Skriving av søknad om Helse Vest forskningsmidler – generelle trender og forbedringspunkter Ernst Omenaas Forskningssjef, professor August 2015

God og nyttig kunnskap God folkehelse Innovasjon Utdanning Nærings- 3. Kunnskapsløft og beste praksis for kommunene 7. Globale helseutfordringer 5. Mer effektiv og bedre tilpasset klinisk behandling 6. Gode, effektive og lærende tjenester 8. Utvikling av de menneskelige ressursene og infrastruktur 1. Brukermedvirkning og behovsstyring Grense-sprengende forskning Nærings- utvikling & nasjonal økonomisk Innovasjon Utdanning 4. Helseinformasjon og helsedata som nasjonalt fortrinn 2. Helse og omsorg som næringspolitisk satsingsområde Ti satsingsområder for HO21 FoU 9. Mer toppforskning og sterkere internasjonalisering 10. Strategisk, kunnskaps- og kvalitetsbasert styring

Helseforetaksreformen - hovedoppgaver Pasientbehandling Utdanning Forskning Opplæring pasient/pårørende Basert på euroCRIS standarden 3

Universitetssjukehusa sin forskingsproduksjon 2013 (prosent) 2013: Oslo US: 43,9 Helse Bergen; 15,2 St. Olav: 7,6 UNN: 7,3 Helse Stavanger: 5,1 Akershus: 3,6 Øvrige i landet: 17,3 2012: Oslo US: 45, 5 Helse Bergen: 14,0 St. Olav: 8,3 UNN: 7,5 Helse Stavanger: 4,3 Akershus: 4,6 Øvrige i landet: 16,7 2011: Oslo US: 45, 6 Helse Bergen: 13,7 St. Olav: 8,0 UNN: 7,5 Helse Stavanger: 4,5 Akershus: 3,7 Øvrige i landet: 17

Regionens forskingsproduksjon i 2013 (prosent) 2013: Helse Bergen: 68,8 Helse Stavanger: 23,2 Helse Fonna: 4,1 Private ideelle: 2,3 Helse Førde: 1,6 Sjukehusapoteka: 0,0 2012: Helse Bergen: 70,1 Helse Stavanger: 21,5 Helse Fonna: 4,3 Haraldsplass: 2,1 Helse Førde: 1,0 Sjukeapoteka Vest: 0,7 Private ideelle:0,3 2011: Helse Bergen: 70,1 Helse Stavanger: 23,1 Helse Fonna: 2,1 Helse Førde: 2,0 Sjukeapoteka Vest: 0,1 Private ideelle:2,3

Forskningsmidler 2014 etter fagfelt De tre største har 51 % av midlene. Psykisk helse er stor fordi flere rusprosjekter har definert seg inn i denne kategorien. Det er en betydelig grad av strategiske midler innen både psykisk helse og rus. Generic health relevance: samfunnsmedisinsk forskning, helsetjenesteforskning og epidemiologisk forskning som ikke fokuserer på en bestemt sykdomstilstand.

Haukeland er UiBs desidert største samarbeidspartner, uavhengig av fagområde.

Definisjoner Vitenskapelig artikkel Publiserende forsker Fagfellevurdert artikkel som er publisert i godkjent vitenskapelig kanal Publiserende forsker Forsker som er forfatter på minst én vitenskapelig artikkel i løpet av ett år, hvor arbeidet er kreditert en institusjonen gjennom publiserte forfatteradresser Publikasjonspoeng Tidsskriftsnivå og forfatterandeler Publiseringsutvalget for medisin og helsefag avgjør hvilke publiseringskanaler som skal regnes som vitenskapelige, og hvilket nivå disse er på. En publiserende forsker er ikke nødvendigvis ansatt på avdelingen. Identifisert med fødselsnummer.

Publiserende forskere 2013 Det totale forskermiljøet teller 1387 forskere hvorav 702 tilknyttet sykehuset, en økning på 101 publiserende forskere sammenlignet med 2012.

