Spesielle utfordringer ved utleie av prosjektert vs. ferdigstilt bygg Problemstillinger for utleier og leietaker når bygget ikke er bygget eller ferdig prosjektert. Mandag 5. november 2012

Når bygget er på tegnebrettet; Hva skal leveres? Veien frem til endelig kravspesifikasjon. Muligheter for endringer? Når skal det leveres? Regulering av avvik – forsinkelse og endringer.

Kravspesifikasjon Hva skal leveres Kvaliteter Løsninger Areal Avtalen/kravspesifikasjonen er svært viktig. Husleieloven gir liten hjelp Husleielovens kapittel 2 § 2-2. Generelle krav til tilstand Husrommet skal ved overleveringen være i samsvar med de krav som følger av leieavtalen. Er ikke annet avtalt, skal husrommet med tilbehør ved overleveringen være ryddet, rengjort og i vanlig god stand. Er ikke annet avtalt, har husrommet dessuten en mangel dersom det ikke a) passer til de formål tilsvarende husrom vanligvis blir brukt til, eller b) passer til de særlige formål som leieren etter avtalen skulle bruke husrommet til, med mindre forholdene viser at leieren for så vidt ikke bygde på utleierens sakkunnskap eller vurdering eller ikke hadde rimelig grunn til å gjøre det.

Kravspesifikasjon Eksisterende lokaler kan befares og overtas «as is». Bruk av rådgivere Viktig at kravspesifikasjonen er gjennomarbeidet og uklarheter ryddet av veien Forholdet til utleiers entreprenør Beskrivelsen må være back-to-back

Tvister Beskrivelsen; Lokalenes størrelse og planløsning forventes tilpasset Leietakers ønsker og krav. Nettoareal er vist på side 8. Med tillegg av fellesarealpåslag antas dette ut fra standardnormer å utgjøre mellom 7500 - 8000 m2 BTA.  Utleier har presentert foreløpige og prinsipielle planskisser som viser at arealbehov og lay-out kan løses på en tilfredsstillende måte for selskapet. Endelige arkitekttegninger over ønsket planløsning forutsettes utarbeidet i nært samarbeid mellom utleier og leietaker etter inngåelse av leiekontrakt. Utleier skal presentere en beslutningsplan som viser alle relevante oppgaver og beslutninger som leietaker skal ta stilling til. Denne planen skal fremlegges for leietaker snarest mulig. Lokalene skal være tilpasset effektiv kontordrift samt ivareta de ønskede synergier for en virksomhet som denne og arealet forutsettes effektivt utnyttet med virksomhetstilpassede arbeidsplasser. Det er avtalt at (adresse) samt leietakers nåværende lokaler i (adresse) (hva gjelder overflater) skal være referansebygg og skal være retningsgivende for standard ut over det som er spesifisert, og under forutsetning at dagens krav og forskrifter er tilfredsstilt.

Leietakers argument; Endelig og omforente plantegninger er inkludert i prisgrunnlaget i kontrakten. Per avtaleinngåelse var ikke plantegningene ferdigstilt da signering av kontrakten var viktig for å komme i gang med arbeidene. Tegningene vedlagt kontrakten var bare et utkast, noe begge parter innforstått med. De endelige plantegningene skulle partene samarbeide om etter avtaleinngåelse, og forutsatte endringer/tilpasninger skulle ikke ha kostnadsmessige konsekvenser. Den fastsatte leiesummen i kontrakten pkt. 8 har tatt høyde for disse tilpasningene. I kontrakten skal plantegningene være ”fastsatt og godkjent av begge parter”. Det er derfor plantegningene pr. (dato) som ”låser” tegningene, og det er endringer i forhold til denne som utgjør endringer i kontraktens forstand. Det har formodningen mot seg at leietager ville binde seg til en kontrakt uten å vite husleien. Justeringen av plantegningene var forutsatt per avtaleinngåelse. Leietager har bestilt og betalt for betydelige endringer som alle har hatt priskonsekvens og som ligger utenfor de forutsetninger kontrakten ble signert på.

Tingretten mente ordlyden ikke ga støtte til leietakers forståelse Tingretten mente ordlyden ikke ga støtte til leietakers forståelse. Leietaker hadde heller ikke reagert på varsel om tillegg underveis. Alle endringer inngikk i beregningen av revidert husleie. LB 2009-198332 Leiekontrakten: Leieforholdet omfatter ca. 3 000 m2 BTA. Arealet avtales endelig når detaljerte tegninger foreligger. Leiesum; Årlige husleie utgjør kr 4 300 000 eks mva Beskrivelsen/kravspesifikasjonen; tegningene skal «detaljeres videre ifht vedlagte skisse for arealdisponering» Ved ferdigstillelse ble arealene beregnet til ca. 3 700 m2. Utleier krevde forholdsmessig justering av leien.

