Anskaffelser av vedlikeholdstjenester etter Forsyningsforskriften Julemøte i Norsk Fjernvarme Desember 2014 Ronald Thauland Hafslund Varme

Agenda Forsyningsforskriften Hva gjør vi i Hafslund Varme Utfordringer ifm konkurranse om vedlikeholdstjenester Bruk av rammeavtaler, fordeling

Anskaffelser skal baseres på konkurranse! Fjernvarmeselskaper har konsesjon og er dermed underlagt Lov om offentlige anskaffelser/ Forsyningsforskriften. (Mindre streng enn «Forskrift om offentlige anskaffelser») Hafslunds policy for anskaffelser: «anskaffelser skal konkurranseutsettes» Lave priser Opprettholde leverandørmarked Omdømme

Forsyningsforskriften Forskrift med hjemmel i LOA, gitt i desember 1994 Grunnleggende krav: Enhver anskaffelse skal være basert på konkurranse Ikke diskriminere pga nasjonalitet eller lokal tilhørighet Ikke dele opp anskaffelser Lik behandling av leverandører Dokumenterte vurderinger Livssyklus og miljø Konkurranse som står i forhold til anskaffelsen

Terskelverdier (EØS terskelverdier) 3,1 millioner kroner ekskl. mva. for vare- og tjenestekontrakter. 39 millioner kroner ekskl. mva. for kontrakter om bygge- og anleggsarbeid. §2-4. Beregning av anskaffelsens anslåtte verdi Anskaffelsens samlede verdi Rammeavtaler: 48 måneder (opsjon om forlengelse tas med) Anskaffelser over terskelverdier må følge strengere regler i Forskriftenes del II. Doffin (Database for offentlige innkjøp) Krav til frister  ca 13 uker) Sellihca Slipper prekvalifisering  ca 7 uker Nye beredskapsventiler under Oslo S (2014)

Det finnes et alternativ… Achilles/Sellihca er et registrerings- og kvalifiseringsnettverk for dem som ønsker å være leverandører til den nordiske energisektoren. Achilles/Sellihca gir både små og store leverandører like muligheter til å vise frem ferdighetene sine og markedsføre produktene og tjenestene sine samtidig som de sikrer samsvar med bransjestandarder og reduserer risiko for innkjøpsorganisasjoner. En registrering i Sellihca garanterer at regnskaper, årsrapporter, HMS-forhold m.m. er i orden. Mye tid å spare ved å forespørre leverandører som er registret i Sellihca. E-qual: stille spørsmål til leverandører (f.eks. om de ønsker å delta i konkurransen) ronald.thauland@hafslund.no meEO9ac0

Vedlikeholdsavtaler i Hafslund Varme Første halvår 2013: 18 nye rammeavtaler for vedlikehold: - elektroarbeider - ventiler - industriservice - industrirørlegger - pumper - elektromotorer - roterende utstyr Enkle avtaler - oppmøtepriser - timepriser - påslag på innkjøpt materiell og tjenester - enhetspriser der dette har vært mulig Avtale om graveberedskap

Enkel tilgang til avtaler og priser Desember 2014: 70 avtaler samlet i en oversikt på intranettet Listen inneholder bl.a.: Link til avtale Link til prisark Kontaktinformasjon Avtaleeier Kategori Varighet Varsel om utløp Det er også registrert serviceavtaler på egen arkfane!  

Historikk – inngåelse av vedlikeholdsavtaler Nokiametoden Forespørsel uten leveransebeskrivelse I Hafslund: Fokus på kjøp av tjeneste Vaktavtaler i 2007 I dag: 65% på rammeavtaler (ca) Mål 2015: 80% på rammeavtaler

Konkurranse om vedlikeholdstjenester? Utfordringer i tilknytning til konkurranse om vedlikeholdstjenester og serviceavtaler: Leverandøren kjenner anlegget og har deler, verktøy og systemer! Vi har ikke kapasitet til å lære opp nye folk! Vi er ikke rigget for å lage leveransebeskrivelser! Kostnaden er liten i forhold til hva vi kan tape ved stopp! Er det noen unntak?

Kunngjøring (konkurranse) ikke nødvendig I § 8-2 er det i 3.dje ledd angitt en rekke tilfeller der kunngjøring ikke er nødvendig. Følgende er av særlig interesse med tanke på vedlikeholdsanskaffelser: e. det inngås varekontrakter med den opprinnelige leverandøren om tilleggsleveranser som enten er beregnet på delvis å erstatte normale leveranser eller installasjoner, eller på å utvide eksisterende leveranser eller installasjoner, dersom bruk av en annen leverandør ville tvinge oppdragsgiver til å kjøpe utstyr med andre tekniske egenskaper som ville være teknisk uforenlig eller skape uforholdsmessig store tekniske vanskeligheter ved drift og vedlikehold, i. det gjelder kontrakter (avrop) som skal tildeles på grunnlag av en rammeavtale, (forutsatt at rammeavtalen er inngått i samsvar med forskrift)

Leveransebeskrivelser Tungt å få frem brukbare leveransebeskrivelser Ikke baseres på et tidligere innhentet tilbud Ikke vise til et konkret produkter § 7-8 Krav til ytelsen og bruk av tekniske spesifikasjoner 8(9. ledd): Med mindre kontraktens gjenstand berettiger det, skal tekniske spesifikasjoner ikke vise til et bestemt merke, en bestemt opprinnelse, en bestemt prosess, eller til varemerker, patenter, typer eller en bestemt opprinnelse eller produksjon som har som virkning at visse foretak eller produkter favoriseres eller utelukkes. Slik henvisning skal unntaksvis tillates der en tilstrekkelig presis og forståelig beskrivelse av kontraktens gjenstand i henhold til tredje og fjerde ledd ikke er mulig. En slik henvisning skal ledsages av uttrykket «eller tilsvarende».

Fordeling av oppdrag På mange fagområder har vi avtaler med flere firmaer (parallelle avtaler). Oppgavene SKAL fordeles mellom disse! Det er ikke «lov» å knytte seg til husleverandører selv om dette er bekvemt! Minikonkurranse Rotasjon Geografi Laveste pris på de aktuelle tjenester Andelsfordeling (krever mye oppfølging) Brukervalg (forutsetter at brukerne ikke er ansatte hos oppdragsgiver!!) Tilstrebe jevn fordeling mellom de aktuelle avtalepartnere, bl.a. for å opprettholde interessen for å levere til Hafslund Varme! Ved inngåelse av parallelle rammeavtaler skal fordelingsprinsipp angis i konkurransegrunnlaget!

Minikonkurranser Enkle forespørsler til flere firmaer vi har rammeavtaler med innenfor det aktuelle fagområdet Enkel forespørsel vha mal for minikonkurranse Bestilling vha innkjøpsanmodning med referanse til aktuell rammeavtale

Hva skjer dersom man ikke følger regelverket? KOFA – Klagenemd for offentlige anskaffelser Regelendring 2012-07-07. - straffegebyr  rådgivende uttalelser Ingen straffes? Omdømmerisiko Risiko for å bli saksøkt: - Midlertidig forføyning (stopp inntil dom) - Uten virkning (direkteanskaffelser) (allmennhetens interesse) - Overtredelsesgebyr - Avkorting av kontrakt