Dato: Regnskapsføring, rapportering og prognose Kursholdere: Terje Bakke og Thomas Kjensli

Agenda Foreslått minimumsstandard og tilhørende rutine for gjennomføringsfasen Innlegging av avtalebudsjett i BUDDY Regnskapsføring Rapportering Prognoser og rebudsjettering. Foreslått minimumsstandard og tilhørende rutine for avslutningsfasen Prosjektavslutning

Foreslått minimumsstandard og tilhørende rutine for gjennomførings- og avslutningsfasen

Foreslått minimumsstandard og tilhørende rutine for gjennomføringsfasen Rutine for gjennomføringsfasen Intern avtale om prosjektoppfølging Gjennomføring I gjennomføringsfasen skal prosjektleder få oppfølging av prosjektøkonomien av prosjektcontroller som avtalt i planen. Prosjektet følges opp på levetidsprognosen og prosjektcontroller vil i samarbeid med prosjektleder oppdatere prognosen.

Innlegging av avtalebudsjett i BUDDY

Prosjektet er tilgjengelig for innlegging i buddy dagen etter oppretting Krav om innlegging innen 4 uker etter prosjektoppretting Finansieringsmetode følger automatisk fra prosjektregisteret Andelsmessig eller kostnadsspesifikt År 1 i prosjektperioden periodiseres månedlig, resterende prosjektperiode årlig Kostnader budsjetteres iht kostnadsplan og inntekter iht finansieringsplan Avvik mellom søknadsbudsjetteringsmalen og buddy når det gjelder lønnskostnader; Søknadsmalen er lønnsjustert for hele prosjektperioden Buddy er i «faste kroner» (første året lønnsjusteres) Eventuell manuell lønnsjustering av personalkostnader for å unngå overskudd i levetidsprognosen Overføres til kuben iht interne rutiner ved enheten Oppdaterte prosjektrapporter dagen etter overføring Når prosjektbudsjettet er overført til kuben så er prosjektrapportene oppdatert med prognoser for hele prosjektets levetid.

Regnskapsføring av eksterne prosjekter

Regnskapsføring av eksterne prosjekter (1) KOSTNADER: Direkte lønn til prosjektansatte Midlertidige ansettelser Fast/ variabel lønn direkte vi a SAP ved tiltredelse Sosiale kostnader følger automatisk Frikjøp av fast vitenskapelige ansatte Lønn pluss sosiale utgifter kostnadsført på basisøkonomien Anbefales månedlig for mest mulig oppdaterte prosjektregnskaper, men minimumskravet er hvert tertial For kostnadsspesifikke prosjekter må det skilles på hvorvidt frikjøpet er internt eller eksternt finansiert ihht kontraktsbudsjettet Den avtalte %-andelen av et årsverk utgjør grunnlaget for frikjøpet, såfremt timelister ikke er påkrevd (EU, eget kurs) Enhetene utarbeider grunnlag for ompostering i hovedbok via ADI-bilag.

Overheadkostnader (TDI) Prosentsatsen som brukes i regnskapsføringen er gjennomsnittsatsen som hentes fra kontraktbudsjettet Føres automatisk som påslag på lønn og frikjøp For kostnadsspesifikk prosjekter skilles det automatisk mellom internt og eksternt finansiert overhead For andelsmessige prosjekter føres hele overheaden som interntfinasiert overhead For oppdrag og EU 7. rammeprogram gjelder tilsvarende Regnskapsføring av eksterne prosjekter (2)

Regnskapsføring av eksterne prosjekter Drift/investeringer Generelle driftsmidler Rekvisita Reiser Konferanser Bøker etc Anleggsmidler Prosjektregnskapet belastes investeringsbeløpet når fakuraen blir registrert i økonomisystemet Månedlige avskrivinger motposteres av tilsvarende inntekt, og gir ingen resultateffekt (bastardløsning) Ved prosjektslutt overføres uavskrevet verdi til basis Leiestedskostnader Regnskapsføres løpende etter avtale, med motpost på internt prosjektnummer Prisen for bruk av leiested fremkommer av leiestedskalkylen Grunnlaget for fakturering er enten avtalt eller faktisk bruk For kostnadspesifikke prosjekter må det skilles mellom hvorvidt leiestedet er internt eller eksternt finansiert INNTEKTER: Viktig med lojalitet til inngåtte rammeavtaler! Bruk innkjøpssystemet!!