Ordlyden må tillegges stor vekt: Rt 2005-268, Rt 2002-1155 Lagmannsretten; Ordlyden må tillegges stor vekt: Rt 2005-268, Rt 2002-1155 Ordlyden tilsier fast pris, motsatt er pris per kvm. Ikke grunnlag for regulering av leien. Burde avtalt dersom arealendringer skulle få priskonsekvens Uttalelser om tolkning av bevisene i saken, partenes etterfølgende opptreden, møtereferater og bransjepraksis. «Halvferdige» planer og tegninger, krever ekstra oppmerksomhet i avtalen. Justering av areal +/- Ferdigstillelse av skisser/utkast Fremdrift mv

Brukermedvirkning Viktig å avklare roller, oppgaver og kompetanse; - Arbeidsutvalg Leietakers brukergrupper/faggrupper AMU-behandling Beslutningsplan Tilpasninger innenfor og utenfor kontrakten – klare prosedyrer for tillegg og fradrag

Endringer Avklare om leietaker skal ha adgang til å kreve/bestille endringer Eventuelt hvilke på hvilke betingelser Avtale prosedyre for bestilling og aksept Prising av endringen og hva inngår i grunnlaget for beregningen Forholdet til entreprenør/entreprisekontrakten

Standardavtale – bygg under oppføring Utarbeidet av Forum for Næringsmeglere, Norges eiendomsmeglerforbund, Huseiernes Landsforbund og Norsk Eiendom Inneholder forslag til regulering av endringer – forutsetter at leietaker kan kreve endringer. Utgangspunktet er at leietaker ikke kan kreve endringer. Utleiers endringsadgang (Ikke-egentlige endringer) Uforutsette offentligrettslige krav «mindre endringer» forutsatt ingen forringelse av kvalitet/funksjonalitet Totalentreprenørens valgfrihet Medfører ingen justeringer av leie, fremdrift, mangelsbedømming etc

Leietakers ønske om endringer i kravspesifikasjonen Avtalte valgalternativer er ikke endringer Prosedyre for ønske om endringer Leietaker må sende skriftlig ønske om Endring Utleier må enten - avvise ønsket, eller - sende et Endringsestimat Hvis ikke utleieren avviser kravet, må leietaker bestemme om endringen ønskes utført, eller takke nei. Dersom endringen ønskes, må leietaker sende en Endringsordre

Avvisning av kravet dersom Entreprenøren kan nekte utførelse, jf NS 8405 og NS 8407 Etter bestemt tidsfrist I strid med offentligrettslige krav/naborettigheter Krever søknad og godkjenning og dette ikke kan oppnås i tide det medfører endret areal +/- bestemt størrelse Endrer arkitektonisk uttrykk og kvalitet

Endringsestimat omfatter både Endringskostnader Kostnader og fremdrift/leveringstidspunkt Endringskostnader Merkostnader til entreprenør, rådgivere, rigg og drift, finanskostnader administrative kostnader, eventuelt ikke fradragsberettiget merverdiavgift, utleier eget arbeid Nettokostnader (tillegg/fradrag) Kan utleier kreve betalt for utarbeidelse av Endringsestimatet? Fremdrift Fristforlengelse må aksepteres av leietaker Innsparing i tid betyr ikke fremskyndelse av leveringstidspunkt Take it, or leave it Endringsestimatet må aksepteres. Dersom leietaker ikke aksepterer prisen eller konsekvensen for fremdrift, kan han heller ikke kreve endringen gjennomført Alternative løsninger kan avtales – husk sikkerhet for arbeidene. Varige verdier?

Leiesum Hvordan beregnes leiesummen Fast pris, eller Regulerbar Flere varianter er mulig, men det må avtales nærmere hvordan eventuell regulering skal foregå og grunnlaget for det.

