Hvordan opprette en aktivitet, sende mail om den til medlemmer, og ta ut deltakerliste PMI Norway Chapter Veiledning utarbeidet av Irene Tanke Versjon

Venstremeny Logg deg inn på systemet. Dersom du mangler innloggingsinformasjon, ta kontakt med webmaster på Opprette en aktivitet

Skriv inn et navn på møtet ditt. Dette synes kun i systemet. Angi navn etter følgende prinsipp: Nettverksnavn – Navn på foredrag For eksempel: Telemark nettverk - Om innovasjonsprosjekter 1 Velg en mal for aktiviteten – det er laget en mal per nettverk. Dette sparer deg for ekstra arbeid, og sikrer enhetlig presentasjon fra aktivitet til aktivitet

Velg type aktivitet 1 Velg dato og tidspunkt for aktivitetens start Velg dato og tidspunkt for aktivitetens slutt Velg dato og tidspunkt for påmeldingsfrist Dato og tidspunkt for «sen» påmelding (kun aktuelt dersom det er forskjellige priser, la den ellers være den samme som påmeldingsfristen) Dato og tidspunkt for «tidlig» påmelding (kun aktuelt dersom det er forskjellige priser, la den ellers være den samme som påmeldingsfristen) Sted fyller seg ut automatisk dersom det er lagt inn i malen for nettverkets aktiviteter. Det er gjort for de byene hvor det ser ut til å være samme sted hver gang. Steder som skal brukes flere ganger kan også lagres, slik at man slipper å fylle ut hver gang. 1.Sjekk om innhold er riktig 2.Hvis ikke riktig, sjekk om stedet ligger i drop-down listen 3.Lag New (reusable) venue om man tror man skal bruke det flere ganger, ellers One time venue (velges i drop-down), og fyll ut informasjon. IKKE legg til nettsted med mindre profilering er del av avtalen

Navn på aktiviteten, dette vises på nett, bruk samme navn som på slide 3. Kort beskrivelsestekst (teaser), vises i aktivitetsoversikten på nett. Informasjon om aktiviteten, beskrivelse av tema, innhold, foredragsholder, relevans for PMI, osv. Teksten som ligger der er eksempler på spørsmål som bør besvares. Tekst om PDUer er standard, la den stå! (Veiledningen ligger under medlemsområdet)

6 Fyll ut maks antall deltakere dersom det er en begrensning. La avhukingsboksene være blanke. Det må være både medlemsbilletter og gjestbilletter. Det henger sammen med hvordan påmeldingen foregår og hvilken informasjon vi ber om. Dersom det skal være betaling, Klikk på Guest ticket, og rediger summen før du lagrer (se neste slide) Dersom det ikke er betaling trenger du ikke gjøre noe. Om det er flere alternative billetter, ta kontakt med Webmaster

7 Endre beløpet til prisen for ikke-medlemmer. Beløpet oppgis i kroner på nettsiden selv om det står $ her. 1 2

8 Bilde for nettverket ligger i malen, så du trenger ikke å endre det. Dersom du ønsker et annet bilde, kan du erstatte det ved å trykke «Select file» og laste opp et eget bilde (skal være relativt selvforklarende, om du ikke får til, ta kontakt med Webmaster). 1 Dersom det finnes en presentasjon eller andre relevante dokumenter kan denne legges her. Den kan også lastes opp etter arrangementet – alle medlemmer har tilgang til tidligere aktiviteter og vil kunne hente presentasjonen der i etterkant. Dette er stedet presentasjoner fra puber osv plasseres, ingen andre steder hvis det ikke er avklart med Webmaster. 2 3

