Offentlige anskaffelser 5 Gjennomføring av konkurranser høst 2014 Førstelektor Ingun Sletnes Offentlige anskaffelser 5 Gjennomføring av konkurranser høst 2014 Administrasjon og ledelse og organisasjon og forvaltning

Protokollføring foa § 3-2 Plikt ved alle anskaffelser over kr. 100 000 Også anskaffelser under 100 000 kroner må dokumenteres skriftlig, jf. foa § 3-1 (7), men ikke krav til protokoll. Kravet til skriftlighet må imidlertid vurderes ift kontraktens verdi (forholdsmessighetsprinsippet) Alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele prosessen skal beskrives – meget viktig Minstekrav til innholdet i protokoll gitt i vedlegg 3 (under 500 000) og vedlegg 4 (over 500 000), utformet som protokollskjemaer Her syndes det en god del, jf. blant annet forvaltningsrevisjonsrapporter, manglende protokollføring vil lett gå ut over oppdragsgiver ved klager og tvister I NOU 2014: 4 foreslår flertallet at protokollplikten oppheves for anskaffelser etter del II, utvalget mener det er tilstrekkelig med en regel som oppstiller krav til skriftlighet. De ønsker på denne måten å unngå krav til skriftliggjøring flere ganger. Det foreslås også at alle anskaffelser under 100000 kroner unntas fra anskaffelsesregelverket i sin helhet En del av kommunen

Språkkrav FOA § 3-9 Kan utforme all dokumentasjon på norsk og kreve at tilbud med vedlegg utformes på norsk, jf. FOA § 3-9 Kunngjøring over terskelverdiene (kap. 18) må være på et av EUs offisielle språk, jf. FOA § 3-9 sammenholdt med § 18-1. Språkkravet vurdert ikke å være i strid med art. 4 i EØS-avtalen (diskriminering pga. nasjonalitet forbudt) En del av kommunen

Kommunikasjon Se FOA kapittel 7 og 16, især reglene i § 7-1 og 16-1 (likt utformet) elektronisk kommunikasjon sidestilt med papirbasert kommunikasjon Krav til skriftlig form flere steder i FOA, elektronisk kommunikasjon likestilt Ikke adgang til å levere tilbud på epost, jf. FOA §§ 7-3 og 16-3 første ledd Nytt EU-direktiv fra 2014 krever at all kommunikasjon som hovedregel skal skje elektronisk, gjennomføres for alle oppdragsgivere innen 18. oktober 2018 I NOU 2014: 4 foreslås det at det innen 1. januar 2016 etableres en elektronisk løsning for innlevering av tilbud fortrinnsvis i Doffin. Viktig i forhold til forenkling. Flertallet går også inn for at regelverket skal åpne for å kunne levere tilbud på epost inntil nye løsninger er på plass. En del av kommunen

Valg av leverandør og rett til deltakelse i en konkurranse   Hjemmel FOA §§ 11-1og 20-1 Like regler Etter at kvalifikasjonene til de leverandører som ikke er avvist er vurdert i samsvar med kvalifikasjonsreglene og kravene som er stilt skal kontrakt tildeles på grunnlag av kriterier for valg av tilbud.   En del av kommunen

Tilbud  Tilbudets utforming, FOA §§ 11-2 og 20-2, like regler - skriftlig - i lukket og merket konvolutt - signert - åpner for elektronisk innlevering - hvorfor slike krav? - i NOU 2014: 4 foreslås det at disse kravene gjøres mindre rigide Avvik og alternative tilbud, - etter del II §§ 11-3 og 11-4 - etter del III (EØS) §§ 20-3 og 20-4 Tilbakekall og endring av tilbud, jf. FOA §§ 11-5 og 20-5, like regler Registrering jf. FOA §§ 11-6 og 20-6, like regler, ordensregel Reglene om tilbakekall mv. og registrering i del II foreslås opphevet i NOU 2014: 4, begrunnelsen er at de anses som unødvendige En del av kommunen

Tilbudsåpning jf. FOA §§ 11-7 og 20-7 like regler minst to representanter for oppdragsgiver skal være til stede ved alle konkurranseformer leverandørene har ikke rett til å være til stede, men - oppdragsgiver kan velge å la leverandørene være tilstede ved anbudskonkurranser og ved konkurransepreget dialog, ikke ved forhandlet konkurranse - må ved bruk av åpen tilbudsåpning ha det med i konkurransegrunnlaget, i hvert fall over terskelverdiene jf. foa § 17-1(2) c I NOU 2014: 4 foreslås det at reglene om tilbudsåpning tas ut av regelverket i del II, begrunnelsen er et det er en unødvendig formalisering av hvordan oppdragsgiver skal håndtere tilbudene En del av kommunen