Eksempel på regulering I Den samlede årlige husleie skal utgjøre % av tomteverdi og de faktiske og dokumenterbare kostnadene for oppføring av Leieobjektet som beskrevet i vedlegg 2, samt senere avtalte endringer. Beregningsgrunnlaget for husleien skal imidlertid ikke overstige budsjetterte kostnader i Vedlegg 3, (budsjett), som representerer et maksimum. Eventuelle kostnadsoverskridelse utover budsjett er Utleiers risiko. Endringer (tillegg og fradrag) initiert av Leietaker skal tas med i beregningsgrunnlaget i den utstrekning dette er skriftlig forhåndsavtalt. Det samme gjelder endringer som følge av krav eller pålegg fra offentlige myndigheter. Senest 14 dager før Overtakelse skal Utleier fremlegge en foreløpig beregning av husleien. Utleier skal etter avsluttet sluttoppgjør med entreprenørene, dvs. innen 4 måneder etter Overtakelse, fremlegge endelig beregning av husleie basert på revisorgodkjente regnskaper. Ved fastsetting av beregningsgrunnlaget kan Utleier avregne fritt mellom de enkelte kapitler i budsjettet.   Leietaker har full innsynsrett i beregningsgrunnlaget for husleien, herunder underbilag og tilhørende dokumentasjon

Eksempel på regulering II (1)Årsleien utgjør samlet NOK ***** eksklusiv merverdiavgift, basert på følgende arealer og priser per m2 BTA:   - NOK ***** eksklusiv merverdiavgift per m2 BTA kontor - NOK***** eksklusiv merverdiavgift per m2 BTA lager - NOK***** eksklusiv merverdiavgift per m2 BTA tekniske rom - NOK ***** eksklusiv merverdiavgift per m2 BTA***** - NOK ***** eksklusiv merverdiavgift per parkeringsplass

Betaling for endringer (fra standardkontrakten) (16)Leietaker kan alternativt velge å betale for de samlede Endringskostnadene ved et årlig tillegg til leien over leietiden (annuitet). Avkastningskravet ved beregning av tillegget settes i så fall til […] %. Et eksempel på beregning av tillegget er fremlagt som bilag [..]. Leietakeren kan også velge å betale deler av de samlede Endringskostnadene kontant per Overtakelse, og den resterende del av de samlede Endringskostnadene ved tillegg til leien over leietiden (annuitet). (17)Den beregnede tilleggsleien legges til den ordinære leien og følger leieavtalens øvrige bestemmelser, herunder indeksregulering, merverdiavgiftsbehandling mv. (18)Utleier kan, etter Utleiers beslutning, velge å kreve av Leietaker at Leietaker i forbindelse med hvert enkelt Endringsønske skal angi om endringen skal medføre plikt til betaling av Endringskostnaden per Overtakelse, eller om Leietaker ønsker å benytte alternativet gjennom økt husleie – eventuelt om Leietaker vil benytte delvis betaling/delvis betaling gjennom økt husleie.

Leietakers adgang til bygget i byggeperioden Leietaker kan ha behov for å starte innrednings- og monteringsarbeider – hvordan kan dette ønsket ivaretas og reguleres?

Avtale tidspunkt for oppstart Må speiles i kontrakten med entreprenøren Betingelser for arbeidet; Risiko for skader – dokumentasjon Fremdrift og forstyrrelser på øvrige arbeider Underlegges hovedbedriftens samordnings Følge gjeldende plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø

Eksempel på avtaleregulering (5)De siste […] uker før Overtakelse skal Leietaker ha tilgang til Leieobjektet for å gjøre egne tilpasningsarbeider, blant annet av IKT og AV-utstyr. Partene skal føre protokoll over hvilke objekter Leietaker anbringer i Leieobjektet, og Leietaker har selv risikoen for slike objekter. Leietakers arbeider skal være tilpasset Utleiers entreprenørs arbeider, slik at de ikke hindrer fremdriften i disse. Leietaker er ansvarlig for eventuell skade han forårsaker i samme utstrekning som i leietiden, jf. punkt 19 (1). Leietaker skal videre være forpliktet til å følge entreprenørens retningslinjer for opphold og aktivitet på Eiendommen, herunder alle HMS-relaterte krav, og alle offentligrettslige krav som måtte komme til anvendelse tilknyttet opphold og aktivitet på Eiendommen.

Overtakelse/leveringstidspunkt Hva skjer dersom bygget ikke er ferdig til avtalt tid? Hvilke virkemidler har utleier og hvilke sanksjonsmuligheter har leietaker? Forsinkelse kan være dramatisk for begge parter.

Husleieloven § 2-1 Utleieren skal stille husrommet med tilbehør til leierens disposisjon til avtalt tid. Er ikke annet avtalt, regnes overlevering for skjedd når leieren har fått nøkler og ellers uhindret atkomst til husrommet. Leieren kan nekte å overta husrommet dersom det er i vesentlig dårligere stand enn leieren kan kreve etter avtalen og bestemmelsene i dette kapittel, og overlevering skal i så fall ikke regnes for skjedd. Er overleveringstidspunktet ikke fastsatt i avtalen, kan leieren kreve å overta bruken av husrommet ved tredje månedsskifte etter at avtalen ble bindende. Husleieloven § 2-11 – Avslag i leien Stilles ikke husrommet til leierens disposisjon til riktig tid, er ikke leieren forpliktet til å betale leie for den tid forsinkelsen varer. Gjelder forsinkelsen bare en del av husrommet, kan leieren kreve et leieavslag for den tiden forsinkelsen varer som svarer til forholdet mellom leieverdien av husrommet og av den forsinkede delen.