Regnskapsføring av eksterne prosjekter INNTEKTER: Eksterne inntekter: Inntektene fra ekstern bidragsyter inntektsføres på faktureringstidspunktet, tilnærmet kontantprinsippet NFR utbetaler prosjektmidler 3 ganger i året (RS utarbeider faktureringsgrunnlaget) Saldo i prosjektregnskapet sier ingenting om resultat ift prosjektets fremdrift (levetidsprognose) Konsolidering av basis og prosjektøkonomien gir ingen økonomisk styringsverdi Egenandel : Egenandelsinntekten (art 3964) føres løpende i prosjektregnskapet ved en overføring av midler fra basis etter følgende 2 prinsipper ; Kostnadsspesifikk prosjekter Automatisk føring på bakgrunn av følgende arter:  5896 internt finansert frikjøp  7198 internt finansiert overhead  6493 internt finansiert leiested Andelsmessige prosjekter Prosentvis føring på bakgrunn av ethvert kostnadspåslag

(TDI)

Rapportering

Rapportering av eksterne prosjekter Følgende standardrapporter er utviklet for eksternt finansierte prosjekter:standardrapporter Prosjektleder: Prosjektlederrapport hvor prosjektene styres etter levetidsprognose Porteføljerapport som viser prosjektleders portefølje av eksternt finansierte prosjekter (under utvikling) NFR – rapport som er gruppert og formalisert iht Forskningsrådets rapportteringskrav EU –rapport (under utvikling) Prosjekteier: Prosjekteierrapport (styringskartet) med med resultat før og etter nettobidrag Prosjektporteføljerapport med relevante økonomiske nøkkeltall for underliggende portefølje Økonomifunksjon: Prosjektkontrollerrapport er en utvidet prosjektlederrapport med måneds- års- og levetidsperspektiv Prosjektregister brukes for oppfølging av prosjektdata (f.eks forlengelser) Transaksjonsoversikt gir regnskapsdetaljer med mulighet for drill til bilagsnivå

Prognoser og rebudsjettering.

Prosjektene styres etter levetidsprognose, dvs det til enhver tid forventede sluttresultat på prosjektet. Levetidsprognose er summen av historiske regnskapstall, årsprognose og fremtidige års prognoser Regnskapstall hentes fra OA (pr foregående år) Årsprognose og prognose for fremtidige år, utarbeides på grunnlag av innspill fra prosjektleder på fremdrift og gjenstående aktivitet i prosjektet i år Krever samspill mellom prosjektleder og økonomifunksjon Prosjektleder «eier» prognosen Prognosen skal oppdateres i BUDDY ved enhver vesentlig endring i prosjektet Levetidprognosen oppdateres først når data fra BUDDY er overført datavarehuset Overføring styres lokalt Ulik praksis på enhetene hvor ofte dette gjøres (må koordineres ved enheten) Prosjektleder bør være innforstått med når levetidsprognosen kan være forventet å være oppdatert Prognoseutarbeidelse

Rebudsjettering av prosjekter Rebudsjettering er aktuelt når det er vesentlige avvik ift de opprinnelige budsjettforutsetningene Egen rebudsjetteringsmal (med TDI-modellen) foreligger Fast beløp som finansieringstype og velge mellom kostnadsspesifikk og andelsmessig finansiering Legg inn faktiske regnskapstall i «intern oversikt» Ubrukte midler er disponible midler til fremtidige prosjektaktiviteter Merforbruk må dekkes inn av inn av fremtidige prosjektinntekter eller redusert aktivitetsnivå Ved vesentlige underskudd må man velge om man vil synliggjøre dette ved økt egenandel løpende, eller å styre mot et underskudd ved prosjektavslutning Nytt totalbudsjett signeres av prosjekteier, og lagres i Ephorte. Oppdatering av prosjektregisteret med nye nøkkeltall via prosjektendringsskjema

Foreslått minimumsstandard og tilhørende rutine for avslutningsfasen

Prosjektavslutning Rutine for avslutningsfasen