Gjennomføring av H2020 prosjekter for prosjektkontrollernettverket

Presentasjon om: "Gjennomføring av H2020 prosjekter for prosjektkontrollernettverket"— Utskrift av presentasjonen:

1 Gjennomføring av H2020 prosjekter for prosjektkontrollernettverket
Kursholdere: Terje Bakke og Lars Øen Dato: 25/06/2018

2 Agenda Regnskapsføring av EU prosjekter (Norsk standard)
Dokumentasjonskrav knyttet til kostnader refundert fra EU Håndtering av valuta – Policy ved UiO Rapportering og fakturering til EU-Kommisjonen Revisjon

3 Regnskapsføring

4 Regnskapsføring av eksterne prosjekter (1)
Alle eksternt finansierte prosjekter regnskapsføres ihht SRS (Statlig regnskapsstandard) og BOA reglementet. Rapporteringsmessig så skilles det imidlertid på ulike interne og eksterne roller! KOSTNADER: Direkte lønn til prosjektansatte Midlertidige ansettelser Fast/ variabel lønn direkte vi a SAP ved tiltredelse Sosiale kostnader følger automatisk Frikjøp av fast ansatte Lønn pluss sosiale utgifter kostnadsført på basisøkonomien, og deretter frikjøpes fra basis til prosjekt basert på godkjente timelister Anbefales månedlig for mest mulig oppdaterte prosjektregnskaper, men minimumskravet er hvert tertial Føres hovedsaklig som eksternt finansiert frikjøp (EU – dekker arbeidsinnsatsen i prosjektet) Enhetene utarbeider grunnlag for ompostering i Eomp

5 Regnskapsføring av eksterne prosjekter (2)
Indirekte kostnader (overhead, iht TDI) Skille mellom eksternt- og internt finansiert overhead Eksternt – dekkes av EU kommisjonen (nettobidrag) Internt – dekkes av UiO gjennom egenandel Føres automatisk som påslag på lønn og frikjøp Prosentsatsene hentes fra kontraktbudsjettet og legges inn ved prosjektoppretting, og eventuell prosjektendring (ADS) Drift/investeringer Generelle driftsmidler Rekvisita Reiser Konferanser Bøker etc Kommisjonen dekker merverdiavgift i H2020 (trengs ikke å skilles ut) Elektroniske reiseregninger er ok, men husk at reisens formål må dokumenteres iht EU- krav Leiestedskostnader – skiller mellom eksternt og internt finansiert leiested Viktig med lojalitet til inngåtte rammeavtaler! Bruk innkjøpssystemet!!

6 Regnskapsføring av eksterne prosjekter (3)
INNTEKTER: Eksterne inntekter: Inntektene fra EU Kommisjonen inntektsføres på faktureringstidspunktet: EU utbetaler prosjektmidler flere ganger i løpet av prosjektperioden Forskuttering av prosjektrammen (tilsvarende 1 rapporteringsperiode) Midtveisutbetalinger Sluttutbetaling på bakgrunn av Sluttrapportering Saldo underveis i prosjektet sier ingenting om resultat ift prosjektets fremdrift Prosjektleder skal ha fokus på kostnadsoppfølging Egenandel : Egenandelsinntekten (art 3964) føres løpende i prosjektregnskapet tilsvarende enhver føring på; 5896 internt finansert frikjøp 7198 internt finansiert overhead 6493 internt finansiert leiested Si noe om bruk av innkjøpsavtaler!

7 Dokumentasjonskrav knyttet til kostnader refundert fra EU

8 Hovedprinsipper for refunderbare kostnader
Hovedprinsippet er at kommisjonen refunderer kostnader som er nødvendig for å gjennomføre prosjektaktiviteter som kan knyttes direkte til prosjektet. Unntaket er: valutatap Renter på fordringer Finansielle kostnader Deltagelse i EUs rammeprogram H2020 krever at UiO har en felles praksis for rapportering av kostnader på EU-prosjekter. Personalkostnader: Institusjonen er gjennom Grant Agreement pålagt å komme med institusjonelle avklaringer hva angår beregninger av timesatser: (lønn inkludert sosiale kostnader/produktiv tid) = Timepris

9 Hovedprinsipper for refunderbare kostnader fra EU
Lønnsgrunnlag: UiO sine retningslinjer er at man benytter sist avsluttet regnskapsår som grunnlag for beregning av timesatser. Har vedkommende ikke vært ansatt ved UiO foregående år brukes inneværende år for beregning av timepris .

