Nettverksmøte for LP – 12.03.2009

Agenda – 12.03.2009 Gjennomgang av budsjettmaler, Bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter Gjennomgang av regnskapsrapporter i Maconomy – nye endringer 3. Praktisk informasjon - Kontaktinformasjon og henvendelser til sentral prosjektstøtte - Krav til kontrakter og avtaler - Utbetalingsrutiner, Forskningsrådet - Datoer for nye LP-kurs og godkjenning av nye prosjekter i påsken Årsregnskap 2008: Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet 5. Eventuelt

Budsjettmaler, Bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter - Bakgrunn Utarbeidelse av nye felles, standardiserte budsjettmaler: - Egen budsjettmal for oppdragsfinansierte prosjekter - Egen budsjettmal for bidragsfinansierte prosjekter Malene er utarbeidet av prosjektgruppa i Prosjektprosessen, LØF 2010 med innspill og forslag fra LP-nettverket. Malenes oppbygging og struktur er kvalitetssikret Egen budsjettmal tilpasset Forskningsråds- prosjekter er også under utarbeidelse, men krever en del avklaringer før den kan tas i bruk

Bakgrunn forts. Utgangspunkt: Dekke flest mulige sine behov da NTNUs prosjektportefølje er kompleks med stor variasjon av type prosjekter Budsjettmalene kan virke komplekse og vanskelige i første øyekast, men bruk av funksjoner tilpasses etter behov: - Muligheter for å skjule/vise funksjoner Les brukerveiledningen før du tar i bruk malene!

Hva skjer videre? Budsjettmalene vil bli lagt ut på Økonomiportalen under lenken: ”Prosjekter, eksterne” >> ”Andre rutiner og maler” Viktig å gi tilbakemelding fortløpende på bruk av malene mht forbedringer. Evaluering og eventuelle justeringer vil bli foretatt. Opplæring i bruk av malene: - Kan gis fakultetsvis, primært gjennom de lokale LP-nettverkene

2. Rapporter i Maconomy

Rapporten ”Ikke godkjente timer” Ny rapport Formål – kontrollere om det ligger noen registrerte timer i systemet som ikke er anvist og bokført FØR perioden lukkes. Søkekriterier: Medarbeider, periode og sted

Rapporten ”Ikke godkjente timer” fort. Rapporten viser timer som er registrert i en timeseddel, men timene er ikke anvist og bokført.

Aktive brukere i Maconomy Ny rapport som viser hvem som har bruker i Maconomy og hvilken rolle de er tildelt. For de med rollen lokal prosjektstøtte eller anviser, vises også intervallet de har kontroll eller anvisning for. NB! Sted henviser til medarbeiderens k-sted i lønnsystemet.

Prosjektrapporter Alle prosjektrapportene er nå tilpasset ny kontoplan. Postering FØR 01.01.2009 på konti som er endret, vil i rapporten vises med det nye oppgavenummeret og den nye oppgaveteksten. Avvik mellom budsjett og regnskap kan vise ”feil”, hvis du har budsjettert på oppgaver som er endret.

Saldoregnskap, pr prosjekt Eksempel på rapport som har postering på gammel og ny konto:

NFR rapporten

Rapportstruktur Transaksjonsrapporter Timerapporter Transaksjonsoversikt Betalingsstatus – lenke til discover – inntil videre må det benytte passord (passordet er …….) Faktureringsrapport Timerapporter Ikke godkjente timer Timeoversikt Medarbeiderrapport

Rapportstruktur, forts. Prosjektrapporter Saldoregnskap pr prosjekt Avviksrapport pr prosjekt NFR-rapport Oversiktsrapporter Saldorapport, oversikt Saldorapport, pr sted Sluttdato, avvik Prosjektliste

Rapportstruktur, forts. Systemrapporter Aktive brukere

Saldoregnskap oversikt Rapporten viser en linje pr prosjekt Utvalgskriterier er sted (eller stedsintervall), og periode (tom) Vis delprosjekt Inkl avsluttet

Saldoregnskap oversikt, forts. Klikk på prosjektnavnet for å drille ned til detaljert prosjektrapport. (dvs. rapporten, Saldoregnskap pr prosjekt) Klikk på prosjektnummer for å drille ned for å vise en linje pr delprosjekt

Saldoregnskap oversikt, forts. NB! Vær obs på kostnadssted ved drilling ned fra Saldoregnskap, oversikt til Saldoregnskap pr prosjekt.

