eArkivsamarbeidet Administrasjon OAIS beskrivelse av funksjonsområdet –Tjenester og funksjoner som er nødvendig for kontinuerlig å administrere de øvrige funksjonene i depottjenesten Funksjonsområdet i metodebeskrivelsen –Organisatoriske virkemidler som etablerer tjenesten med nødvendig kompetanse, finansiering og organisering slik at en blir i stand til å håndtere oppgaven/ansvaret –Administrative virkemidler som sørger for at bevaringsobjektene leveres på en måte som tilfredsstiller de kravene depottjenesten stiller –Utvikling og vedlikehold av standarder for bevaring i depot

eArkivsamarbeidet Kommunale arkivinstitusjoner - organisering To hovedtyper depottjenester –Depot som del av arkivskaperorganet Byarkiv, Fylkesarkiv, (kommunearkiv) Depotansvar og -oppgaver underlagt politisk ledelse / administrasjonssjefen sin delegasjon –Depot som ekstern tjeneste Interkommunalt selskap (lov om IKS), interkommunalt samarbeid (KL. §27), andre (privateselskap, museer) Avtaler som regulerer virksomheten/tjenesten Organisasjonsform avgjør virkemidler som er nødvendige

eArkivsamarbeidet Avleveringsreglement Bør implementeres i alle depotinstitusjoner Formål –Sørge for at materiale avleveres –Sørge for at avlevering skjer etter de krav som depottjenesten stiller Grunnlag –Arkivlovforskrifta §5-1 og §5-12 –Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner –Depotinstitusjonens implementering av regelverket og oppdatering

eArkivsamarbeidet Avleveringsreglementet Innhold –Generelle forutsetninger for avlevering Oppgave og ansvarsfordeling Tidspunkt for avlevering Regler for bruk av materialet –Metode for avlevering Noark-metoden (Koark, Noark-4, Noark-5?) Generell metode (databaseuttrekk fra opprinnelig struktur) Eventuelle andre metoder –Formater –Dokumentasjon Grunnleggende strategiske valg –Metode- og særlig formatvalg avgjør hvordan depotinstitusjonen på sikt blir i stand til å forvalte og formidle materialet

eArkivsamarbeidet Depotavtaler Inngås av institusjoner der –…depotoppgaver for elektronisk arkiv ikke følger av lovpålegg –…depotoppgaver for elektronisk arkiv ikke inngår i selskapsavtalen/driftsavtalen Formål –Etablere en forsvarlig organisatorisk og økonomisk tjeneste

eArkivsamarbeidet Depotavtaler Eierskap til materialet Oppgavefordeling Kostnader Oppsigelsestid