Notes ved UiO Steinar Skogheim Hvordan overleve med Notes fram til nytt kalendersystem er på plass…

Hva skjer med Notes? UiO startet med Notes på slutten av 90-tallet Vi har nå ca. 5000 brukere Planen er å bytte ut Notes i løpet av våren 2014. Notes/Domino Outlook/Exchange https://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/ny-e-post-og-kalender/ Mange forsto ikke fordelen med en felles kalender, og innføringen kunne mange steder gå tregt.

Målet med dette kurset Målet er å vise dere de viktigste tingene dere trenger å vite for å kunne leve med Notes fram til vi bytter kalendersystem Det som blir gjennomgått er beskrevet på UiOs Notessider. http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/kalender/ Vis hjelpesidene på den andre skjermen. Det meste er beskrevet på hjelpesidene. Vi tar spørsmål underveis. Noen foiler går vi nok til å hoppe over… Vi blir i nærheten en stund, slik at det er mulig å stille spørsmål. Jeg (Steinar) kommer til å være nede ved Lynkursstanden.

Bortkastet tid ? Notes/Domino og Outlook/Exchange er begge gruppevaresystem som hjelper oss å jobbe sammen. Det er den samme tenkemåten som gjør seg gjeldende, for eksempel hvordan man finner et møtetidspunkt hvor alle møtedeltakerne kan komme. Har man brukt Notes, er det lettere å lære seg Outlook…

Hva er IBM Lotus Notes ? E-post Kalender To Do Pluss veldig mye mer…

Hva kan vi sette inn i kalenderen vår? Vi har 5 forskjellige valg når vi skal sette noe inn i kalenderen vår. Vis kalenderen på den andre skjermen

Kalenderen

iNotes / Notesklient Notes og iNotes leser post og kalenderdata fra den samme filen, som heter brukernavn.nsf Denne filen ligger både på en server som heter maxbo og på cubus Vi kan altså bruke Notesklienten og iNotes om hverandre.

Hvordan kan jeg se kalenderen? Traveler brukernavn.nsf cubus iNotes via nettleser maxbo Notesklient http://kiosk.uio.no

iNotes iNotes kjører vi fra en nettleser inotes.uio.no maxbo.uio.no cubus.uio.no

Notesklienten Notesklienten installeres på maskinen av USIT eller lokal IT-ansvarlig. Nå brukes den versjonen som heter Standard 8.5.3 I motsetning til iNotes trenger klienten en fil som heter user.id som ligger på brukerens hjemmeområde. (M) Hver gang man bytter passord, lages det en ny id-fil.

”Alle” må bruke Notes hvis vi vil ha fullt utbytte av programmet… Grunnen til at UiO innførte kalendersystemet Notes, var at det skulle bli lettere å jobbe sammen. I Notes er det lett å finne et møtetidspunkt hvor alle kan møte, hvis de da har ført opp når de er opptatt.

Hva betyr ”bruke” Notes? Følge med slik at du kan se når du får en møteinvitasjon Du behøver ikke starte opp Notes for å være oppdatert! Du kan se det i e-postklienten din, eller ved hjelp av mobil. Du må legge inn møter, avtaler, feriedager og fravær i Notes. Du må svare på invitasjoner.

iNotes på norsk Det er nå mulig å velge norsk som språk i iNotes. iNotes sjekker innstillingene i nettleseren, og velger det angitte språket.

Før alt inn i Notes Før alt inn i kalenderen, også det som bare er planlagt. Bruk repeterende møter der det er hensiktsmessig. La ”alle” se kalenderen din, og merk heller en avtale som ”Private” hvis du ikke vil at andre skal se den.

Mark Privat og Mark Available

Åpne kalenderen til en annen Vis hvordan man åpner en kalender Også en som vi ikke får lov til å åpne

UiOs adressebok Hvis en bruker har to konti, blir det problemer.

Grupper Gi beskjed til notes-drift@usit.uio.no hvis dere vil opprette eller endre på en gruppe.

Gruppekalender I en gruppekalender ser vi når medlemmene i gruppa er opptatt Vi ser ikke hva de gjør Det kan vi se i kalenderen til vedkommende, hvis den er åpnet for innsyn Notes ble innført fordi mange hadde behov for en gruppekalender. Vis gruppekaender, også hvordan den lages

Innstillinger / Preferences Innstillingene er stort sett fornuftige, men noen må man endre på. Dette gjelder bl.a. hvem som kan se kalenderen din. Med noen få unntak, vil innstillingene du gjør i Notesklienten også gjelde for iNotes og visa versa. Rask gjennomgang av Preferences

Arbeidstid 09:00 – 12:00, 13:00 – 17:00 kan byttes til for eksempel: 08:00 – 15:00

Hvem kan se om jeg er opptatt? La det være slik:

Hvem kan se kalenderen min?

Hvem kan se kalenderen min? (2)

La andre skrive i kalenderen min Hvis innstillingene under ”Access to Your Mail & Calendar”

Invitere til et møte Vis på skjermen

Find Available Times… Før en invitasjon sendes kan vi sjekke om alle er ledige på det tidspunktet vi har valgt. Trykk på Scheduler og velg Check all Schedules…

Snarveier og Calendar Overlay Tar du tak i en fane med musa, kan du dra den bort til venstre kant slik at du får et bokmerke. Du kan bytte ikonet med for eksempel et bilde. Du kan legge kalendre under Show Calendars, og det gir mulighet til Calendar Overlay.

To adskilte postsystemer! Vi får to forskjellige postsystemer, og posten vil ikke uten videre utveksles mellom dem. Notes/iNotes-adressen vår er ikke den samme som internettadressen vår! Steinar Skogheim/GMT/KD/IT-DRIFT/USIT/UIO steinar.skogheim@usit.uio.no steinars@notes.uio.no

Hvor går posten? Internett Brukerens postboks UiOs postkontor steinar.skogheim@usit.uio.no steinar.skogheim@usit.uio.no steinars@notes.uio.no Domino01 (ica) cubus dressmann maxbo Steinar Skogheim/GMT/KD/IT-DRIFT/USIT/UIO

Lese Notesmeldinger i Thunderbird http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/kalender/hjelp/notes/thunderbird.html

IBM Lotus NotesTraveler Trådløs synkronisering mellom Domino og mobile enheter. http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/kalender/hjelp/mobileenheter/traveler/

Effektiv bruk av Notes Alle må bruke Notes Før alt inn i Notes (Også ting som bare er planlagt) Bruk ”Check all Schedules” før du sender en invitasjon Legg inn ”gåtid” Legg inn riktig arbeidstid (Eks. en pendler) Aktiver ”Display new (unprocessed) notices” Sett fornuftige alarmer Bruk ”Preferred Rooms” Bruk ”Sentralbordapplikasjonen” La ”alle” få tilgang til kalenderen din. (Merk heller noe Private) La noen få skrivetilgang til kalenderen din Lag dine egne gruppekalendere Les Notesmeldinger med ditt ordinære e-postprogram Synkroniser med mobil eller lignende Lær deg å bruke både Notesklienten og iNotes Synkroniser adresseboken din Gjør deg kjent med UiOs Notessider