Saldoregnskap, oversikt Utvalgskriterier – sted Rapporten viser kun de prosjektene som inngår i intervallet. Utvalgskriterier – kostnadssted 642505..643010 Eks: Hovedprosjekt på kostnadssted 642505 Delprosjekt 1 – kostnadssted 642505 Delprosjekt 2 – kostnadssted 642505 Delprosjekt 3 – kostnadssted 643005 Delprosjekt 4 – kostnadssted 661505 Rapporten vil her ta med hovedprosjektet samt de 3 første delprosjektene, da disse inngår i utvalget. Delprosjekt 4 inngår ikke i utvalget og vil følgelig ikke tas med rapporten.

Saldoregnskap, pr sted Viser sum pr oppgave for prosjektene på det kostnadsstedet du har angitt i utvalgsbildet. Også mulig å angi intervall for sted.

Saldoregnskap, pr sted forts.

Timeoversikt, pr prosjekt Erstatter tidligere rapport ”Timeoversikt” Utvalgsbildet litt endret - ny teknologi Mulig å angi at rapporten kun skal vise linjer hvor det er timer denne periode.

Timeoversikt, pr prosjekt forts.

Timeoversikt, pr prosjekt forts.

Gjelder spesielt de to nye oversiktsrapportene. Ønsker tilbakemeldinger på rapportene. Gjelder spesielt de to nye oversiktsrapportene. Henvendelser angående rapportene sendes på mail til lop-hjelp@adm.ntnu.no

3. Praktisk informasjon 1. Kontaktinformasjon og forespørsler til sentral prosjektstøtte: Alle henvendelser skal i utgangspunktet gå gjennom lop-hjelp: lop-hjelp@adm.ntnu.no Kontrakter/avtaler: - Oversendes elektronisk til: lop-hjelp@adm.ntnu.no - Registrer ePhorte-saksnummer i feltet ”Prosjektbeskrivelse” i faneblad ”Prosjektdata 1” i Maconomy. NB! Husk å gi Sentral Prosjektstøtte (tilgangsgruppe ”SP-gruppe” i ePhorte) tilgang til sak i ePhorte Systemmessige forespørsler, Maconomy: - Alle henvendelser skal gå gjennom lop-hjelp (gjelder eksempelvis brukertilgang, endring av kostnadssted/prosjektledere osv)

Kontaktinformasjon forts. Brukerstøtte, fakturering - Maconomy - Kontakt: Randi Løkkeberg (tlf: 95 377 – randi.lokkeberg@ntnu.no) Lars Hoff (tlf: 95 357 - lars.hoff@ntnu.no) NB! Forespørsler om opprettelse av nye kunder i Maconomy sendes til lop-hjelp. Brukerstøtte knyttet til prosjektopprettelse, budsjettering, timeregistrering og rapportering: - Kontakt: Lindis Eidem (tlf: 98134 - lindis.eidem@ntnu.no) May-Britt Larsen (tlf: 98051 - may-britt.larsen@ntnu.no) Lars Gunnar Indreiten (tlf: 98319 – lars.gunnar.indreiten@ntnu.no) Fullstendig og oppdatert oversikt over prosjektstøtte finnes under følgende lenke i Økonomiportalen: ”Prosjekter, eksterne” >> ”Kontaktpersoner prosjektstøtte”

