IHR – Studier EVU -ISP

Bakgrunn for IHR Strategisk plan: “Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt, slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktiviteten.” ”…administrative oppgaver skal sees mer i sammenheng, og kompetanse skal utnyttes bedre på tvers av nivåer.” Styrevedtak fra juni 2010:ber oss å utarbeide en plan som beskriver utvikling og dimensjonering av administrasjonen ved hele UiO

Hva vil vi med IHR? Skape en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester Øke UiOs interne økonomiske handlingsrom Bruke en større andel av de samlede ressursene til primærvirksomheten: forskning og utdanning Skape en mer tilfredsstillende arbeidsdag for ansatte og studenter

Arbeid med andre mindre tiltak Etter- og videreutdanning: Mål: kartlegge ressursbruk i ulike org. modeller Kartlegging foretatt, redesign gjenstår

Gevinstpotensiale for ulike brukergrupper Studenter Vit. ansatte Admin. ansatte Eksamen Lokalopptak Student- mobilitet Admin undervisning EVU Rombooking Opptak SFB Studie- kvalitetsrapport Innpassing/ godkjenning Mindre tiltak Prioriterte områder

Prosessforbedring forbedre kvaliteten redusere bortkastet tid redusere gjennomsnittstiden fra en oppgave starter til sluttresultatet foreligger redusere total ressursbruk mer fornøyde medarbeidere

Kartleggingen viser (1) Samtlige emne/kurs i datagrunnlaget viser et positivt kostnadsbortfall for ISP ved å flytte administrasjon fra ISP (modell 1) over til UiO:V (modell 2). Stor varians i omfang av administrasjon av de forskjellige kursene En del arbeid i å administrativt planlegge kurs som aldri blir gjennomført

Kartleggingen viser (2) Stor mengde arbeid som kan flyttes fra ISP over til UiO:V, men noen oppgaver må beholdes Bør utføres prosessforbedringer hvis sentralisering skal kunne medføre kostnadsbesparelse på aggregert nivå Overproduksjon, uhensiktsmessig prosess og feil Uklarhet i når og hvordan det tas avgjørelser om å kjøre EVU emne/kurs. Disse uklarheter bidrar til økte kostnader når en avgjørelse er for dårlig begrunnet.

Allokering av oppgaver til UiO:V? Det kan være en fare eller uro for at økt avstand til tjenesteleverandøren fører til dårligere tjenestekvalitet Sentralisering av EVU tjenesten vil synliggjøre og forbedre beslutningsprosessen på grunn av mer formaliserte arbeidsprosesser. UiO:V har bedre verktøy for å vurdere kursets markedspotensial og er dermed bedre rustet til å sikre gode økonomiske beslutninger. Anerkjent god kvalitet og reell opplevd tilgjengelighet

Reelt kostnadsbortfall ved nåværende aktivitetsnivå «Flytting av EVU tjenesten fra ISP inn til UiO:V med samme omfang av EVU aktiviteter vil medføre et kostnadsbortfall for ISP på i gjennomsnitt cirka tusen kroner per år.»

Muligheter Gir et organisatorisk og økonomisk handlingsrom Bedret ressursutnyttelse Mindre risikoutsatt drift ved turn-over etc Møter UiOs strategiske målsettinger Økt medarbeidertilfredshet Økt kvalitet

Anbefalinger Flytt mest mulig til UiO:V Lag en endret arbeidsflyt Spesifiser kursene mer før igangsettelse Gjennomgå beslutningsstrukturene Motiver til faglig engasjement og forankring i styrende fora Ivareta kundenes opplevelse av tilhørighet til fagmiljøet Strategisk profil for EVU-arbeidet forankret i instituttets strategi