksjonalitet og utforming

7 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Dokumentfangst av arkivverdig informasjon, herunder integrasjon med fagsystemer Hovedmålet med prosjektet er å utvikle og produksjons-sette en integrasjon fra BizTalk mot sakarkivsystem BizTalk-integrasjonsløsning henter data fra et eller flere fagsystemer Løsningen gjøre arkiveringsprosessen mer kostnadseffektiv med nødvendig kvalitet og sikkerhet på dataoverføringen. Det er store mengder dokumenter som i dag arkiveres med manuelle rutiner, og gevinstpotensialet er følgelig stort med en automatisert integrasjon

8 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning fortsetter…. Prosjektet har utviklet en løsning som rendyrker konseptet med bruk av BizTalk og WebService mot alle fagsystemer. Det det er utviklet en generell modul (Importsenter) i arkivsystemet P360 som tilbyr en WCF-Service. Denne skal kunne ta imot data for arkivering fra et antall fagsystemer og aggere med logikk tilpasset for hvert enkelt avgivende fagsystem.

9 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Arkitekturprinsipp SOA – BizTalk løsning Så generisk at den med få tilpasninger kan hente data fra nye fagsystem Fagsystem Bestilling/krav til leverandør WS som trekker data ut av fagsystem og kan avleverer data til BT. Ta i mot data. Sakarkiv løsning Importsenter som parametersettes av kunde ved ny integrasjon

10 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Løsningen BizTalk P360 WS Fagsystem Web service

11 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Ny BizTalk modell

12 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning FOT-P360 SOA (Biztalk) Importsentret Fagsystem 2 (Vigo) Fagsystem 1 Fagsystem 3 (Extens) Fagsystem 4 (Skolearena) Fagsystem 5 (Its Learning) WS

13 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Hva er Rett i mappa  Integrasjon fra Extens, Skolearena, SATS og etter hvert IT’sLearning tilP360.  Hvilke dokumenter er det som overføres fra fagsystemene til sakarkivsystemet i Rett i mappa prosjektet? – Varsel – Karakterutskrift – Vitnemål

14 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Hvordan skjer dokumentfangsten?

15 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Gevinster – rett i mappa  Bedre kvalitet og service.  Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler.  Besparelser (gevinst/nytteverdi) – For elever i den videregående skolen i Oppland genereres hvert år varsler og kompetansebevis. – Beregnet arbeidstid min 6 min pr. dokument ved manuell håndtering For dokumenter blir det timer i året til en kostpris på kr. 600/time utgjør dette 3 mill i året i spart arbeid for de videregående skolene i Oppland.

16 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning VIGO integrasjon Kravspesifikasjon Designdokument Testdokumentasjon Dokumentasjon av løsningen

17 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Funksjonell kravspesifikasjon fra Vigo til sakarkivsystemets elevmappe Dokument / hendelseDokumenttittel a.Søknad på særskilt grunnlagSøknad om inntak til særskilt prioritert utdanningsprogram a.Svar på søknad på særskilt grunnlagVedtak om inntak til særskilt prioritert utdanningsprogram a.Søknad om vg-opplæring /Søknad om videregående opplæring a.Søknaden som ligger til grunn for selve inntaketSøknadsønske ved inntakstidspunktet a.Fellesinntak vedtak om inntakVedtak om inntak a.Elevens svar på inntaketSvar på inntak

18 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Teknisk kravspesifikasjon IKT-Strategi Retningslinjer for integrasjoner i STFK

19 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Design dokument Use caseBeskrivelseResultat UC01Automatisk overføring av alle avgangselever fra grunnskolen i desember til Vigo etter at nytt skoleår er opprettet og søkernes navn og adresse har vært vasket mot folkeregisteret.  Metadata blir sendt neste gang HentdataForArkivering kalles fra BizTalk-løsningen.  Deretter vil LagreStatusArkiverteData kalles for å oppdatere status i fagsystemet.  Status (overført arkiv eller ikke overført til arkiv) skal også vises i brukergrensesnitt i fagsystemet.  Data som er overført til P360 skal ikke taes med ved neste kall av HentDataForArkivering.  Data som ikke er overført til P360 skal manuelt fra brukergrensesnittet kunne forsøkes overføres igjen. UC02Brukstilfelle: Inntaksadresse endres i Vigo Søker eller saksbehandler endrer søkers inntaksadresse (Gate, postnr, kommune) Ved hemmelig adresse i Vigo skal dette erstattes med: Gateadresse: Inntakskontoret Posnummer: 7004 Poststed: Trondheim.  Adresse endres i P360.  Evt hemmelig adresse erstattes med adresse til inntakskontor.

20 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Test dokumentasjon 2.2.6Søknad om vg- opplæring - fellesinntak Søknaden om inntak (fellesinntaket) kan overføres til P360 etter 1. mars. Kvitteringsbildet (vedlegg 3) skal over i P360 som PDF/A. Søknad blir hoveddokument og kvitteringsbildet vedlegg Her blir det bare ett dokument – og det er kvitteringsbildet.  Elevmappe finnes  Kontakt verken opprettes eller oppdateres  Dokument overføres og arkiveres  Status oppdateres i Vigo Det er kvitteringsbildet som kommer over i P360 og det er godkjent Overføres 2. mars Tittel på dokument i P360 endres fra «Søknad» til «Vigosøknad skoleåret 2013/2014» Tittel endres hvert år. OK ID Test (Beskrivelse av hva som testes) Aksjoner & Input Data (Beskrivelse av hvordan testen utføres og med hvilken input) Forventet resultatOppnådd resultatAksjoner Godkjent (navn og dato)

21 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Hvorfor integrere Manuell overføring er lite effektivt og en stor feilkilde. Derfor er det nødvendig med integrasjoner for å effektivisere dataoverføringer og å fjerne feilkildene.

22 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Gave til brukerne

23 FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Gevinster – Integrasjon mot Vigo  Bedre kvalitet og service.  Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler.  Besparelser (gevinst/nytteverdi) – I forbindelse med opptak av elever genereres det ca til transaksjoner i Sør-Trøndelag – Beregnet arbeidstid min 10 min pr. dokument i manuell håndtering For transaksjoner blir det med beregnet manuell arbeidstid på 10 min pr transaksjon i overkant av 8 årsverk. Hvis ett årsverk utgjør kr så er gevinsten ca 4.5 mill i året – Gjenfinning av dokumenter – Avverge mulige rettsaker


Laste ned ppt "FOT-prosjektetFylkeskommunal Optimal Tilpasning Arkivmøte 11. juni 2013 Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO FOT samarbeidet v/Kari Skjølberg Daglig."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google