IHR-studier og erfaring med Lean Til MN admin 08.03.11 IHR-studier og erfaring med Lean

Hva er IHR-studier? Internt handlingsrom – administrativ utvikling ved UiO (IHR) Innenfor studieadministrasjon: IHR-studier. Målsetting : Standardisering, spesialisering og tydelig ansvarsdeling mellom de tre administrative nivåene ved UiO (sentraladministrasjon, fakulteter, institutter). Samarbeidspartnere: Studieavdelingen, UV-fakultetet og SV-fakultetet Mer info om IHR generelt: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/prosjekter/internt-handlingsrom/

Prosessperspektivet

Prosessoptimering

Sløsing

Metodikk - Lean Datainnsamling og –analyse I Prosess-kartlegging Datainnsamling og –analyse II Sløsingsanalyser og design av nye prosesser og løsninger Gevinstanalyse og prioritering Implementering og forankring – gevinst-realisering

Overproduksjon Arbeidsstue (tematiske) Tydeligere standardmal ANTAL/ÅR 1 STA forbereder rapport Fakultet forbereder rapport Institutt lager rapport Fakultet lager rapport STA forbereder saken til styret Godkjennelse av styret   (STA) 1,5 (Fakultetet) 6 (Institutt) 4 (Fakultet) 2 Vurdering, innhold, fokus Bunke: 35 Vurdering av bestilling Vurderer bestillingen Bunke: 112 Samle informasjon STA skriver rapportutkast Bunke: 10 Godkjennelse 35,0 timer 2,0 1,0 15,0 50,0 0,5 Møter i STA’s kvalitetsteam (for innspill fra ulike ansvarsområder) Bunke: 90 Dekanen ser igjennom bestillingen Sender videre til program Syr sammen/skriver fakultetsrapport Studiedirektør leser utkast og godkjenner 5,0 0,2 7,0 min Møte i kvalitets-nettverket med fakultetet Sender bestilling til institutter/sentre Samle lokal informasjon Forum for studie-spørsmål orienteres Lager fornotat studiekom. fyldig 0,1 40,0 0,3 Utarbeidelse av mal Skriver rapport Bunke: 80 Notat til fakstyret Bunke: 40 Studiekom. leser og godkjenner 2,5 20,0 0,8 Mal godkjennes Programråd godkjenner Drøftningsmøte på fakultetsnivå Notat til LMU 3,0 10,0 Utsendelse av bestilling til fakultetene Instituttledelse leser igjennom dokumenter Bunke: 8 Fakultetstyret godkjenner utkast til rapporten Orienteringssak LMU Samle informasjon (frist = 15/2) Bunke: 25 Oversender til fakultet Dekanen godkjenner Notat rektoratet (1 sides) Bunke: 3 70 Rapport oversendes til STA 15/4 Rektoratmøtet behandler Notat dekanmøtet (1 sides) Bunke: 21 Dekanmøtet behandler Skriver styringsnotat Drøftningsmøtet topnivå 0,0 6,0 4,0 117,7 2,3 71,5 23,4 74,8 Overproduksjon Arbeidsstue (tematiske) Tydeligere standardmal Rom for at vurdere eller endre på institutt Synliggjøre løpende registrering av tiltak, oppnåelse av resultater, ol. (case book) Webløsning ala KVAS v/NTNU Ledelses-kommentar tertial Forenkle rutinebeskrivelse Kobling til indikatorer Rapportresultater brukes ved lokalt planarbeid Sløsing: Overproduktion af informasjon

Prosessmodellering Lokalt opptak – 2c8

Prosessmodellering Lokalt opptak – 2c8 (2)

Verdistrøm og studentkategorier Rekruttere (1) Opptak (2) Planlegge undervis-ning (3A) Gj.føre undervis-ning (3B) Planlegge eksamen (4) Gj.føre eksamen (5) Dokumen-tere kvali-fikasjon (6) Antal opptak Ressurs-forbruk STA SC UV Frafald EVU 2500 4 0,1 3 1 -2 % X1 X1 X X X X X Internasjonalisering(uten-landske) 2600 12 3,5 3,5 2-3 % X2 X2 X X X X X Ph.D.-utdanning X3 X3 X X X X X 500 FA-STA 4,5 6,3 3 20 % 2-årig master + PPU X4 X4 X X X X X 3500 5 6,1 9,5 15 % Bachelor & årsenhet 6000 18 12 2,5 BA: 30% 5-årig: 4-5% X5 X5 X X X X X 5-årig master + profesjon Enkelt-emner X6 X6 X X X X X 8000 80 % 1 1 0,5 Privatister X7 X7 X X X X X 200 10 %

Kartlegging med estimert ressursbruk Verdistrøm Antall Ressursforbruk STA Ressursforbruk SV Ressursforbruk UV planlegge/gjennomføre eksamen* 7000 emner/eksamener 100000 sensurvedtak   9,0 5,0 Studentmobilitet* 2500 inn 2200 ut 15,0 6,1 1,2 Opptak* 40000 søknader behandlet 20,0 2,7 Informere (gjennomgående)* 200000 websider 8,0 3,5 1,0 Kvalitetssikre (gjennomgående)* 100 programrapporter 5000 underveisevalueringer 40 programevalueringer 150 tilsynsrapporter 4500 vit. Ansatte ca 1000 time/hjelpelærere 1,5 4,0 0,5 Forvaltning* (IT) 45 instituttstyrer 8 fak.styrer 100 programråd 8 studieutvalg 4 sentralt 8 lamu 10 nettverk 828 møter 5 IT-systemer + AURA 600 brukere i admin 3,0 Dokumentere kvalifikasjon 6000 vitnemål 0,2 Administrere undervisning 5000 emner med undervisning 5,4 7,0 rapporter 10 0,4 oppfølging av studenter 20000 Forvalte emner 7000 0,8 Forvalte programmer 150 2,0 Regelverk (gjennomgående) 350 klagenemnd saker (-generell regelverkshåndtering) 0,1 Rekruttere 100 skolebesøk 100 facebook-faddere 10 messer 4000 elever på Åpen dag 60000 brosjyrer 4,5 Styre ressurser 2,5 Eksterne relasjoner 0,3

Resultat Aha!-opplevelser særlig knyttet til beslutningsnivåer og omstendelig saksflyt. Så tydelig verdien av tverrnivå- og flerkompetansesamarbeid. Stor nytte av konsulentene. Moro med samarbeid på tvers!