10 Hovedprinsipper for refunderbare kostnader fra EU
Produktive timer: EU- kommisjonen legger opp til at institusjonene kan velge mellom 3 ulike metoder produktiv tid: UiO har vedtatt å benytte EU’s standard på produktive timer Timesatser beregnes etter følgende formel: Årslønn sist avsluttet regnskapsår (ink.sos. Kost)/1720 = Timesats Refunderbare lønnskostnader mot kommisjonen: Timer ført i timelister*Timesats = Lønnskostnader som rapporteres Eget lønnsavregningsskjema legges ut på nett!! Ikke krav om overenstemmelse mellom frikjøp og personalkostnader!!

11 Dokumentasjonskrav knyttet til kostnader refundert fra EU (2)
Personalkostnader: Mindre enn 100 % av stillingen ved UiO på prosjektet krever timelisteføring 100 % av stillingen ved UiO på prosjektet krever ingen timlisteføring «Declaration on person» må foreligge 1720 timer MÅ brukes for å beregne lønnskostnadene i rapportering mot EU Timelister skal være realistisk utfylt – kun tid benyttet på prosjektet Revisjonen slår ned på systematisk timeføring som fremstår som urealistisk Drift:

12 Dokumentasjonskrav knyttet til kostnader refundert fra EU (3)
Driftskostnader: Må dokumentere at kostnaden er relevant og nødvendig for gjennomføring av prosjektet. Reiseutgifter – enhver reiseutgift må dokumenteres iform av agenda, deltakerliste og presentasjoner. Reisen må være nødvendig for gjennomføringen av prosjektet Hotellovernattinger - må dokumenteres med påskrift på faktura ift relevans for gjennomføringen av prosjektet Konferansedeltakelse – et krav om aktiv deltakelse, dvs personen må stå oppført i programmet for at kommisjonen skal legitimere kostnaden som refunderbar Personer som ikke er oppført i programmet må avklares finansiert av prosjekteier over basis. Eventuell inaktive deltakere må avklares i kontrakten med kommisjonen

13 Dokumentasjonskrav knyttet til kostnader refundert fra EU (4)
Bevertning Bespisning som avslutning eller oppstart på en faglig aktivitet er generellt problematisk å rapportere til EU-Kommisjonen Erfaringsvis er dette ansett som viktig samlende aktivitet mellom potensielle samarbeidspartnere Bespisning underveis i en faglig aktivitet er greit Horizon 2020 dekker merverdiavgift (ikke 7 RP) Ved kjøp fra utlandet er det viktig å sørge for påslag for norsk moms, dvs reverge charge Leiestedskonseptet kan rapporteres som en direkte kostnad (enhetspris) ved internhandel. Eget kalkyleoppsett som automatisk gir egen EU pris. Alternativt så kan følgende kostnadselementer benyttes: Utstyr – kommisjonen dekker andelen av årlig avskrivingskostnad som går med til prosjektets gjennomføring Drift – som andre driftskostnader Tekniker – som personell (foruten overhead)

14 Håndtering av valuta

15 UiO sin policy UiO sentralt anbefaler valutakurs ved søknadsbudsjettering Oppdateres hvert halvår på bakgrunn av snittet av faktisk kurs de siste 2 år, med fratrekk på 0,2 for risiko Prosjektrammen i NOK er ikke statisk da valutakurs ved utbetalingstidspunkt kan avvike fra budsjetteringskurs Prosjekteier (institutt) tar den endelige beslutningen og eventuelt tap/ gevinst ved valg av valuta (overstyring) Prosjekteier MÅ være innforstått med konsekvensene ved valg av valuta! På Marie S. Curie prosjekter anbefales å bruke aktuell valutakurs på budsjetteringstidspunktet

16 Valutatap

17 Valutatap – reduksjon i aktivitets- og kostnadsbilde?
Dersom analysen tilsier mindre inntekter i kroner enn søknadsbudsjettet , kan dette eventuellt kompenseres gjennom tiltak på kostnadssiden Viktig at tiltak ikke går på bekostning av leveransen til kommisjonen – hvilke kostnader kan man tillate seg å kutte? Kan ansettelser gjøres til en lavere lønnskostnad? Færre reiser/sammenslåing av reiser Øvrig drift Mulighetene for å kompensere kostnadsbilde for valutatap er størst ved oppstarten av prosjektet, men dette bør følges kontinurlig gjennom prosjektets levetid.

