Elektronisk samhandling – et prosjekt i Bergen kommune E-sam Elektronisk samhandling – et prosjekt i Bergen kommune Kristin Tømmervaag © Bergen kommune

Historikk Bakgrunn Utgangspunkt: S@mspill 2007: helhetlig pasientforløp Opprinnelig oppstart: mai 2005 utveksling startet april 2007 19000 brukere registrert i systemet, disse er fordelt på hjemmesykepleie, institusjoner, tj. for utvikl hemmede, ergo/fysio-tjeneste og psykiatritjeneste 9000 ansatte registrert Stort behov for informasjonsutveksling © Bergen kommune

Historikk Mål for prosjektet God informasjonsflyt: sikre at alle aktuelle instanser har tilstrekkelig informasjon for å yte god pasientbehandling Forenkling av kommunikasjon Sikre oppdatert informasjon om medikamenter Oppdatering av diagnoser Effektiv ressursutnyttelse og riktig bruk av personell det brukes i dag mye tid på å få tak i informasjon om pasienter © Bergen kommune

Beskrivelse av prosjektet Elektronisk samhandling mellom kommunen og fastlegene Systemer: Profil og Infodoc Fritekstmeldinger (epikrisemeldingen), sending fra Infodoc til Profil Oppkobling NHN – 2005/2006 Juridiske forhold Testing og implementering Opplæring og rutiner © Bergen kommune

Deltakere Hjemmesykepleien i Åsane Et bofellesskap i Åsane Midtbygda og Åstveit sykehjem i Åsane Eidsvåg legekontor Flaktveit legesenter I tillegg: systemansvarlige for Profil © Bergen kommune

Prosess I perioden juli 2006 og fram til januar 2007: problemer med å komme inn i innboksen i testmiljøet Februar 2007: installasjon i produksjonsmiljø, som Visma deltok i Andre problemer: applikasjonskvittering hos Infodoc April 2007: fungerer i produksjonsmiljø og piloteringen kunne starte! © Bergen kommune

Prosess April 2007: Hjemmesykepleien og legene innkalles til møte for planlegging av arbeidsprosesser 23 april sendes første melding Fortsatt problemer med applikasjonskvitteringen på Infodoc © Bergen kommune

Beskrivelse av arbeidsprosesser Legene: Utarbeider mal de skal benytte ved elektronisk forsendelse av meldinger Sender meldinger og gir samtidig beskjed pr e-post om antall meldinger sendt, til systemansvarlige Dette ble satt i verk fordi det var usikkerhet ift om meldinger faktisk var kommet fram © Bergen kommune

Beskrivelse av arbeidsprosesser Systemansvarlige: Sjekker innboksen daglig, senest kl 14. Løpenr noteres og melding flyttes over til brukers mappe Huskelapp skrives adressert til aktuell enhet i hjemmesykepleien/sykehjemmet/botjeneste/forvaltningsenhet. Sistnevnte ble tatt med på et senere tidspunkt, da enkelte meldinger inneholdt opplysninger ifm søknader. © Bergen kommune

Beskrivelse av arbeidsprosesser Hvis rød melding: opprette ny bruker Sjekker regelmessig status på meldingene ved å ta ut liste over elektroniske meldinger Sender påminner til aktuell enhet dersom melding ikke er fulgt opp © Bergen kommune

Beskrivelse av arbeidsprosesser Aktuell enhet: Tar ut huskelapp og sjekker meldingen, setter status på denne: under behandling/behandlet Meldingen skal følges opp innen dagen etter den er mottatt Informerer andre ansatte via plan/rapport (egen mappe: ekstern korrespondanse) dersom det er nødvendig Informerer brukerne skriftlig. Skriv ble utarbeidet juni 2007 © Bergen kommune

Beskrivelse av arbeidsprosesser Annet: Utarbeiding av imidlertidige rutiner ift legemiddelkort, som kun skal gjelde i pilotperioden Samtlige leger ved de aktuelle legekontorene sender nå meldinger 16 mai: applikasjonskvitteringen er i orden For sykehjem er det først og fremst epikriser som er aktuelt Feilsendte meldinger: her skal Bergen kommunes avviksskjema benyttes. © Bergen kommune

Utfordringer Oppkobling til ProfilKom for alle som skal lese meldinger: dette må gjøres for hver av de ansatte som skal lese meldinger Feil i adresse til serveren medførte en periode at meldinger ikke ble mottatt Oppkobling mot en spesiell server – dette er nå utbedret, ProfilKom er tilknyttet alle serverne Formatet på epikrisen var ikke optimalt, en god del ”ekstra-tegn” lå inne i teksten. Dette ble utbedret i juni 2007 © Bergen kommune

Utfordringer Oversikt over tjenestemottakere for legene – dette er ikke optimalt. Endring i rutiner og arbeidsprosesser Meldinger kommer til en sentral innboks, hvor systemansvarlige må flytte melding videre og gi beskjed. Det er et ledd for mye. © Bergen kommune

Utfordringer Hva gjøres med feile meldinger som vi pr i dag ikke kan returnere? Hvordan sikrer vi at legene til enhver tid er oppdatert om tjenestemottakere? Overvåking av innkomne meldinger; hvordan sikre at disse faktisk blir ivaretatt når mengden øker? Hva med brukere som har flere tjenester? Hvor skal meldingen sendes? Et sted? Flere steder? Generelle utfordringer: Mange personer involvert – hvordan sikre at rett melding kommer til rett person til rett tid? Er det behov for å arkivere elektronisk mottatt dokumentasjon, også på papir? © Bergen kommune

Forventninger og gevinster Bedre og raskere informasjonsflyt: når rett informasjon kommer raskt dit den skal, kan tiltak og behandling raskere iverksettes Medikamenter, undersøkelser, prøver, behandlingsopplegg Tid som ikke brukes til å lete opp informasjon, kan i stedet brukes på pasienter Pasienter vil bli raskere frisk dersom tjenesten behandling settes i verk så tidlig som mulig – man reduserer ventetid og forsinkelser © Bergen kommune

Forventninger og gevinster For pasienter som trenger tjeneste fra mange instanser, vil det være gunstig når (samme) relevant informasjon når flere på en gang Styrke samarbeid mellom tjenesteytere Bedre ressursutnyttelse – riktig bruk av personell Forbedret kvalitet på tjenestene Spart tid vil være den største gevinsten © Bergen kommune

Videre planer Når Elin-k settes i drift fra oktober 2007: Melding komme direkte i brukers mappe – færre ledd Bruk av dialogmelding vil ytterligere styrke kommunikasjon mellom fastleger og pleie/omsorg Når dette er testet ut: utvide prosjektet til å omfatte flere bydeler og fastleger © Bergen kommune

Takk for meg! © Bergen kommune