ASA Aust-Agder Sentralsjukehus Arendal Norges første sykehus med komplett elektronisk journal? Hallvard Lærum 23. Jan 2002

Ny fløy i ASA skulle bygges ut Bakgrunn Ny fløy i ASA skulle bygges ut Ble planlagt i 1996 uten arealer for journalarkiv og med innført EPJ

EPJ-innføringen ved ASA ASA 320 senger, budsjett 520 mill/år Prosjektbudsjett 52 mill 1999-2002 Mars 2000: DIPS PAS Okt 2000: DIPS Journal Mars 2001: Scanning av A-journal Juni 2001: Scanning av post på lokale scannere Fra 11.06.01: Papirjournal ikke lenger oppdatert Jan 2002: Alle dokumenter som oppstår etter en kontakt med sykehuset blir skannet, elektroniske godkjenningsrutiner. Ca. mars 2002: Interne henvisninger via EPJ, elektronisk epikriseutsending, m.m.

DIPS Utviklet fra PAS-system ved Nordland SSH (PAS siden 1986) Mest utbredt på mindre sykehus (34%, 18% av sengene) PAS og EPJ i ett Alle yrkesgrupper har i prinsippet samme brukergrensesnitt Dokumentorientert, ingen strukturering av klinisk informasjon utover numeriske labsvar. Stort antall funksjoner, bl.a. EKG-modul

Flere skjermdump i DIPS Arbeidsflyt EKG-modul

Scanning Levert av KIBI, programvare tilpasset av DIPS To store scannere sentralt, syv svart/hvitt- og syv fargescannere perifert i avdelingene. Elektive pasienters papirjournal skannes (=kirurgisk avdeling) Innlagte pasienters papirjournal skannes (=medisinsk avdeling) Alt som ikke kan legges inn i elektronisk form blir skannet. Arkivformat Microsoft Word (.doc) og TIFF (.tif)

Første elektronisk pasientjournal godkjent av riksarkivaren www.dips.no 4.sept 2001: En nasjonal helsepolitisk milepæl ved Aust-Agder Sentralsjukehus!   Det er en milepæl for ASA, DIPS og resten av helsenorge når ASA som første sykehus i Norge har fått godkjenning for å ha en elektronisk pasientjournal. På bakgrunn av Riksarkivarens godkjennelse kan ASA nå makulere papirjournalene.   Vi har fått følgende gode nyhet fra Oskar Aanonsen, IT-sjef ved Aust-Agder Sentralsjukehus, som skriver bl. a. følgende i en artikkel for ansatte ved sykehuset: Etter søknad med omfattende dokumentasjon av rutiner, systemer, teknologi og juridiske redgjørelser har Aust-Agder Sentralsjukehus som første sykehus i Norge fått godkjenning for en elektronisk pasientjournal. I sitt svar skriver Riksarkivaren blant annet: "Riksarkivaren kan på denne bakgrunn godkjenne at Aust-Agder Sentralsjukehus bruker Elektronisk pasientjournal på ASA til elektronisk arkivering, og at det foretas makulering av pasientjournaler på papir etter utført elektronisk arkivering. Godkjenningen gis med forbehold om at også arkivverdige tekstdokumenter i journalen blir konvertert til et godkjent arkivformat."

Papirjournalene scannes, makuleres og brennes www.dips.no 18.09.2001: 45.000 journaler på Aust-Agder Sentralsjukehus skal nå gå rett i makuleringsmaskinen. Sjeflege Håvard Skjærvik var i går «førstemann ut» med sin private pasientjournal. Per 18.12.01: Ca. 10% av journalene er helt elektroniske

Positive endringer etter innføring av EPJ og scanning Merkantilt personell: Raskere og enklere sekretærrutiner Nye (og interessante) arbeidsoppgaver Mye mindre flytting av og leting etter dokumenter (”alle har lagt på seg 3-5 kg”) Skrivekøer er borte (eks. epikriser) Leger: Pasientjournalen er mer tilgjengelig, og aldri gjenglemt på noe kontor el.lign. Bedre tilgang til og visning av blodprøvesvar Sykepleiere: Mindre leting etter journaler Felles: Entusiasme og ”lagånd” (Følelse av prestisje?)

