Ressursinnsats og resultat av nettverksarbeidet 1

Prosjekt: ”Bruk av aggregert styringsinformasjon som verktøy for styring og fornyingsarbeid i Stavanger kommune” Bruk av KOSTRA-data 2

Presentasjon av hovedpunkt og arbeidsprosesser Mandat Prosjektgruppens sammensetning Gjennomføringen av prosjektet Tilnærmingen til problemstillingen Hovedelement og beslutningspunkt fra sluttrapporten Implementeringsstrategi og forankring Forslag fra prosjektet 3

Bruk av KOSTRA-data Prosjektgruppens medlemmer: Hanne Kringstad (Personal og organisasjon) Kim Malmin (Personal og organisasjon) Jorunn Eidsmyrå (fagstab barnehage) Rune Knutsen (fagstab skole) Paul A. Paulsen (KBU) Wenche Ø. Clarke (KBU) Mette Seim (KBU) Anne Sandvik (BMU) Jostein Tverdal (BMU) Ernst Olsen (Stavanger eiendom) Ingvild Hauge Byberg (fagstab levekår) Solveig Økland (fagstab levekår) Ellen Ronold (fagstab levekår) Elisabeth Øverland (fagstab levekår) Kjersti Hole (økonomi, prosjektleder) 4

Bruk av KOSTRA-data Mandat: 1.Utarbeide prinsipielle rammer og føringer for kommunens KOSTRA-arbeid, herunder utvikle: a. Et årshjul for KOSTRA-arbeidet som et integrert element i kommunens overordnede planlegging og rapportering. b.En formålstjenelig modell for organiseringen av arbeidet. c.Beskrivelser av aktuelle arbeidsprosesser med tilhørende rolle- og ansvarsavklaring. 2.Foreslå tiltak for å bedre kvaliteten på innrapporterte data 3.Skissere konkrete tiltak for å øke nødvendig kompetanse innen resultatvurderinger og resultatstyring. 5

Bruk av KOSTRA-data Gjennomføringen av prosjektet: Prosjektgruppens medlemmer har oppfattet gjennomføringen av prosjektet som grundig og aktivitetsskapende. –Felles oppstartmøte styringsgruppe og prosjektgruppe –Tre prosjektgruppemøter –To styringsgruppemøter 6

Bruk av KOSTRA-data Tilnærmingen til prosjektet: Prosjektarbeidet har vært –avklarende –nettverksbyggende –bidratt til tydeligere rolleforståelse. Prosjektgruppen ser ikke behov for mer egen kompetanse, når det gjelder resultatvurderinger og analyser i tilknytning til bruk av KOSTRA-data. Prosjektgruppen anbefaler at eksterne veiledere fra plan og analysemiljø innen økonomi og personal og organisasjon samt koordinator for KOSTRA-arbeidet, som ikke inngår i de tjenestespesifikke nettverkene, bidrar med denne kompetansen. 7

Bruk av aggregert styringsinformasjon 3. Bruk av KOSTRA-data og analyser i rapportering, styring og utviklingsarbeid: Årsberetningen, oppstart av HØP-arbeidet, rapportering i BASIS, presentasjon i kontaktmøter og fremleggelse av sak til politisk behandling. Nytt: Rapportering i årsberetningen (gjort en gang) Rapportering i BASIS TO presenterer KOSTRA-analysene for fagstaber og virksomhetsledere, ”tenke-tanker” kan brukes for å få til sammenligninger på tvers av tjenesteområdene ØD skriver sak til politisk behandling (har vært gjort tidligere) 8

Bruk av KOSTRA-data Hovedtema og beslutningspunkt fra sluttrapporten: Styringsgruppen vedtar at følgende tre aktiviteter skal gjennomføres i tråd med forslag til beskrivelse gitt i tabellene i sluttrapporten: 1.Innrapportering og kvalitetssikring av KOSTRA-data Nytt: Et oppstartmøte per tjenesteområde i regi av kontaktpersonen i ØD. Ansvar for rapportering av sykefravær, bruker- og medarbeidertilfredshet ligger hos ØD. Bekreftelse av rollefordeling: TO skaffer til veie data, ØD koordinerer manuell rapportering, IT og SK-regnskap foretar automatiske datauttrekk. 9

Bruk av KOSTRA-data 2.Analyser og resultatvurderinger med utgangspunkt i KOSTRA-data: Arbeid med svar på utfordringsnotat fra KS og deltakelse i ASSS-samlinger Nytt: ØD sender ut møtekalenderen fra KS og forslag til tidspunkt for felles oppstartmøte for alle som er involverte i å svare på utfordringsnotat,og for tjenestevise samordningsmøter før og etter samlinger. Koordinator i ØD arrangerer felles oppstartmøte med tema evaluering av fjorårets arbeid som utgangspunkt for justering av årets arbeid. Kontaktperson i ØD arrangerer tjenestevise samordningsmøter. TO har hovedansvar for å svare på utfordringsnotatet fra KS. ØD sender svaret til KS med kopi til TO og PO. Kommunens deltakere på ASSS-samlingene: Har felles ansvar for at både økonomer og andre deltakere på ASSS-samlinger får faglig utbytte. 10

Bruk av KOSTRA-data 3. Bruk av KOSTRA-data og analyser i rapportering, styring og utviklingsarbeid: Nytt: Rapportering i årsberetning (gjort en gang) Rapportering i BASIS TO presenterer KOSTRA-analyser for fagstaber og virksomhetsledere ”Idesamlinger” bestående av innledende presentasjon av resultat med påfølgende gruppearbeid, kan brukes for å få til sammenligninger på tvers av tjenesteområdene ØD skriver sak til politisk behandling 11

Bruk av KOSTRA-data Implementering: Prosjektgruppens brede sammensetning har allerede bidratt positivt til KOSTRA-arbeidet. Forankring av nye føringer for KOSTRA-arbeidet gjøres tilgjengelig for resten av organisasjonen ved bruk av –økonomi-web (økonomi-håndboken). 12

Bruk av KOSTRA-data Forankring: Styringsgruppen vedtar at KOSTRA-arbeidet gjennomføres i tråd med forslagene i sluttrapporten Sluttrapporten er sendt til RLT for vedtak –juni 2010 Direktørene formidler sluttrapporten til sine ledergrupper for oppfølging av foreslått organisering av KOSTRA- arbeidet –juni

Bruk av aggregert KOSTRA-data Evaluering: Prosjektgruppen anbefaler et års utprøving av foreslått måte å organisere dette arbeidet på, med evaluering ved slutten av året. Men siden årets KOSTRA-arbeid og dette prosjektarbeidet har gått parallelt, bør evalueringen utsettes et år. 14

Bruk av KOSTRA-data Vi er i ferd med å oppfylle et mål fra HØP for 2010: ( side 88, punkt 4.2 ): Videreutvikle kommunens mål- og resultatstyring i retning av økt fokus på læring og aktiv bruk av resultater i planlegging og tjenesteutvikling. Rådmannen vil i planperioden utvikle verktøy og gjennomføre tiltak for å øke organisasjonens kompetanse i systematisk bruk av styringsinformasjon. Dette som grunnlag for fornying, internkontroll og styring. 15

Samarbeid Programkomiteen – nettverkene Koordinator for KOSTRA-arbeidet i ØD er bindeledd mellom PK og nettverkene nå Koordineringsmøte kort tid etter møte i PK der kommunens medlem i PK og i Makro-gruppen samt koordinator for KOSTRA-arbeidet i ØD deltar, har fungert greit som informasjonskanal. 16