Formål med forskningsmidlene (1) KKF 22.04.2017 Formål med forskningsmidlene (1) Medvirke til forskning i helseforetakene Få fram gode søknader på områder som er viktig for at helseforetakene skal kunne tilby gode helsetjenester Forskningsmidlene skal gå til klinisk og translasjonell forskning, samt helsetjenesteforskning Forskningsprosjektene skal ha relevans for Helse Vest Forankring: Oppdragsdokument og andre styringssignal fra Helse- og omsorgsdepartementet Forskningsstrategi for samarbeidsorganet 2012 – 2015 Samarbeidsavtalen mellom Helse Vest, Universitetet i Bergen og Universitetet i Stavanger St.meld. nr. 18 (2012- 2013), Lange linjer – kunnskap gir muligheter

Formål med forskningsmidlene (2) En vesentlig del av midlene skal gå til forskerutdanning og bygging av forskningskompetanse Forskningskvaliteten skal styrkes gjennom bygging av regionale forskningsnettverk Forskningskvaliteten skal også styrkes gjennom internasjonalt og nasjonalt forskningssamarbeid

Forankring av søknader KKF 22.04.2017 Forankring av søknader Retningslinjer for formål og kriterium: «Søkjaren må vere tilsett ved eit helseføretak i regionen eller ein privat ideell institusjon som har avtale med Helse Vest. Om tilsettingskrava ikkje er oppfylte, kan personar tilsett ved universitet og høgskular i regionen, samt private rus- og rehabiliteringsinstitusjonar med avtale med Helse Vest, likevel søkje dersom det føreligg ein forankringsavtale med eit helseføretak eller ein privat, ideell institusjon.» For doktorgradsstipendiater: Søker, hovedveileder eller prosjektleder skal være ansatt… Forankring og vedlegg blir kontrollert av sekretariatet. Søknader som har vesentlige formelle feil blir ikke sendt videre til en vurderingskomité

Forankringsavtale For søknadsutlysningen 2016 vil årstallet 2016 stå. Husk å bruke riktig forankringsavtale.

KKF 22.04.2017 Vurderingskriterier Kvalitetskriteriet - vurdering av prosjektets, søkers og forskningsmiljøets vitenskapelige kvalitet Relevanskriteriet (vurdering av nytte) De to kriteriene er likeverdige i betydningen at høy nytte eller høy kvalitet alene ikke er tilstrekkelig for tildeling av midler. Endelig utforming av elementene i nytte vedtas på samarbeidsorganets møte i juni.

Relevanskriteriet – vurdering av nytte Fra oppdragsdokumentet fra HOD 2015: «Vidare er det utarbeidd felles retningslinjer for dei regionale helseføretaka for korleis prosjektsøknader skal beskrive forventa nytte for pasienten og tenesta, og korleis ny kunnskap kan takast i bruk i tenesta. Nyttevurderinga skal likestillast med kvalitetsvurderinga av prosjektsøknadene. Retningslinjene skal gjelde frå 2016.» Relevanskriteriet i Helse Vest for denne søknadsprosessen består av 3 elementer (jf. Formål og kriterium): Om prosjektet vil generere ny kunnskap som kan takast i bruk i klinisk verksemd, anten på kort eller noko lengre sikt. Betyding (impact) for helsetenesta Regionalt samarbeid

Prosjektets forventete nytte Tekstfelt nr. 3 i søknadsskjemaets del III A

Kvalitetskriteriet Prosjektets kvalitet Gjennomførbarhet Metodens egnethet Det legges betydelig vekt på bruk av anerkjente vitenskapelige metoder, med god underbygging av påstander og konklusjoner, samt bruk av ny teknologi og tilstrekkelig statistisk datagrunnlag der dette er relevant Nyskapende Faglig nyhetsverdi og originalitet Nasjonalt og internasjonalt samarbeid og kontaktflate Søker og forskningsmiljøets kvalitet Metodekompetanse Forskningsproduksjon og patenter Veiledererfaring og kandidatproduksjon

Vurderingsskjemaet

Vurderingskomiteer 16 komitémedlemmer KKF 22.04.2017 Vurderingskomiteer 16 komitémedlemmer Nasjonale eller nordiske representanter Bred sammensetning av komiteene 3 underkomiteer og en hovedkomité Hoved- og biansvarlig for hver søknad Si noe om sammensetningen Søknadene behandles i underkomiteene, der kun prioriterte søknader sendes videre til hovedkomiteen Hovedkomiteens leder deltar på alle underkomitémøtene På sikt vil vi også ha flertall av eksterne i alle vurderingskomiteene Begrunnelsen vil basere seg på notater fra søknadsbehandlingen og vil i hovedsak være av generell og overordnet karakter.

