God intern kommunikasjon vær trygg Del 2 Case – gruppeøvelse Informatørens verktøy og virkemidler Bente Erlien, 12.-13. Mars 2002

Hensikt case-øvelse Forståelse av målgrupper og målgruppenes behov Øvelse i å selge inn en plan. Argumenter, forankring Forståelse for de ulike aktørene, deres roller og relasjoner Informatørens alliansepartnere, grenser og gråsoner

Dine verktøy og virkemidler Planlegge Tilrettelegge Kanaler, medier Arenaer Aktører i organisasjonen

Informasjonsplanen Hvem (avsender) informerer Om hva (budskap) Til hvem (målgrupper) Hvordan (strategi, kanaler) Når (tidsplan) Med hvilken effekt (mål, evaluering)

Målgruppe inndeling Struktur (avdelingsvis) Funksjon, fag (ledere, saksbehandlere) Geografisk (region, bygg) Demografisk (kvinner, unge, eldre) Språklig (nasjonale språk, fagspråk) Berørt av vedtak eller sak Holdninger/atferd (røykere, motstandere)

Kanaler Skriftlig Papirbasert Formelle Enveis Massemedier Aktiv(push) Muntlig Elektronisk Uformelle Toveis Personlig, en-til-en Passiv (pull)

? ? Samspill ! @ z % Formelle Uformelle Internavis Intranett epost Møter Video Formelle ! @ % ? ? z Uformelle

Arenaer Tid og sted Rom, atmosfære Hjemmebane – bortebane Symboler Lys, stemning Samspill, lek, dans, kreativitet Fag og fest, gå utenfor rammene

Ledere som kanal Gi ledere tilgang på informasjon Gi ledere kompetanse og trening i kommunikasjon Emosjonell og relasjonell kompetanse for ledere Møte mennesker der de er – fysisk og mentalt Informasjonsoppgave å bevisstgjøre ledere og skape arenaer for toveis kommunikasjon Strategisk oppgave å stille krav til ledere og måle dem på kommunikasjonsinnsats

Informasjonsplan ved vedtak Hvem berøres av dette vedtaket (direkte og indirekte) Hva vet vi om målgruppene, hvordan vil de reagere? Hvordan skal de berørte motta informasjon om vedtaket (personlig/upersonlig, skriftlig/muntlig)? På hvilket tidspunkt i hvilken rekkefølge? Hvem har ansvar for å informere de respektive målgruppene? Er det satt av tilstrekkelig ressurser (penger, utstyr, arbeidstid)? Tilbakemelding - hvordan sjekke at informasjonen er oppfattet?

Sak: Nedlegging av kantine Vedtak i ledergruppa 4.10.01 Sak: Nedlegging av kantine Berørt Infoform Kanal Når Ansvar Ressurser Feedback Kantine-sjef Direkte, personlig Møte, Ledergr. Straks Adm. sjef Møtetid Kantine-ansatte Personlig Samtaler Samme dag Kantine- sjef Tid Tillits- valgte Muntlig Møte Samme dag Alle ansatte Skriftlig Intern- avis Første nummer Info-

Kommunikasjon - prosess Kommunikasjon integrert i prosess Medvirkning og aktiv toveis kommunikasjon for å komme fram til løsninger og beslutninger Avklare hvem har ansvar for hva Milepælplan beslutninger – kommunikasjon

Måling - evaluering Sjekke at informasjon er oppfattet Vise brukerne at du bryr deg Viktig å lære til neste gang Korrigere kursen underveis

Målemetoder Web-basert Spørreskjema (papir/mail) Telefonundersøkelse Fokusgrupper Enkel pulssjekk Kvalitativ lunsjprat Vaffelmøte

Kommunikasjonsaktører Toppleder Ledere på alle nivåer Personalfolk, HMS, verneombud Tillitsvalgte Opinionsledere Spesielle fag eller funksjoner Informasjonsmedarbeidere