Kai A. Olsen Høgskolen i Molde/Universitetet i Bergen Turboksystemet Kai A. Olsen Høgskolen i Molde/Universitetet i Bergen

Et eksempel På komplett datasystem for en liten bedrift Systemer både for produksjon og administrasjon. Vi skal se på: Behov Enkel løsning (Excel og Word) Eget system Erfaringer

Turbokforlaget Startet av Bjørnar Pedersen og undertegnede i 2003 En idé om å lage en turbok for Molde, basert på: bilder for å vise vei – detaljerte beskrivelser A4 bok og hefte lav pris for vanlige folk

Marked Eksperter antok at vi ville selge ca. 700 bøker Men da vi hadde mottatt forhåndsbestillinger på 2000 bøker så vi at vi nok burde trykke flere Opplaget ble 5000 Solgte i bokhandlere, sportsbutikker og til firma

Tre typer av kunder Firma, som kjøpte bøkene til ansatte. Faktureres ved levering til en firmapris. Bokhandlere som kjøpte boka. Faktureres etter levering til bokhandlerpris. Bokhandlere og andre som hadde boka i kommisjon. Faktureres ved ny levering

To (typer av) systemer Administrativt: Produksjonssystem: Levering Fakturering Reskonto Regnskap Skatt og mva Produksjonssystem: Understøtte skriving av turbeskrivelser

Administrativt system Vi fant ut at vi ville klare oss med Excel og Word Leveringsoversikt i Excel Fakturering gjennom Word Regnskap i Excel Fordel, vi kunne bruke systemer som vi kjente godt

Erfaring – rot! Vi laget en ny faktura ved å ta kopi av en gammel. Ofte glemte vi å endre på fakturanummer. Noen utgifter var med mva, andre uten. Her ble det tull. Excel ble for fleksibelt for regnskap. Lett å gjøre feil. Ingen sluttsummer stemte.

Tidstap Vi brukte mye tid på å ordne opp Hadde dårlig oversikt Selvangivelsen og mva betaling ble en kjempejobb Problemet var at vi solgte for mange bøker og hadde for mange forhandlere til at den enkle løsningen kunne fungert. Excel, Word-løsningen fungerer bare i de aller, aller, aller enkleste tilfellene til rutinejobber (men bra til ad hoc saker)

Administrativt system - løsninger Kjøpe et standardsystem: Ferdig system Kanskje noe tilpassning Men ikke tilpasset vår virksomhet Lisenskostnader Eget system: Direkte tilpasset til vårt forlag Ingen lisenskostnader Siden vi hadde IT kunnskap selv var beslutningen enkel, men uansett vil en ha fordeler av et eget system

Grunnlagsdata Forhandlere (Navn, type, adresse…) Produkter (Navn) Typeforhandler (bedrift, kommisjon, produkt, pris) Leveringer (til hvem, produkt, antall, pris) Utgiftstype (navn, mva, skattepost) Utgifter (type, beløp, produkt)

Funksjonalitet - levering Levering av bøker Mottak av bøker (fra trykkeri, retur fra forhandler) Lageroversikt

Funksjonalitet - fakturering Avhengig av leveranser Avhengig av forhandlertype Forskjellige priser Utestående fakturaer Purring Fakturering for annet enn bøker (f.eks. for frakt) Fakturering på e-post (genereres og sendes automatisk)

Regnskap Inntekter: Utgifter: To typer regnskap: Skatteregnskap: Gjennom fakturering ved salg av bøker Annet Utgifter: Med og uten mva Koplet til skattepost Koplet til produkt Hvem som har betalt (Bjørnar, jeg, forlaget) To typer regnskap: Formelt regnskap, bare utgifter som er forfalt og innbetalte fakturaer Fullt regnskap, slik det ser ut pr. i dag (alt er med) Skatteregnskap: Selvangivelse Mva

Statistikk Leveranser brutt ned på produkt, tidsintervall, og forhandler Inntekter brutt ned på produkt, tidsintervall, og forhandler Viktige grunndata når vi skal vurdere opplaget for en bok.

Funksjonalitet - annet Utsending av brev og tilbud I posten eller elektronisk

Eget system Gir oss frihet til å operere med de forhandlertyper som vi ønsker Gjør at vi lett kan tilpasse krav fra kundene, f.eks. da ARK-kjeden innførte et elektronisk bestillingssystem Da ARK sluttet med kommisjonssalg vil bokhandlere kun bestille få bøker av gangen. Da får vi et fraktproblem. Det løses med “framskutt lager”, som vi legger inn i systemet. Vi kan tilpasse utskrifter m.m. til eget behov.

Utviklingstid Første versjon: Ingen lisenskostnader (bruker Access) 3-4 kvelder kanskje 15-20 timer totalt. Dvs. ca. 20.000 kr. om jobben skulle vært gjort for andre. Ingen lisenskostnader (bruker Access) Noe mer utvikling etter hvert (flere funksjoner): Men kun få timer. Forutsetning: Den som utvikler må ha god kunnskap og erfraing.

Erfaring Enormt arbeidsbesparende Intet rot Full oversikt Kan bruke data i andre sammenhenger, f.eks. til å lage prognoser over salg av en ny bok Selvangivelsen og mva er stort sett et tastetrykk (viktig siden dette gjøres sjeldent)

Oppsummering administrativt system Med dagens omsetning: 400 kunder (forhandlere) 7 bøker Opplag på tilsammen 50.000 bøker Siden 2005: 1500 leveringer 1000 fakturaer 1000 utgiftsposter Håpløst å klare dette uten et eget system.