18 Valutagevinst

19 Valutagevinst – muligheter for å øke prosjektaktiviteten?
Økte inntekter i NOK sammenlignet med søknadsbudsjett gir handlingsrom for å øke prosjektaktiviteten: Risiko å øke prosjektaktiviteten i en tidlig prosjektfase – buffer som kan benyttes i «sluttfasen» av prosjektet Ny aktivitet må være faglig relevant for gjennomføringen av prosjektet; Sikre rekruttering av ønsket og kvalifisert personale gjennom økt avlønning Tilleggsengasjement Økt nivå av reiser og konferanser Omdisponering mellom overordnede budsjettposter (innenfor rimelighetens grenser ift Prosjektbeskrivelsen)

20 Rapportering og fakturering til EU-Kommisjonen

21 Forskuddsutbetaling – tilsvarende 1 rapporteringsperiode, dvs 18 mnd av prosjektets Euroramme (normalt) Rapportering første gang etter 18 måneder med prosjektaktivitet. Deretter hver 18 mnd, samt sluttrapportering. Forbruk på direkte kostnader i Nok Forbruket divideres med snittkurs for rapporteringsperiode for å komme frem til antall Euro som skal refunderes fra kommisjonen (Form C) Utbetaling fra EU-Kommisjonen kommer ca 6 mnd etter rapporteringstidspunkt

22 Revisjon

23 Kontroll av EU-prosjekter
a) Checks - (Alt) b) Reviews - (Faglig/teknisk) c) Audits (Økonomisk) d) Investigations - (Alt (OLAF)) (European Court of Auditors)

24 Ekstern revisjon initiert av EU - kommisjonen
To typer revisjoner akutelle for UiO: First level audit: Certificate on the Financial Statements (CFS) initiert av UiO Second level audit: Financial audits – Initiert av EU European Commission (Common Audit Service), ECA, OLAF Mest vanlige feil og mangler som avdekkes ved revisjon Konsekvenser ved feil: Prosjektet Institusjonen.

25 Certificate on the Financial Statements (Internrevisjon)
Krav fra EU-Kommisjonen om uavhengig revisjon når rapportert forbruk overstiger Euro i direkte kostnader Ved UiO kan EIR foreta denne revisjonen Revisjonssertifikatet utstedes ved sluttrapportering EIR ønsker/tilbyr å revidere prosjektene underveis, og ikke bare ved prosjektavslutning Initiativet ligger hos enheten Fordelaktig å korrigere feil tidlig i prosjektfasen EIR internfakturer enhetene for revisjonen. EU- Kommisjonen dekker denne kostnaden ved sluttrapportering

26 Fiancial audit Tilfeldig hvem som blir valgt, men portefølje og tidligere funn har betydning Universitetsdirektøren blir kontaktet Normalt flere prosjekter ved flere enheter Revisjon på to nivåer –Prosjekt og system Koordineres sentralt av AF Prosjekteier ved økonomikonsulent er helt sentral ADS, Personal og AF leverer på instisjonsnivå

27 Fiancial Audit II Utføres av et eksternt firma eller EU selv
Økonomi, men kan inkludere andre deler av prosjektet Som regel besøk, men mye kommunikasjon på epost Tar lang tid – opptil et år før utkast til rapport foreligger

28 Vanlige feil ved UiO Reiser som ikke er nødvendige for å gjennomføre prosjektet Bevertning Slumsete timelister og manglende metodebruk Vanlige rutiner er ikke fulgt (innkjøp)

29 Konsekvenser ved funn Ugyldige kostnader avvises
Bevilgningen reduseres Tilbakebetaling Kontrakten avsluttes Utbetalinger stoppes Funnene overføres til andre prosjekter (pågående og avsluttede) OLAF