Tips til søknadskrivingen KKF 22.04.2017 Tips til søknadskrivingen Husk komiteen er bredt sammensatt, men ikke nødvendigvis med spisskompetanse innen hvert fagområde Vær pedagogisk - forklar det meste kort og klart Tenk på hvordan søknaden vises for komiteene: Prosjektsammendrag er framhevet Bakgrunn, målsetting, metoder og gjennomføringsplaner må komme klart fram og være godt beskrevet Bruk veiledningsteksten i skjemaet Søkeren har også tenkt på alt som kan gå galt Det er bare midlene som mangler for at dette prosjektet skal lykkes og bli gjennomført

Budsjett I søknaden skal det være plan for faktiske kostnader og dekning av disse. Dette skal være avklart på forhånd, og nedfelt i avtaler med eventuelle eksterne parter. Når tildelingen aksepteres, godtas det samtidig at prosjektet kan gjennomføres med de tilgjengelige ressursene. Vær nøye med å spesifisere inntekter/utgiftsposter i budsjettet, gjør rede for totalbudsjettet Vær realistisk med budsjettering, men ta høyde for uforutsette mindre endringer Husk sosiale utgifter på lønn

KKF 22.04.2017 Doktorgradsøknad Vær nøye med å spesifisere hvor langt kandidaten har kommet når det søkes Ofte vil kandidatens kvaliteter være det som er avgjørende for om det blir stipend eller ikke Avhandlingens tittel Artikkel 1 Angi status Artikkel 2 Angi status Artikkel 3 Angi status Kandidater til doktorgrads- og postdoktorstipend vurderes i forhold til kvalitet (utdanning, karakterer og forskningserfaring) og arbeid med prosjektet (i form av rapporter/publikasjoner). For helt nyutdannede kandidater vil kravene til prosjektarbeid og rapporter være noe mindre.

Forskningshåndboken ”Fra ide til publikasjon” http://forskning.ihelse.net/ Trykte eksemplarer kan bestilles (gratis): kkf@helse-vest.no

Fra ide til publikasjon Innledning: Fra forskningside til publikasjon Hvorfor forske ved norske sykehus? Om å utvikle ideer til et forskningsprosjekt Prosjektbeskrivelser og protokoller Forskningsmetodikk og litteratursøk Forskningsprosjektets gjennomføring Statistikk og dataanalyse Publisering Forskningsveiledning Instanser som må kontaktes for å gjennomføre forskningsprosjekter Midler og ressurser Forskningens organisering Doktorgradstudiet og forskningsmuligheter for sykehusansatte etter doktorgrad Kan noe gå galt i forskningen?

E T I K K IDE HYPOTESE LITTERATUR METODEVALG / DESIGN DATAINNSAMLING / DATABASEBYGGING DATA-ANALYSE / STATISTIKK TOLKNING / DISKUSJON ANVENDELSE / PUBLIKASJON

Trender Økt institusjonelt ansvar – behov i tjenesten Helseforskningsloven Økonomiske og andre formelle forpliktelser på institusjonsnivå Innovasjon (inkludert EU) Større og mer profesjonaliserte forskergrupper Tverrfaglig og tverrinstitusjonelt samarbeid for å løse komplekse oppgaver Nasjonalt felles forskningsdokumentasjonssystem Cristin/NVI

Søknadsskjema og søknadsprosess Helse Vest forskningsmidler Rådgiver Sølvi Lerfald Regionalt kompetansesenter for klinisk forskning August 2015

Håndtering av Helse Vest forskningsmidler I oppdragsdokumentet 2012 frå Helse og omsorgsdepartementet (HOD) til Helse Vest RHF står det: «Det øyremerkte tilskotet til forsking i helseføretaka over kap. 732 post 78 som blir tildelt etter vurdering i det regionale samarbeidsorganet og universitet/-a er tildelt og handtert av helseføretak, ikkje gjennom forskingsselskap». Det vil si at de øremerkede forskningsmidlene fra HOD til RHF-ene skal tildeles til og håndteres av helseforetakene i regionen

