Mål- og resultatstyring når målet er bevegelig Ida Børresen, direktør, UDI 29. januar 2009

UDI Opprettet i 1988 Pr. 31.12.08: ca 1100 ansatte Hovedkontor i Oslo – 5 regionkontorer 70% kvinner Gjennomsnittsalder 38 år Ca 20% med annen etnisk bakgrunn enn norsk Flest jurister og samfunnssvitere Hovedoppgaver: Fatte vedtak i asyl og oppholdssaker Administrere asylmottakssystemet Overordnet og koordinerende faglig ansvar for hele utlendingsforvaltningen

Utlendingsforvaltningen Justis- og politi departementet Arbeids- og inkluderings departementet Utenriksdepartementet Utlendingsnemnda Politidirektoratet Utlendingsdirektoratet Integrering- og mangfoldsdirektoratet Utenriksstasjonene 27 politidistrikter Politiets utlendingsenhet 6 regionkontorer 6 regionkontorer

En uke i UDI 3 500 nye saker/brev 2 000 vedtak 5 100 henvendelser fra søkere/brukere 750 besøk i servicesenteret 30 500 besøk på www.udi.no og www.udiregelverk.no 40 pressehenvendelser

Bevegelig mål: Antall gyldige arbeidstillatelser 1.1.2003 - 1.1.2009

Bevegelig mål: Asylsøknader 1988 - 2008

Bevegelig mål 1.1.2008: 63 mottak 1.1.2009: 106 mottak

Vi får oppmerksomhet

Omverdens syn på UDI Vi behandler nesten 100 000 saker Vi dømmes etter enkeltsakene Påvirker handlingsrommet Legitimitet og tillit i samfunnet Påvirker organisasjonen internt

Mål for utlendingsforvaltningen Samfunnstjenlig og styrt innvandring Human, solidarisk og rettssikker asyl- og flyktningpolitikk Helhetlig, effektiv og brukerorientert utlendingsforvaltning Arbeids- og inkluderingsdepartementet definerer innholdet i disse målene gjennom mer konkrete delmål

Tildelingsbrevet 2008 7 hovedmål, 6 delmål 15 styringsparametere 45 rapporteringskrav 8 administrative føringer Omfattende månedlig statistikkrapportering Tertialvis virksomhetsrapport og årsrapport Ukjent antall bestillinger og oppdrag gjennom året Ikke alltid like tydelig skille mellom mål- og rapporteringskrav Lite bevissthet om vi måler innsatsfaktorer, resultater eller effekter Preger vår måte å styre på og hvor vi til enhver tid har vår oppmerksomhet

Bevegelig mål – ett eksempel Oktober 2007: St.prp. nr 1 for 2008: Forutsetning 5.500 asylsøkere Januar 2008: Tildelingsbrev: 5.500 asylsøkere Vår prognose: 8.500 asylsøkere Juni 2008: RNB: 10.500 asylsøkere Vår prognose: 15.000 asylsøkere Oktober 2008: Tilleggsbevilging: 15.000 asylsøkere Desember 2008: Fasit: 14.431 asylsøkere

Mange systemer som fanger data Datavarehus HR-revisjon Risikostyring DUF TID Kompetanse- system Andre kjernesystem HKI VP Kvalitets- måling SAP WINTID AGRESSO Hvordan vet vi at vi ”fanger” riktig data

Tidsregistrering og produktkalkyle Produksjon pr saksbehandler – alle kvantifiserbare måltall er brutt ned på enkeltsaksbehandler Kostnader pr. sak/saktype

Vi forsøker å måle langs hele resultatkjeden Innsatsfaktorer Aktiviteter Produkter/ Tjenester Bruker- effekter Samfunns- Kompetanse TID HKI Sykefravær Penger Saksbehand-lingstid Kvalitet Produksjon per arbeidet time Antall vedtak Kostnad per vedtak Kostnad per mottaksdøgn Antall henvendelser Brukertilfredshet Omdømme Brukermøter Men betydelig usikkerhet knyttet til x= saksinngang

Vi forsøker å få sammenheng

Hva er våre utfordringer Styringsinformasjon kontra statistikkrapportering - se skogen for bare trær! – sortere og prioritere! Få tid og ro til analysearbeid og refleksjon – velge de riktige tiltakene i nødvendig tid! Samhandlingen med de andre aktørene i utlendingsforvaltningen Øve hele organisasjonen i å være foroverlent, i forkant og endringsorientert! Nettopp når målet er bevegelig er det helt nødvendig å drive mål- og resultatstyring

Alltid deilig å komme hjem etter en lang dag i UDI ……..

Takk for oppmerksomheten! Mer informasjon: www.udi.no www.udiregelverk.no