Betenkeligheter - Scanning Scanningen av gammel løpende journal har stagnert, fordi skanning av nye eksterne prøvesvar og henvisninger overstiger kapasiteten, og må prioriteres Papirjournaler destrues ikke i ønsket tempo ”Bulk”-scannet gammel løpende journal finnes som en enkelt fil, hvor innholdet ikke alltid finnes i kronologisk rekkefølge. Opptil 30 sekunder for å hente frem på skjermen Søking er utelukkende basert på manuell lesing og scrolling Ingen mulighet for personlige bokmerker Hver skjerm viser ikke en hel A4-side (men innholdet kan forminskes) Prøvesvar og henvisninger scannet enkeltvis er lettere å finne frem i, men dette utnytter i liten grad det digitale mediums muligheter.

Betenkeligheter - Generelt Gerd Gulstad (IT-prosjektleder): ”Det er vanskelig å være først” Mindre tilfredsstillende mellomløsninger Samme brukergrensesnitt for alle – mange ”uinteressante” funksjoner å forholde seg til. Nedetid også for lesing av data ved hver oppdatering av DIPS Elektronisk signering i liten grad i bruk Blodprøvesvar skrives fortsatt ut for ”signert sett” Pasientens medikamentliste vedlikeholdes ikke Oppleves som til liten nytte, benyttes i færre sammenhenger i DIPS enn den teoretisk sett kunne. Reseptmodul beskjeden funksjonalitet

Grunnlaget for suksess Gerd Gulstad: ”Fabelaktig verktøy. God tilgjengelighet. Gir God kvalitet, Generer nye ønsker, Gir store muligheter” Integrert PAS og EPJ Støtte i ledelsen, gode økonomiske rammer Prosjektgruppe med reell myndighet Leverandør har fulgt opp (stort sett) Vilje til nytenkning og brukere som vil lære nye oppgaver (Stort antall stasjonære datamaskiner)

Status for IT-prosjektet ASA PAS og Journal Pasientadministrativt system og Journal system - avsluttet i 2001 Delsystemer i DIPS, gastro, diabetes, anestesi, operasjon/komplikasjon, vi vurderer sårjounalen integrert i DIPS Kommunikasjon med nytt overvåkningsutstyr på hjerteavdelingen Vurderer trådløse enheter som bærbar PC og PDA Vurderer bruk av modulen EKG og digital diktering i DIPS Røntgen InformasjonsSystem (RIS) innført 2001 Klinisk kjemi - i 2002 Datasikkerhet en kontinuerlig prosess Andre systemer som pågår Spesialistsystem for Øye-avdelingen årsskifte 2001-2002 Integrasjon for ØNH vurderes sammen NSS Nytt fødesystem, kravspesifikasjon lages på føde avd her. Forbereder elektronisk samhandling - henvisninger/ epikriser/labsvar/røntgen + melding til sykehjem og hjemmesykepleie i 2002 IT-relaterte planer utenom det opprinnelige IT-prosjektet: PACS er under vurdering Sykepleiedokumentasjon er i start gropen med egen prosjektleder i 1/2 stilling Paga for lønn og personal som starter i disse dager Velger Arbeidsplan/ turnusplanleggingssystem i disse dager

Hvordan kommer jeg inn i bildet? Eget prosjekt (850.000kr) for å måle gevinstrealisering Konsultentfirma PriceWaterhouseCoopers IDEF arbeidsflyt analyse Tverrfaglig, i hovedsak er dokumenter valgt som hovedprodukt for hver prosess God dekning av merkantile prosesser og pasientflyt, men summarisk for kliniske arbeidsprosesser. Men ingen konkrete forslag til måling av effekter Besøk 17-18.desember 2001: Formulering av arbeidsoppgaver for merkantilt personell, leger og sykepleiere. Februar 2002: Spørreskjemaundersøkelse om spesifisert bruk og brukerfornøydhet for merkantilt personell, leger og sykepleiere Måling av utvalgte parametere (tidsforbruk, dokumentflyt m.m.) Sluttrapport 15. mars Planlagt artikkel basert på oppgitt bruk og brukerfornøydhet

Oppsummering Landets første sykehus med tillatelse til å ha ren elektronisk pasientjournal Betinget suksess, evaluering underveis Scanning ikke ukomplisert, anses som ”mellomløsning” Betydelige ressurser og motivert ledelse nødvendig Omstillingsprosess