2. Krav til kontrakter og avtaler Krav til kontrakter/avtaler for BOA-prosjekter er regulert gjennom departementets rundskriv (F-20-07) og NTNUs økonomiinstruks. Ingen prosjekter godkjennes sentralt før kontrakt/avtale foreligger! - Gjelder også Forskningsråds-prosjekter: Forskningsrådets dokument ”Anmoding om revidert søknad” er ikke tilstrekkelig for å opprette et prosjekt: Forskningsrådet forutsetter at NTNU endrer søknad og budsjett før kontrakt skrives og grunnlag for å sette i gang prosjektet er ikke til stede før kontrakten er signert av begge parter. - Dersom kontrakter/avtaler ikke foreligger: Sørg for at dette er på plass før dere får sendt prosjektene til sentral godkjenning i Maconomy. E-post-bekreftelse fra ekstern finansieringskilde er ikke tilstrekkelig grunnlag: - For dårlig grunnlag til å kategorisere prosjektet (oppdrag eller bidrag) - Hva er avtalt i prosjektet (eiendomsrett, aktiviteter, fakturering?) Bruk NTNUs kontraktsmaler dersom ikke finansieringskilden har egne maler

Bruk av nye kontraktsvilkår fra Forskningsrådet - Ingen kontrakter inngås av Forskningsrådet før samtlige konsortieavtaler med samarbeidsparter er inngått. - Oversikt over eventuelle konsortiedeltakere skal fremgå under artikkel 1 i avtaledokumentet (tidligere fremgikk dette under punkt 4.3) - Egen erklæring fra konsortiedeltakere skal vedlegges som en del av kontraktsdokumentene - Ved opprettelse og godkjenning av prosjekter skal kopi av alle dokumentene sendes inn til sentral prosjektstøtte

3. Utbetalingsrutiner fra Forskningsrådet Nettverksmøte november 2008: - Forskningsrådet informerte om at bevilgninger for 3.tertial 2008 ble stoppet på prosjekter som har store avvik mellom utbetalinger og faktisk forbruk Mars 2009: Møte mellom Kunnskapsdepartementet, Forskningsrådet, NTNU, UiO og UiB: - Enighet om å følge opp og rapportere på avvik også for 2. og 3.tertial 2009 - Forskningsrådet ble bedt av Kunnskapsdepartementet om å utarbeide konkrete retningslinjer rundt utbetalingsrutiner - Universitetene skal holde tett dialog og samarbeid med Forskningsrådet fremover

- Kan bli aktuelt å gjennomføre i løpet av våren 4. Nye LP-kurs Kurs for nye medarbeidere som skal innplasseres i LP-rolle blir avholdt i april: - 2-dagers kurs, grunnleggende regnskap/prosjekthåndtering: Datoer ikke endelig avklart - 3-dagers Maconomy-kurs: 22.-24.april Egen informasjon blir sendt ut pr e-post til aktuelle kursdeltakere. Kartlegging av behov for service-kurs for alle LØF-rollene blir foretatt - Kan bli aktuelt å gjennomføre i løpet av våren Jfr nettverksmøte i januar: Gi tilbakemelding dersom dere har ønske eller behov for ulike kurs mht LP-rollen

Godkjenning av nye prosjekter i påskeuka 2009: - Pga av ferieavvikling vil det ikke bli godkjent nye prosjekter i Maconomy for dagene 6.-8.april (uke 15) i påskeuka. - Nye prosjekter som skal være godkjent før påsken må derfor være attestert og anvist senest torsdag 2.april. NB! Husk at kontrakt/avtale må foreligge før sentral godkjenning av prosjektene.

4. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet – Årsregnskap 2008

Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet – Årsregnskap 2008 forts.

5. Eventuelt Andre spørsmål? Neste nettverksmøte: Slutten av april (30.april?) Aktuelle tema: - Gjennomgang av nye kontraktsmaler - Andre forslag til tema: Gi tilbakemelding!!