Anbefaling Kemnerenheten nye Harstad Dato:12. juni 2012 Navn Fagkoordinator: Merete Dalsegg

Faktagrunnlag Status Bjarkøy: Status Harstad: 75% stilling SOFIE skatt Landsbasert datasystem 46% stilling Kommunal fakturering Samme datasystem som Harstad – Visma Enterprise 13% stilling Kommunal innfordring Utføres manuelt – ikke eget datasystem 15% stilling Vederlagsberegning Samme datasystem som Harstad – Profil Benytter Kontor2000 saksbehandlingssystem Relativt beskjedent omfang ut fra antall innbyggere Status Harstad: Datasystemet EIK benyttes som innfordringsprogram Datasystemet ePhorte benyttes som saksbehandlingssystem Kemnerenheten registrerer selv all inngående post tilknyttet enheten

Faktagrunnlag Organinsasjonssnummer SOFIE skatt Uavklart om det kan beholdes Uavklart om kontonummer for skatt (Nordea) kan beholdes Omorganinsering ifbm kommunesammenslåing Kommunal fakturering vurderes flyttet fra KEM til REG-enheten Vederlagsberegning vurderes også flyttet til annen enhet Delkonklusjon Anbefales at 1 stillingshjemmel overføres fra Bjarkøy til Kemnerenheten Datasystemer omlegges ifht dagens systemer i Harstad kommune Org. nr og kontonummer skatt må avklares Omorganisering og flytting av personal til andre enheter må avklares endelig

Konklusjon/anbefaling Etter at Bjarkøyforbindelsen er på plass anbefales det at alle arbeidsoppgaver flyttes til nye Harstad kommune, med kontorsted Harstad Pr. 01.01.2013 skal alle oppgaver tilknyttet Kemnerenheten utføres på nåværende datasystemer til Harstad En stilling overføres fra Bjarkøy til Kemnerenheten fra 01.01.2013 En eventuell interimsløsning frem til forbindelsen er på plass, må avklares ad. arbeidssted og -oppgaver

Tidsplan August-november: Eventuell opprydding i datagrunnlag for SOFIE skatteregnskap August-desember: Innleggelse av personopplysninger mv i felles datasystem for de personer som i dag oppholder seg på institusjon i Bjarkøy Oktober-desember: Legge inn i EIK innfordringssystem alle dagens manuelle innfordringssaker i Bjarkøy Oktober-desember: Opplæring av ny ansatt i EIK kommunale innfordringsprogram August-desember: Eventuelt opprydding i kommunenes kommunale faktureringssystemer ifbm overgang til ett felles system

Behov for avklaringer Org. nr og kontonummer skatt må avklares Personal/bemanning må avklares Arbeidsoppgaver/arbeidssted fra 01.01.2013 må avklares