Innpassing/godkjenning IHR studentutveksling Leangkollen

Sakstyper 1.Norsk utdanning, enkle innpassingssaker 2.Forhåndsgodkjenninger 3.Registrering av alternative forkunnskapskrav 4.Norsk utdanning, tunge saker 5.Utenlandsk utdanning, enkle saker 6.Utenlandsk utdanning, tunge saker

Enkle innpassingssaker, norsk utdanning Nåværende saksflyt: ( Denne modellen følges ved HF, MatNat, UV) Mottar søknad – registreres i ephorte Søknad registreres i FS, saksbehandler på fakultet behandler, (sender evt til institutt) Saksbehandler skriver vedtaksbrev i ePhorte, som signeres av leder i tillegg til behandler Saksbehandler registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb Foreslått saksflyt: SV følger denne modellen i dag Mottatt søknad registreres og ferdigstilles i FS Vedtak vises i Studentweb Totalt 1429 søknader om innpassing av norsk utdanning ved UiO i Ved SV utgjorde enkle saker 60 % av disse. Dersom dette er likt ved andre fakulteter, vil vi kunne ha 1 ukes saksbehandlingstid i stedet for 3 uker i ca 700 saker i året.

Forhåndsgodkjenning: Nåværende saksflyt og forslag til ny saksflyt Nåværende saksflyt: Studenten innvilges utveksling av fak eller SIS og opprettes som utvekslingsperson i FS Fakultet mottar søknad om forhåndsgodkjenning – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev. Studenten sender papirkopi av forhåndsgodkjenningen til Lånekassen Studenten innvilges utveksling og opprettes som utvekslingsperson i FS Elektronisk rapportering av innvilget utveksling til Lånekassen. Foreslått saksflyt – alternativ B Foreslått saksflyt alternativ A: Studenten innvilges utveksling og opprettes som utvekslingsperson i FS Studenten henvender seg til infoskranken med Lånekassens D- skjema Infomedarbeider sjekker opplysningene i FS – stempler og signerer Studenten sender D-skjema til Lånekassen

Registrering av alternative forkunnskapskrav I dag er det litt tilfeldig når og hvordan dette gjøres Student klarer ikke melde seg til et emne i studentweb, fordi det har forkunnskapskrav Student kontakter infosenter/studiekons, har annen utdanning som tilsvarer forkunnskapskravet Utdanningen kan være norsk eller utenlandsk Saksbehandler registrerer enten godkjenning eller fritak i FS Student kan melde seg til emnet i StudentWeb hvis det fortsatt er plass Forslag til ny løsning Student/søker sender inn dokumentasjon på forkunnskapskrav innen en gitt frist før emneopptaket Saksbehandler registrerer forkunnskapskrav Studenten kan søke opptak til emner med forkunnskapskrav i emneopptaket

Gevinstpotensiale TiltakØkonomiKvalitetMedarbeider- tilfredshet Student- tilfredshet Overordnet Korte ned svartid Skape robust organisasjon Bedre informasjon til studentene Frigjør arbeidstid ved å effektivisere saksbehandling, kutte unødvendige oppgaver og ledd og heve kompetanse som fører til raskere avgjørelser Felles praksis for registrering i FS og ephorte Robust organisasjon Tydelige kontaktpunkt for studenter Trygg på kompetanse og slippe unødvendig papirflytting Lettere tilgjengelig informasjon om saksgang Raskere svar Forhånds- godkjenning Slå sammen to separate søknadsprosesser til én. Opptak til utvekslingsavtale og generelle forhåndsgodkjenninger. Dette rapporteres videre automatisk til lånekassen Kutter 30% av alle godkjenningssaker i året Lik informasjon til studenter med opptak til samme avtale. Gode nettsider med informasjon om hva studenten kan forvente ifbm endelig godkjenning av utenlandsk utdanning Ansatte slipper å føle at jobben de gjør er meningsløs Får fristilt tid til å utføre andre meningsfulle arbeidsoppgaver Informasjon om godkjenning kommer samtidig som opptak (ett kontaktpunkt) Studenten involveres ikke i rapportering til lånekassen God informasjon om godkjenningsprosessen på nettsider og i tilbuds- eposten Forenkler utvekslingsprosessen, lavere terskel, mer strømlinjeformet Enkel – norsk Forenkle saksbehandlingen ved å kutte ut ephorte. Kun retningslinjer skal ligge i ePhorte, resten av behandlingen gjøres i FS/StudentWeb. Studentene får kun svar via StudentWeb Kutter ut omstendelig saksbehandling (ephorte) Spare tid ved å kutte ephorte (og evt videresending av saker) Reduserer saksbehandlingstid med: 2 uker – 3 mnd Like behandling av like saker på tvers av institusjonen Får ekspedert saker raskere Slipper å registrere i to systemer (kun fs) Får raske svar, orden på utdanningsplanen sin etter få dager Lik behandling uavhengig av fakultetsstilhørighet Registrere disp fra forkunnskap s-krav Emneleverandør reg. forkunnskapskrav v/forespørsel før emneopptaket for søkere, programstudenter, og enkeltemnestudenter Lik praksis er effektivt Det er et kvalitetshevende tiltak i seg selv å utarbeide felles rutiner på dette At studenter som trenger å få registrert disp for forkunnskaper kan melde seg til emner i studentweb Studiekonsulenter har etterlyst en avklaring på hvilke rutiner som skal følges Studentene kan søke opptak til emner i emneopptaket på lik linje med andre studenter. Fjerne usikkerhet Får tydelig info om hva de skal gjøre for å få opptak til emner

Mulige spørsmål til høring Er det muligheter for økt fleksibilitet i studieprogrammene? (mindre adm. og enklere for studentene) Kan flere saker håndteres administrativt? Hvor bør innpassing/godkjenning ligge organisatorisk?