Gjennomføring av anbudskonkurranser Forhandlingsforbud ved anbudskonkurranser, se FOA §§ 12-1 og 21-1 (se også definisjonen), meget viktig regel Hvorfor forhandlingsforbud? Hva innebærer forhandlingsforbudet? Adgang til lovlige avklaringer  Plikt til å rette - åpenbare feil - dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på det - forutsatt at det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes I NOU 2014: 4 foreslår flertallet at en i del II går bort fra tradisjonell anbudsrett. Flertallet foreslår to konkurranseformer åpen og begrenset tilbudskonkurranse, det vil være opp til oppdragsgiver etter forslaget å bestemme om det skal forhandles eller ikke etter at tilbudene er mottatt og vurdert En del av kommunen

Gjennomføring av en forhandlet konkurranse Det skal forhandles, jf. kravet til forutberegnelighet forhandlingene må være reelle Det kan forhandles om alle sider ved tilbudet, som pris, kvalitet, tekniske kvalifikasjoner etc. men ikke om absolutte krav Det er en grense for hvor store forandringer som kan gjøres  I forhandlingene må kravene til likebehandling ivaretas Ingen formkrav til gjennomføring, men det må føres utfyllende referat fra forhandlingene, jf. kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet En del av kommunen

Gjennomføring av en forhandlet konkurranse fortsatt Forhandlingene gjennomføres i tildelingsfasen, men kan skje i en ett trinns prosedyre etter del II Alltid totrinnsprosedyre etter del III (EØS), husk at forhandlet konkurranse bare unntaksvis kan brukes her Ved forhandlinger i faser, må angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget etter del III Krav om invitasjon av minst tre leverandører i del II og fem etter del III, jf. §§ 8-6 og 17-6 Endring av tilbud skal gjøres skriftlig Kan ikke opplyse om andre leverandørers tilbud, kravet til likebehandling En del av kommunen

Avvisning   Skiller mellom avvisning av leverandør og avvisning av tilbud Like regler etter del II og del III (EØS) Hvorfor avvisningsregler? Skille mellom plikt til å avvise og kan avvise Hvor fritt er ”kan” skjønnet? Må følge de grunnleggende reglene  I utgangspunktet er avvisningsreglene uttømmende  Skal avvise så snart det er mulig jf. FOA §§ 11-13 og 20-15 avvisningsspørsmål må vurderes løpende når de dukker opp Må begrunne en avvisning, se FOA §§ 11-14 (2) og 20-16 (2) En del av kommunen

Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren, Hjemmel foa §§ 11-10 og 20-12 Plikt til å avvise, dersom leverandøren ikke oppfyller kravene som er satt for deltakelse i konkurransen, ved å unnlate å sende inn skatteattest eller HMS-erklæring, dømt for visse former for økonomisk kriminalitet, for eksempel korrupsjon, se bestemmelsene, sistnevnte kan ikke tas helt på ordet – hvis det er lenge siden domfellelsen annerledes kan avvise, for eksempel leverandør som er konkurs, ikke innbetalt skatt som forpliktet til, se bestemmelsene må ta stilling til avvisningsspørsmålet snarest mulig, se §§ 11-13 og 20-15, begge første ledd I NOU 2014: 4 foreslås det en rekke endringer i del II he En del av kommunen

Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet hjemmel, FOA §§ 11-11 og 20-13, se også §§ 11-12 og 20-14 om avvisning ved unormalt lave tilbud plikt til å avvise etter FOA §§ 11-11 (1) og 20-13 (1) - avvisningsgrunner: se a-f - innebærer ulike former for skjønnsmessige vurderinger  kan avvise etter FOA §§ 11-11 (2) og 20-13 (2), merk her at leverandørene må behandles likt  Hvilke avvisningsregler bør en være særlig oppmerksom på? - vesentlige avvik og forbehold - forbehold og uklarheter som skaper tvil ved bedømming eller sammenligning - unormalt lave bud - alternative tilbud I NOU 2014: 4 foreslås det også her en del endringer/forenklinger En del av kommunen