Dagmulkt (2)Forsinkelse som ikke i hovedsak skyldes forhold på Leietakers side eller force majeure gir grunnlag for dagbot. (3)Dagboten påløper automatisk. Dagboten utgjør NOK ***** for hver kalenderdag forsinkelsen varer. Etter ***** dager økes dagboten daglig med NOK ***** per kalenderdag frem til overtakelse gjennomføres. (4)Leietaker kan ikke kreve dagbot for mer enn ***** dager. Leietaker kan ikke, i tillegg til krav om dagbot, fremme andre krav eller gjøre gjeldende andre sanksjoner overfor Utleier i forbindelse med forsinkelsen, dette med følgende unntak: - Forsinkelse gir rett til avslag i leien i henhold til dette punkt 18 (1) - Forsinkelse utover ***** dager gir Leietaker rett til å heve leieavtalen. Forsinkelse utover ***** dager gir Leietaker rett til å kreve sitt økonomiske tap erstattet etter tilsvarende regler som for mangel i dette punkt 18 (5) (dette som et alternativ til dagbot – Leietaker kan hvis et slikt krav fremmes, ikke helt eller delvis kreve dagbot i tillegg).

Dagmulkt er nødvendigvis ikke noen trøst Det viktigste er uansett ønsket om å overta til avtalt tid. Det kan kun være i avtalt periode det er mulig å flytte. Ferdigstillelse og overtakelse av Leieobjektet er avtalt til 1. april 2012. Leieperioden (10 år) starter ved Leietakers overtakelse av Leieobjektet (Overtakelse). Overtakelse 1.april 2012 forutsetter at igangsettingstillatelse for tomteopparbeidelsen foreligger innen 1.mai 2011 og igangsettingstillatelse for bygget er gitt senest 1.juni 2011. Dersom igangsettingstillatelsen gis etter dette tidspunkt forskyves overtakelsestidspunktet tilsvarende forutsatt at forsinkelsen ikke skyldes Utleier eller forhold Utleier svarer for. På samme måte kan overtakelsestidspunktet forlenges etter avtale ved gjennomføring av tilleggsarbeider bestilt av Leietaker (Utsatt Overtakelse). Dersom igangsettingstillatelse for bygget ikke er gitt innen 15.juli 2011, skal overtakelse utsettes til 1. april 2013 (Overtakelse 2013).

Forsering av entreprisen Back to back frister fra leieavtale til entrepriseavtale. Sikre seg rett til å pålegge forsering – uavhengig av årsak Mulighet til å sette inn ekstra ressurser om nødvendig.

Kommunal saksbehandling Plan- og bygningsloven § 21-10 Krav til ferdigattest – hovedregel. Men da må alt være ferdig Ved ferdigattest skal det fra tiltakshavers eller de ansvarlige foretaks side foreligge tilstrekkelig dokumentasjon over byggverkets, herunder byggeproduktenes egenskaper som grunnlag for forvaltning, drift og vedlikehold av bygget. Ferdigattest skal utstedes av kommunen innen 3 uker etter at kravet er mottatt sammen med nødvendig dokumentasjon. Der ferdigattest ikke er utstedt innen fristen, kan byggverket tas i bruk (men det betyr ikke at ferdigattest gis! (21-7)

Midlertidig brukstillatelse Når det gjenstår mindre vesentlig arbeid og kommunen finner det ubetenkelig, kan det utstedes midlertidig brukstillatelse for hele eller deler av tiltaket. I midlertidig brukstillatelse skal det framgå hvilke arbeider som gjenstår og en frist for ferdigstillelse Saksbehandlingsfrist er 3 uker, men oversittelse av fristen gir IKKE tiltakshaver lov til å ta bygget i bruk» Krever nøye planlegging før planlagt innflytting.

Mange involvert per overtakelse/mange virkninger Overlevering fra entreprenør til byggherre – krav i entreprisen Overlevering fra utleier til leietaker – må kunne tas i bruk Hvordan reguleres risikoen for kommunal saksbehandling?

Da er det bare å flytte inn…

Ottar F. Egset Mobil: +47 90 57 91 67 E-post: ofe@foyen.no