Produksjonsjonssystemet Krav: Skal håndtere store bildemengder (500 – 1500 bilder i hver bok) Skal håndtere oppsett av layout på en hensiktsmessig måte Skal gjøre det effektivt å lage turbeskrivelser

En side i boka Kart Bilder Bilder på bilder (skilt) Tekstbokser på bilder Bildenummer Piler

Muligheter Bruke et profesjonelt typesettingssystem (Framemaker, Microsoft Publisher, …) Vil ikke kunne dekke vårt behov fullt ut Må læres fra grunnen av Alternativ: Bruke Microsoft Word Men Word er en tekstbehandler, ikke et typesettingssystem.

Hva gjør vi? Velger Word siden vi kjente systemet og hadde lang brukererfaring I tillegg – vi har programvaren installert allerede (ingen ny lisens) Men vi oppdaget fort at Word ikke var egnet for typesetting: Vanskelig å plassere bilder Gruppering av komponenter (bilde, tekstboks og piler) la ofte de små elementene bak bildet Måtte dele opp boken i separate dokumenter. Kompleks sammensetting (med sidenummer m.m.)

Løsning Lager makroer for alt det vi trenger. Word + makro -> typesettingssystem for turbok Viktig: Word har en ”macro recorder”, tar opp brukerkommandoer og representer disse som VBA kode Da kan vi først ta opp operasjonen utført på et spesifikt objekt, deretter gå inn i makrokoden og forbedre og generalisere denne Begrensning med makroer: Ikke egnet for massedistribusjon (men det trenger vi jo ikke)

Egen verktøylinje Vi skal se på noen eksempler.

DV – distribuer vertikalt Lager standard avstand mellom bilder Justerer høyde Lager lik bredde på alle bildene

Kode (forenklet utdrag) 'Juster bredde og horisontal posisjon If justerBredde Then For i = 2 To n With Selection.ShapeRange(ind(i)) .Width = bredde .left = venstrePosisjon End With Next i End If

Grupper Vi irriterte oss over Grupper-kommandoen i Word Brukes for å sette sammen forskjellige objekter Men Microsoft sin versjon hadde den idiotiske uvane at den kunne sette små objekter (en tekstboks, pil eller lignende) bak bildet Etter å ha irritert meg over dette i flere år laget jeg min egen. Det tok 30 minutter.

Kode (Grupper) Sub Grupper() Dim i As Integer, størst As Integer Dim top As Long, left As Long, rh As Long, rv As Long, huskTopp As Long, huskVenstre As Long Dim huskAvstand As Double 'ordne småeelementer størst = største() For i = 1 To Selection.ShapeRange.Count With Selection.ShapeRange(i) If i = størst Then huskTopp = .top huskVenstre = .left huskAvstand = .WrapFormat.DistanceBottom End If If i <> størst Then If .Type = 17 Then 'tekstboks .ZOrder msoBringInFrontOfText Else .ZOrder msoBringToFront End With Next i 'send største (bildet) bakerst With Selection.ShapeRange(størst) .ZOrder msoSendToBack 'grupper Selection.ShapeRange.Group.Select With Selection.ShapeRange .RelativeHorizontalPosition = _ wdRelativeHorizontalPositionPage .RelativeVerticalPosition = _ wdRelativeVerticalPositionPage .WrapFormat.Type = wdWrapTight .top = huskTopp .left = huskVenstre .WrapFormat.DistanceBottom = huskAvstand End Sub

Noen andre kommandoer Sett bilde øverst til høyre (A) Legg inn et bildenummer, en grønn pil og en tekstboks i bildet (TBG) Juster tekstboks og bildenummer for plassering til venstre (v) Kontroller at alt er med i et kart (GK) Legg inn luft under et bilde (LL) Juster en tekstboks etter skalering (JT) Sett inn sidenummer (SS) Sjekk dokument (SD) Lag PDF av alle turbeskrivelser (Skriv)

Et viktig poeng Dersom vi oppdager at vi gjør en operasjon flere ganger lager vi en makro Fordel: Effektivisering Bedre kontroll Færre feil Eksempel, Skriv-kommandoen som lager pdf av alle turbeskrivelsene: Går automatisk Vi får med alt (gjør en det manuelt er det lett å hoppe over en tur)

Hva har vi oppnådd Redusert tiden det tar å lage en turbeskrivelse med 50 % Samtidig som vi lager langt mer komplekse turbeskrivelser nå enn før (blant annet med bildenr) Samtidig som kvaliteten på sluttproduktet er teknisk sett langt bedre enn tidligere

Makroer Ideen med makroer, som her, er at standardproduktet gjør 99 % av jobben Med makroene gjør du siste biten, det som skal til for å gjøre produktet anvendelig for et nytt formål Ulempen er at det kan være vanskelig å distribuere makroer

Eksempelet illustrere At det er mulig å ta gevinst ved å lage egen programvare Greit for oss som hadde kompetansen, men dette (spesielt produksjons-systemet) ville klart gitt gevinst også om jobben skulle settes bort til andre Systemet gir oss et konkurransefortrinn – det blir vanskelig for andre å kopiere våre ideer fullt ut.