Studieadministrasjon ved mat.nat. – hvor står vi, hvor går vi? Tilpasning til ny ledelsesmodell – og Kvalitetsreformen

Gruppens medlemmer Studiesjef Elisabeth Müller Lysebo, leder, fakultetssekretariatet Seniorkonsulent Ingrid W. Solhøy, fakultetssekretariatet Konsulent Bjørn Bleie, fakultetets felles studentekspedisjon Førstekonsulent Lars Jordanger, Matematisk institutt Seniorkonsulent Eli N. Høie, Institutt for biologi Andre bidragsytere: Kontorsjef Heidi Espedal (innledningsvis), ansatte ved fakultetssekretariatet (studiesiden), representanter fra UA Sekretær i starten og slutten: rådgiver Kristin Bakken

Overordnede målsetninger Den samlede studieadministrasjonen ved fakultetet skal på en profesjonell måte legge til rette for rekruttering til og utvikling av fakultetets utdanningstilbud. Studieadministrasjonen skal legge forholdene til rette for at studentene ved fakultetet får gode arbeidsforhold innenfor et attraktivt og relevant utdanningstilbud. Studieadministrasjonen skal yte god service til studenter og ansatte, initiere og bidra til et systematisk utviklingsarbeid knyttet til læringsmiljø, undervisning og studieadministrasjon, samt bidra med innspill til og innsikt i den offentlige debatt rundt utdanningspolitiske spørsmål, med vekt på realfag.

Hva er studieadministrasjon - og for hvem? Målgrupper –Studenter –Potensielle studenter –Vitenskapelig personale –Andre nivåer og administrative avdelinger ved UiB –Eksterne samarbeidspartnere –med flere Arbeidets art –”Tekniske” oppgaver (NB! Krever også kvalitet i arbeidet!) Oppdateringer i studentdatabaser Timeplanlegging og rombooking Skaffe eksamenslokaler Osv.

Hva er studieadministrasjon – forts. Arbeidets art (forts.) –Kvalitative, utviklingspregede oppgaver og funksjoner Pedagogisk tilrettelegging av undervisning Studieveiledning Studiekvalitetsarbeid Rekrutteringsarbeid Initiere utviklingsarbeid på alle områder og nivå. Saksbehandling Forvaltning av regelverk Med mer

Føringer utover endret ledelsesmodell Kvalitetsreformen –Mandatene for fakultetets programstyrer, hovedprogramstyre ved instituttene og fakultetets studiestyre. –To allerede vedtatte planer for internasjonal studentmobilitet – mål og organisering –Skriftlig konkretisering av arbeidsdelingen mellom Utdanningsavdelingen og ”fakultetene” (= fakultetssekretariatets studieadministrasjon og studieadministrasjon på institutt/studieprogram samlet) Enhetlig nivå på studieadministrasjonen ved instituttene (inkl. SMR) fra Elektroniske støttesystem (videreutvikling av FS, innføring av nye systemer)

Studieadministrative hovedområder Område 1 (direkte mot studenter og potensielle studenter) –Rekrutterings- og informasjonsarbeid – eksternt – målgruppe: potensielle søkere –Informasjonsarbeid – eksternt – målgruppe: søkere –Opptak –Studentmottak –Læringsmiljø –Informasjonsarbeid – internt – målgruppe: eksisterende studenter –Ekspedisjon og skranketjenester –Studieveiledning –Karriereveiledning –Internasjonal studentmobilitet (inn/ut)

Studieadministrative hovedområder – forts. Område 2 (administrativ oppfølging av studentene) –Undervisningsadministrasjon –Eksamensadministrasjon –Innpassing og godkjenning –Studieløpsadministrasjon –Studiekvalitet/Kvalitetssikring av undervisningen/utdanningen –Felles studentsystem (FS) –Øvrige elektroniske støttesystem

Studieadministrative hovedområder – forts. Område 3 (andre studieadministrative oppgaver) –Saksbehandling, sekretærfunksjoner –PhD-administrasjon – Undervisningsbudsjett og statistikk – Arealsaker

Servicenivå Arbeidet og informasjon - høy kvalitet Kvalitetssikringsprosedyrer God informasjonsflyt mellom nivåene God opplæring Intranett og Internett skal til enhver tid være oppdatert Kunnskap for videre henvising Imøtekommende og yte god service overfor studenter og ansatte Drive et godt og aktivt informasjonsarbeid –Sikre mest mulig hensiktsmessig tidsbruk og prioritering av arbeidsoppgaver Skape robuste systemer for henvendelser og fravær.

Funn Vekst i den studieadministrative virksomheten –Antall oppgaver er økt –Omfanget av en del oppgaver er økt, for eksempel Internasjonal studentmobilitet, oppdatering av portaler og databaser, studiekvalitetsarbeid, eksamensarbeid, studieløpsadministrasjon –I liten grad bortfall av oppgaver/reduksjon i omfang Elektroniske støttesystemer gir profesjonalisering, men er krevende: ”barnesykdommer”, stadig videreutvikling, krav til kontinuerlig vedlikehold. Krever ofte stor grad av opplæring og/eller kompetanse hos brukerne.

Anbefalinger Etablering av et informasjonssenter ved fakultetet Klargjøring av kompetansekrav og sikre kompetanseutvikling (og belønning) Flere institutter går sammen om finansiering av studieadministrative stillinger Opprettelsen av en sentral felles oversettelsestjeneste ved UiB