Fra retningslinjer om håndtering av forskningsmidler Midlar som blir brukte til finansiering av stillingar Personell som er finansiert av Helse ​Vests forskingsmidlar skal tilsetjast i søkjarinstitusjon. Dette kan til dømes vere forskingsstøttepersonell og personar som er tildelt doktorgrads- eller postdoktorstipend.​ Doktorgradsstipendiatar Dersom doktorgradsstipendiaten disputerer før det tildelte stipendet er nytta fullt ut, kan resterande midlar – etter søknad – nyttast til å dekkje kostnader til ferdigstilling og publisering av artiklar som inngår i graden. Restmidlar ut over dette blir trekt tilbake.  ​Driftsmidlar til stipendiatar Driftsutgifter er direkte utgifter til varer og tenester som er nødvending for å få gjennomført prosjektet. Stipendiatar får midlar etter fast sats vedteke av samarbeidsorganet. Satsen skal dekkje løn med sosiale utgifter og drift. Driftsmidlane kan nyttast til drift av prosjektet som reise- og møtekostnadar, kjøp av analysar eller tilgang til forskingsinfrastruktur, kjemikaliar og anna forbruksmateriell og programvare som går ut over standard programvare som ansvarleg institusjon skal dekkje.​​​ Stipendmidler etter sats, ubrukte midler trekkes tilbake Ikke dekning av PC – arbeidsgiver skal dekkes PC (jf. ansettelse i helseforetak)

Helse Vests forskningsmidler Samarbeidsorganet mellom Helse Vest RHF, Universitetet i Bergen og Universitetet i Stavanger Mandat nedfelt i samarbeidsavtale mellom institusjonene med utgangspunkt i instruks fra Helse- og omsorgsdepartementet Fordeling av Helse Vests forskningsmidler, delegert fra styret i Helse Vest

Søknadsprosess - tidsramme Utlysning for 2016 lagt ut 16. juni 2015 gir tilgang til søknadsskjemaet Frist 15. september kl. 23:59 Vedtak i samarbeidsorganets møte 25. november Informasjon om tildelingen på nettside http://helse-vest.no/forsking Frist for å be om tilbakemelding på avslag: 21. desember Se egne retningslinjer for dette

Før utlysningen Før utlysningen kan det jobbes med dokumentene som skal lastes opp i skjemaet Prosjektbeskrivelsen CV/publikasjonsliste CV, anbefalt maks 2 sider Publikasjonsliste siste 5 år Merk! Mal for prosjektbeskrivelse

Mal for prosjektbeskrivelse Alle hovedpunktene i prosjektbeskrivelsen er obligatoriske, mens enkelte underpunkter kun er veiledende og ikke nødvendigvis relevante for alle prosjekter/søknadstyper. Innledning – bakgrunn for prosjektet, sentrale kunnskapsutfordringer Nytteverdi for pasientbehandling Problemstillinger og mål – litt forskjellige krav avhengig av søknadstype Gjennomføring: Studiedesign, metodevalg og analyser Organisering og samarbeid Budsjett Plan for framdrift og publisering Plan for implementering Brukermedvirkning Etikk Referanser Prosjektbeskrivelsen skal være kortfattet og skal skrives på norsk eller engelsk, evt. svensk eller dansk. Sidetallsbegrensning: Maks. 10 sider inkludert figurer/tabeller og referanseliste. Sideformatet skal være A4. Skrifttype: Tilsvarende Arial 11 pkt eller Times New Roman 12 pkt, enkel linjeavstand, min. 2 cm marger. For referanseliste og ev. figurtekst kan skriftstørrelse 9 benyttes. Hvis prosjektbeskrivelsen er for lang vil søknaden ikke bli behandlet.

Veiledning i søknadsprosessen På nettsiden: Informasjon i utlysningsteksten «Ofte stilte spørsmål» Retningslinjer for søknadsprosessen Veiledning i søknadsskjemaet E-postboks: forskningsmidler@helse-vest.no http://helse-vest.no/forsking

http://helse-vest.no/forsking Lenke til søknadsskjema Mer informasjon om hvem som kan søke Aktuelle retningslinjer for søknadsprosessen Informasjon om obligatoriske vedlegg

Søknadstyper Doktorgradsstipend Postdoktorstipend Varighet: inntil 3 år 100 % Budsjettmodul: etter fastsatt sats Postdoktorstipend Korttidsstipend for fullføring av doktorgrad Varighet: 6 måneder Korttidsprosjekt Varighet: inntil ett år Budsjettmodul: personell og drift Flerårige prosjekter Varighet: inntil 3 år Budsjettmodul: personell, drift, utstyr Karrierestipend Varighet: inntil 4 år Budsjettmodul: etter fastsatt sats, samt driftskostnader (for totalbudsjett) Utenlandsstipend Varighet: fra 3 til 12 måneder Budsjettmodul: etter fastsatte satser, samt transportkostnader Karrierestipend