9 For at aktiviteten skal være synlig på nettsiden må den publiseres. For at det skal være mulig å melde seg på aktiviteten, må billettene publiseres. Velg Publish all, så ordner systemet alt for deg. (Om du for eksempel ikke er klar for påmelding enda, men gjerne vil informere om at det skal foregå en aktivitet, kan du la være å publisere billettene. 2 For at aktiviteten skal synes i oversiktene må du klikke på denne slik at den blir til Yes. 1 Under her ligger all informasjon om aktiviteten, slik at du enkelt kan gå inn og redigere dersom du har behov for det. Du trenger ikke gjøre noe mer med det, men det er lurt å dobbeltsjekke at alt er riktig før du publiserer. 3

10 Hva kan du gjøre med aktiviteten? Skriv ut navnelapper til alle deltakerne… 2 Her finner du informasjon om aktiviteten din, og kan se ståa med et blikk, både om selve aktiviteten, antall påmeldte, innsamlede penger (via PayPal), samt at du har muligheten til å gjøre ulike handlinger via knappene til høyre. 3 Send e-post om arrangementet Send ut en spørreundersøkelse til deltakerne (det er laget en mal som kan brukes) Meld på deltakere manuelt, registrer deltakelse, osv. Hent ut rapporter, eksempelvis deltakerlister. Se opplastede filer eller legg til fil (spesielt aktuelt etter arrangementet)

11 Send e-post om arrangementet Velg « » på knappen til høyre for arrangementet i lista. Du velger om du vil «Send now» eller «Schedule for later». Det er lurt å både sende ut informasjon om arrangementet snarlig, og å sette opp at det sendes ut påminnelser til alle medlemmene når det nærmer seg påmeldingsfristen. I veiledningen brukes «Schedule for later» da denne har noen flere steg, ellers er de to måtene like. La stå som Meeting reminder 2 Gi e-posten et navn som er forståelig for andre – dette er det den blir liggende med i systemet (ikke i forsendelsen). For eksempel: Informasjon om PMI-pub i Oslo Velg «PMI-pub/prosjektledersamling» Velg møtet ditt 1

12 Kun ved «Schedule» e-post – velg hvor mange dager før aktiviteten e-posten skal sendes Gi e-posten et emnefelt (vær spesifikk for å unngå at den havner i spam) og vær nøye med å unngå skrivefeil. Legg inn avsender /mottaker av svarmail. Det skal være nettverket sin e- postadresse. Legg inn avsender-navn – «PMI Norway Chapter xx nettverk» 4

13 Sett inn vedlegg om aktuelt – normalt ikke aktuelt når man sender ut invitasjon, men kan være nyttig om man ønsker å sende ut presentasjonen fra arrangementet til deltakerne i etterkant av arrangementet. 1 2

14 Velg mottakere under Network groups– det er laget egne lister for de enkelte nettverkene. Trykk «add» for ditt aktuelle nettverk. 1 2

15 Send en test-epost til deg selv for å dobbeltsjekke at alt ser bra ut! 1 2 Her ligger oversikt over all informasjon om e-posten. Dobbeltsjekk dette! Du kommer oversiktsbilde over e-poster, og får en bekreftelse på at e-posten er planlagt (eller sendt dersom du valgte Send now da du begynte). 3

16 Hent deltakerliste Velg «Reports» på knappen til høyre for arrangementet i lista, og velg «Meeting Registration Detail». Du får opp en oversikt over alle påmeldte. Velg Spreadsheet – lagre filen lokalt. Excel åpner seg. 1

17 Dataene viser seg som CSVdata. For å konvertere: 1 Velg Data Marker første kolonne i regnearket, og Velg Tekst til kolonner Velg Data med skilletegn, og trykk Neste

18 Velg Komma som skilletegn. Tekstkvalifikator skal være doble anførselstegn (kommer opp automatisk). Trykk Neste. Trykk Fullfør. Nå kan du behandle dataene som i et vanlig Excel-ark. Det er lurt å sortere de alfabetisk, og lage nok plass til at hver deltaker kan signere på arket. Merk at deltakerlister skal skannes og tas vare på inntil videre. Det jobbes med å kunne registrere deltakelse direkte i systemet, mer info kommer.