EFV-V Prosjektøkonomistyring Status på oppfølging av arbeidet i linjen Plangruppemøte 28.mai 2015

EFP hovedprioriteringer v/ADS Mål for vårens arbeid Oppdatert malverk på plass –søknadsbudsjettmaler på bidrag, oppdrag, EU etc Økonomifunksjonene har tatt i bruk de nye rapporter Gode verktøy og opplæringsmuligheter for økonomifunksjonen Prosjektledere er kjent med at det finnes nye rapporter Prioritert og iverksatt arbeid

Igangsatte aktiviteter v/ADS Nye rapporter Tilbud om en innføring og introduksjon til de nye rapporter for økonomifunksjonen (mangler OD, TF og sentrene under U-styret (ev. ny runde SV?) Mulighet for gjennomgang/presentasjon i lederfora og andre fora hvis ønskelig (k ritisk for å sikre forståelse og gode rammebetingelser rundt arbeidet med prosjektøkonomistyring – ref. anbefalt policy minimumsstandard Matnat har lagt opp en en god prosess for implementering Opplæring / støtte i praksis Arbeidsstuer i mai for NFR søknadsbudsjettering (f å som benyttet seg av tilbudet, men positiv erfaring) Rollebaserte kurs for prosjektcontroller (oppstart mai 2014 – fullstendig pakke ved utgangen av 2014) Utviklingsarbeid Leiested: Implementere løsning for regnskapsføring av leiested på prosjektnivå samt støtte til enhetene i avklaringer knyttet til implementeringen av leiestedsmodellen (skjer i samarbeid med enhet for Lederstøtte) Prioritert og iverksatt arbeid

Status nye rapporter Status på ny rapportpakke Større utfordringer knyttet til gjenbruk av arter (arbeides med en løsning) Fått mindre innspill og tilbakemeldinger etter lansering Ingen større endringer på dette tidspunktet Mulighet for drill til ansatt tilgjengelig på nytt Ytterligere rapportbehov/større endringer vurderes høsten 2014 Historikk på prognosen i nye rapporter I bestilling, rapporter som viser hva kostnader er allerede låst (i dialog med innkjøp) Porteføljerapport for prosjektleder (kravspek. foreligger) Tiltaksrapporter (flere gamle rapporter tatt med over for å dekke dette behovet) EU-rapport til bruk ved rapportering på H2020 (hva er mulig?) Periodiserte rapporter (Kuben) Status rapportpakke

Budsjett grunnlag/simulering Buddy viewer Prosjekt- etablering lokalt/krav/system Periodisering inntekter Forpliktelser lønn / innkjøp / reiser EGET PROSJEKT Bilagslønn EFV-V Prosjektportal Totaløkonomi styringskartet Leiesteds- modell Policy lokalt / sentralt SFF Informasjon personal Frikjøp føres automatisk Ekstern rapportering Transaksjons- kvalitet/flyt Infl.justerte budsjetter Lønnsdata rapporter Prosjekt- forlengelse Ressurs- styring Videre- fordelinger LOKALT ANSVAR EFV-V rolleavklaring Samhandling støtteapparat Kontrakts- maler

Utredninger av konkrete tiltak i 2014 Intern handel:Kartlegge omfanget av behovet for en elektronisk løsning for intern handel som frikjøp og leiested (ref. UiB sin løsning) og utfakturering (eget forprosjekt) Regnskapsføring:Utredning av håndtering av interne transaksjoner knyttet til overhead og egenandel for å hensiktsmessig å kunne styre prosjektene under samme stedkode og for å kunne styre på enkelttiltak. SFF-modell:Evaluering og vurdere implementering av valgt løsning på eksisterende SFF og sentre fra 2015 Prosjekthierarki:Kartlegge behovet for og policy for bruken av prosjekthierarki og nødvendig rammer for å kunne ta dette i bruk i organisasjonen Utredning nye tiltak / prosjekter

Vedlegg Parkeringsplass v/ADS detaljert

Parkeringsplassen Ingen endringer våren 2014, ny vurdering høsten 2014 Nye rapporter:Detaljendringer artsoppsett EU regnskapsføring:Endring i regnskapsføringen av overhead Valutasvingninger:Håndtering av risiko sentralt (krever endring i arbeidsoppgaver) SFI/SFF:Koordinering av satsninger sentralt/lokalt (Fagstøtte) Oversikt arkiv:Prosjektoversiktsrapport ephorte (Seksjon for arkiv) Inflasjonsjustert budsjett:Tilrettelegge for inflasjonsjustering i Buddy prosjekt (praksis, policy) Rapporteringskrav:Skape oversikt over type av finansiører og rapporteringskravene, -> Tiltak: standard på økonomirapportering til finansiør beskrevet i tekst i standard kontrakter (Fagstøtte) Prosjektoppretting:Jobbe med å få en smidigere prosess frem til prosjektoppstart. Leiested: Oppfølging av søknadsrunder NFR – hva blir praksis? Oppdragsprosjekter: «Vi priser oss ut" – er dette reelt? (Fagstøtte og Lederstøtte) EU rapportering: Hva gjelder for de ulike programmer? Budsjettmaler:Norwegian grants (egen mal), i budsjettmal en generell total presentasjonsflik til bruk ved andre finansiører Prosjektavslutning rutine: Gjennomgang av rutine for inaktive prosjekter Prosjektregistreringsskjema:Hvilke elementer registreres i OA og hvilke er t.o. Periodisering av inntekter:Inntektshåndtering i prosjektregnskapene Ytterligere behov og innspill meldt inn i brukertest og i etterkant av lansering nye rapporter