Velkommen til kurs for lokal prosjektstøtte (LP) ved NTNU

Kursprogram 2-dagers innføringskurs: - Innføring i Prosjektprosessen ved NTNU - Regnskap, merverdiavgift og prosjekt - Prosjekthåndtering ved NTNU 3-dagers kurs i prosjektregnskapssystemet Maconomy

Formål med kurset Gi dere som er innplassert i LP-rollen innsikt i ny prosess, roller, rutiner og verktøy Skape forståelse for LP-rollen i implementeringen av ny prosjektprosess ved NTNU Gi alle i LP-rollen en felles faglig plattform som vi vil bygge videre på i LP-nettverket: grunnleggende regnskap, merverdiavgift og prosjekthåndtering (litt generell teori, samt for NTNU spesielt) en grundig innføring/oppdatering i bruk av prosjektregnskapssystemet Maconomy. Gi mulighet for erfaringsutveksling for dere som skal innplasseres i LP-rollen ved NTNU

Agenda, Innføring i Prosjektprosessen Kl 09.00 – 10.00 Ny prosjektprosess Kl 10.00 – 10.15 Kaffepause Kl 10.15 – 11.15 Økonomiportalen på nett LP-nettverk Veien videre, LØF 2010

1. Ny prosjektprosess Avgrensinger Mål Reglement, Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Standardisert prosess inneholder: Rollebeskrivelser Organisering av roller i støtteapparatet Prosesskart Gjøremål og arbeidsflyt (hvem gjør hva) Rutinebeskrivelser Viktige endringer Økonomiportal på nett

Avgrensinger prosjektprosessen Hva inngår i prosjektprosessen og hva ligger utenfor? INNENFOR UTENFOR Nr Beskrivelse 1 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Aktuelle kilder: Forskningsrådet EU Private/næringsliv Offentlig/statlig Interne prosjekter (700-serien) Strategi- og omstillingsprosjekter (RSO, 800-serien)) 39/59/58/69-prosjekter. 2 Fakturering av inntekter via Maconomy Bestilling til betaling Bilagskontroll, kontering, med mer 3 Prosessen omfatter administrative gjøremål med fokus på økonomi Utarbeidelse av faglig innhold og gjennomføring av det faglige er ikke tatt med i prosessbeskrivelsen 4 Personal Eks. tilsetting, lønn

Prosjektprosessens mål Hovedmål Støtte NTNUs kjernevirksomhet som forskning og utvikling gjennom et apparat for optimal prosjektstyring og –service for eksternfinansiert virksomhet: Det skal leveres riktig kvalitet til riktig tid og til riktig pris. Delmål - Bidra til en mer effektiv og målrettet ressursbruk i kjernevirksomheten - Drive proaktiv og kompetent prosjektservice - Bidra til flere tilslag på søknader/tilbud ved å lette prosjektleders arbeid med søknader og kontrakter mht til økonomi - Bedre prosjektleder og enhetens styringsmulighet gjennom enkle og hensiktsmessige rapporter, verktøy og arbeidsmetoder - Redusere sårbarheten gjennom standardisering av rutiner og roller og formalisering av back-up i støtteapparatet - Det skal være attraktivt og utviklende og jobbe med prosjektservice

Lover og retningslinjer, bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Regelverk fra Kunnskapsdepartementet: Hovedinstruks fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, pkt 8.1 Reglement om statlige universitet og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (Rundskriv F-20-07 med vedlegg) – Nytt reglement fra 01.01.2008 (endret def. Fra EFV til BOA) Interne regler og instrukser (NB! Revideres høsten 2008): Hovedregler for økonomiforvaltninger ved NTNU (Gjelder fra 1. januar 2006, Hovedregler om BOA revidert og vedatt av styret 14.11.2008) Økonomiinnstruks fra rektor (Gjelder fra 01.03.2006: Vil bli revidert) Ovennevnte bestemmelser omtaler BOA spesielt. Det forutsettes at lokal prosjektstøtte innehar god kjennskap til aktuelle bestemmelser Lover og retningslinjer aktuelt for prosjektprosessen finnes i økonomiportalen på nett. En oversikt over andre bestemmelser vil bli gitt senere i kurset (”generelt om regnskap og prosjekter”) samt at deler av bestemmelsene vil bli gjennomgått mer detaljert i forbindelse med gjennomgang av prosjekthåndtering ved NTNU (kursdag 2) !

Prosjektprosessen ved NTNU Gjennomføring NB! Markedsfasen inngår per i dag ikke i prosjektprosessen, LØF 2010 Markedsfasen inngår ikke i prosessbeskrivelsen for Prosjektprosessen per i dag!