Tildeling av midler 2006-2015 2015 % tildelte % innstilte 2006 - 2014   % innstilte 2006 - 2014  Type søknad Totalt Tildelt Andel tildelt 2014 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 Doktorgrad 125 23 18 % 23 % 16 % 19 % 21 % 14 % 13 % 22 % Postdoktor 41 10 24 % 33 % 27 % 17 % Korttid 44 14 32 % 50 % 26 % 36 % 34 % 59 % 30 % 29 % Flerårig, nye 81 28 35 % 25 % 20 % 291 75 Flerårige inkl. karrierestipend

eSøknad Oversikt 1 2 3 Søknadsutlysningen Forskningsmidler utlyses med en årlig frist. Prosjektleder svarer på en utlysning ved å opprette et søknadsskjema. 2 Søknadsskjemaet Prosjektleder og medarbeidere fyller inn feltene i skjemaet. Skjemaet tilpasser seg avhengig av søknadstype. E-post til overordnede må oppgis, og eSøknad sender melding om ledelsesforankring. 3 Søknadsvisningen Når en søknad er innlevert, bytter eSøknad fra redigeringsmodus til visningsmodus. Søknaden vises da slik den blir presentert for vurderingskomiteen.

Når søknader opprettes sender eSøknad ut en e-post med tilgang til søknadsskjema Lagre som favoritt!

Skjemaenes hoveddeler Del I: Informasjon om søker Del II: Samarbeid og satsing Forskningsstrategiske satsinger Ledelsesforankring Prosjektdeltakere Del III: Prosjektinformasjon Godkjenning, hoved- og delmål, sammendrag Aktivitetsplan Relaterte søknader Del IV: Budsjett Del V: Vedlegg Prosjektbeskrivelsen Alle andre vedlegg Del VI: Innlevering og ledelsesforankring Informasjon Forhåndsvisning Sjekk av obligatoriske spørsmål Del V og VI blir tilgjengelig ved å trykke på lagre-knappen nederst i søknadsskjemaet (etter budsjettmodulen). Bruk lagreknappen når dere forlater skjemaet.

Ulike søknadstyper genererer ulike spørsmål Eksempel: doktorgradssøknader, som gir spørsmål om stipendiatens og hovedveileders forskningsproduksjon m.m.

Utvidet veiledning tilgjengelig ”Legg til” - bokser

Innovasjonspotensial (ikke del av vurderingsprosessen) Hovedregel: prosjektet skal være godkjent før det søkes forskningsmidler. Innovasjonspotensial (ikke del av vurderingsprosessen) Legg arbeid i tekstfeltene – de er det første komité-medlemmene leser Merk! Nytte Ved forskning på mennesker og helseopplysninger: ta alltid kontakt med REK for å sikre nødvendige godkjenninger.

Del IV - Budsjettmodul Doktorgradsstipend Postdoktorstipend Flerårige forskningsprosjekter

Når opplysningene lagres, vises del V og VI Del V: opplasting av vedlegg eSøknad spør etter vedlegg avhengig av hvilke opplysninger man har oppgitt i søknadsskjema Jobbe videre med skjemaet, lukke vinduet og komme tilbake ved en senere anledning, eller innlevere. CV: Skal inneholde utdanning og arbeidserfaring, og forskningserfaring. Ta med det vesentlige. Husk at du ikke skal dokumentere hele ditt liv. (Vurderer å legge inn mal for CV). Publikasjonsliste: vitenskapelige artikler i refereebaserte tidsskrift siste 5 år.

Bekreftelse på samarbeidsforhold Del VI - Innlevering Obligatoriske spørsmål Bekreftelse på samarbeidsforhold Ledelsesforankring Forhåndsvisning av søknaden Samtykke til offentliggjøring Innlevering

Søknadsvisning – etter innlevering Ved å gå inn via den samme lenken som ble tilsendt via e-post da søknaden ble opprettet, kan søker følge med på den videre prosessen etter innlevering Lese prioriteringer og anbefalinger fra ledelsen Lese eventuelle kommentarer fra sekretariatet Lese vedtak, herunder tildelt beløp, tildelt Helse Vest prosjektnummer og eventuelle kommentarer tilknyttet vedtaket