Standardisert prosjektprosess Entydig prosess for hele NTNU Prosessen med ulike gjøremål, ansvar og rutiner er beskrevet Prosessbeskrivelsen omfatter administrative gjøremål med fokus på økonomi. Noen gjøremål er nye for noen men allerede praksis for andre (stor variasjon i praksis frem til i dag) Hvem som har ansvar for hvilke oppgaver er definert Hvem har ansvar og hvem skal gjøre oppgaven – eventuelt når kan oppgaven delegeres, er beskrevet gjennom rollebaserte rutinebeskrivelser for hver aktivitet Hver rolle er beskrevet med ansvar, myndighet, oppgaver, kompetansekrav → Alt dette finner du i Økonomiportalen på nett

Roller prosjektprosessen Prosjektansvarlig Prosjektleder Lokal prosjektstøtte (LP) Sentral prosjektstøtte (SP) Sentral og lokal prosjektstøtte med spesialisering innen EU (EU-SP og EU-LP) Prosessleder

Organisering av roller, prosjektstøtte NTNU (økonomi) Sentraladministrasjonen BOA-nettverk Fakultet/VM Insdtitutt/seksjon Modellen viser ikke linjeledelse, men faglig organisering

LP-rollen

Viktige endringer å merke seg: PL og LP er et team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet! LP’skal kobles på i søknads/tilbudsfase og har ansvar for å utarbeide/kvalitetssikre budsjett for kostnader og finansiering Enhetene oppfordres til å ha spesiell fokus på å implementere rutinene i søknadsfasen nå ved innføring av ny prosess! Prosjektansvarlig skal alltid godkjenne søknader etter gitte kriterier før disse sendes! Kontrakter skal alltid ”godkjennes” av den som er ansvarlig leder ved den enhet prosjektet skal gjennomføres – uansett om kontrakten signeres på høyere nivå i organisasjonen! Månedlig kontroll av regnskap mot budsjett (avvik) Ny dimensjon i ePhorte: Arkivering av saker i tilknytning til et prosjekt skal lagres under prosjektnummer i ePhorte beskjed via Maconomy til det lokale dokumentsenteret om opprettelse av nytt prosjekt, LP sørger for (dvs gir beskjed om) at tidligere dokumenter og fremtidige dokumenter lagres under rett prosjektnummer

Diskuter: Hvilken rolle har du for implementering av ny prosess ved egen enhet? Ved innføring av sentrale rutiner Ved utarbeidelse/innføring av interne rutiner Hvilken støtte trenger du ved implementering av ny prosess? Eksempelvis fra LØF 2010, sentralt, linjeledelsen, kollegaer…

Hvilken rolle har du som LP for implementering av prosessen? LØF 2010-prosjektet: Utprøving av ny prosess i praksis Testing av hjelpemidler → viktig med tilbakemeldinger til LØF 2010 for forbedring og utvikling Eget fakultet: Gjennom samarbeid på tvers av instituttgrenser og diskusjoner med andre i samme rolle, bidra til en implementering av enhetlig prosess Institutt: LP er den viktigste endringsagent i egen enhet, men trenger aktiv støtte fra ledelsen for implementering av nye rutiner Viktig å komme fort i gang med det som er nytt i prosessen, men kulturendring tar tid…

Kaffepause 

Økonomiportalen på nett Økonomiportalen på nett ble lagt ut i oktober 2008 Portalen er ”levende” og skal redigeres underveis med oppdateringer Hovedformål: Samle all økonomirelatert informasjon på et sted, herunder også informasjon om BOA-prosjekter http://www.ntnu.no/adm/okonomi/

2. LP-nettverk Sentralt: Det skal opprettes et nettverk for alle som innehar LP-rollen og SP-rollen Ansvarlig for å gjennomføre møtene er prosessansvarlig ved Regnskapstjenesten. Oppstart våren 2008: Felles nettverksmøter avholdes annenhver måned Fakultetsvis: I tillegg til det sentrale nettverket, så anbefales det at det opprettes et forum for de som innehar LP-rollen ved hvert fakultet (flere fakulteter er i gang med dette)

Diskuter: Hva vil etter din mening være det viktigste å oppnå med et LP-nettverk? Har du forslag til tema og arbeidsformer?

Det sentrale LP-nettverket er: En møteplass mellom de som innehar LP-rollen ved alle nivå i organisasjonen og SP-rolle En arena for informasjon, diskusjon og erfaringsutveksling i forhold til implementering av ny prosess og utvikling av nye hjelpemidler/verktøy En arena for læring av hverandre, kursing og opplæring innen faglige tema (temadager) Et viktig virkemiddel for å sikre at prosjektprosessen blir standardisert og lik for alle NTNUs enheter og at det blir en god samhandling mellom alle nivå

Formålet med nettverket: Bidra til en best mulig implementering av ny prosess og videre optimalisering av prosessen Sikre en enhetlig prosjektprosess og enhetlig utførelse/forståelse av rollen(e) Kompetanseheving i prosjektprosessen, økonomitema, prosjektstyring Redusere sårbarhet ved å etablere bedre ordninger for back-up (prosessen gjøres likt ved alle enheter) Samarbeid på tvers Faglig-/gruppetilhørighet Bidra til godt arbeidsmiljø

Eksempler på mulige tema i LP-nettverket: Søknads- og kontraktsarbeid MVA Budsjettarbeid; prising, indirekte kostnader, egeninnsats Prosjektorganisering Regnskap, rapportering og oppfølging Timeregistrering og prising

3. Veien videre, prosjektprosessen: Etablere og innføre nye maler/rutiner innen BOA: - Arkivrutiner - Budsjettmaler - Kontraktsmaler Involvere og informere prosjektledere/prosjektansvarlig: - Forankring hos NTNUs ledelse på alle nivå - Informasjon om ny prosjektprosess - Synliggjøre prosjektstøtte, verktøy og maler som finnes Utvikle en egen prosjektportal på nett Tiltakene er planlagt fullført i løpet av 2009 og vil bli implementert fortløpende.