Omstilling til nye arbeidssituasjoner Seniorrådgiver Kari Thoresen, Statskonsult, IT-avdelingen KORG-dagene mai 2001

Hovedtemaer:  Hva menes med ”omstilling”  Forskjellige typer endringer  Hva er viktig for å lykkes  Organisatorisk læring  Dynamisk balanse

Endring på flere nivåer:  - endring av styringsformer og -strukturer - daglig arbeid med endring i virksomheten  Omstilling innenfor virksomheter - grupper/deler av grupper - enkeltpersoner versus grupper  Omstilling er organisatorisk læring - planleggingens begrensninger - ta egen erfaring på alvor

IT-prosjekter er endringsprosesser Endringer kan være planlagte og faktiske Planlagte endringer Faktiske endringer Ikke-realiserte endringer Ikke-planlagte endringer Realiserte endringer

Typer av endringer Ikke planlagt Planlagt Ikke realisertRealisert Oppdagelsesvarianten LærebokvariantenHyllefyllvarianten Understrømvarianten

Ikke alle endringer kan styres  …. men man kan være oppmerksom på dem  Virksomheter er bedre til å lage planer for endring enn til å gjennomføre dem  Gjennomføring krever andre midler og ferdigheter enn planlegging - hvilke? Endringsdyktighet krever schizofreni

Rasjonelle sider - sterk på analyse og beslutninger  Høy grad av regelstyring  Opptatt av hvordan man skal gjøre ting  Effektiv ressursutnyttelse OBS!!! Ingen ting av dette er galt, det er ensidigheten som er problemet

Irrasjonelle sider - sterk på engasjement og bevegelse  Verdiorientert  Opptatt av hvor virksomheten går, ikke så mye hvordan den skal komme dit  Opptatt av å få til endringer Rasjonalitet + irrasjonalitet bidrar til endring ryddighet bevegelse effektivitet engasjement

Forutsetninger for å lykkes:  Kjenn virksomheten  Bred deltakelse i planlegging  Ta innvendinger på alvor  Noe positivt til alle grupper  Gi ildsjelene spillerom  Forankring på flere områder  Følg opp det uventede

Forankring - mer enn dokumenter  Endringsprosesser må forankres - i ledelsen formelle vedtak, ressurstildeling, avlastning/kompensasjon, utstyr, oppfølging og synliggjøring - i berørte grupper noe for alle, reell innflytelse, bli tatt på alvor - i andre aktiviteter i virksomheten allianser med viktige prosjekter, bli etterspurt av andre

Hva er organisatorisk læring  Å kunne gjøre arbeidet på andre måter fordi man forstår hvorfor det er ønskelig  Potensiell endring i handlingsmønster basert på kunnskap - potensiell, ikke nødvendigvis gjennomført - læring kan være positiv eller negativ - vilkårlig rekkefølge kunnskap handling

Hvordan lærer virksomheter å bruke IT-systemer?  ’Læring’ er forskjellig fra ’opplæring’  Læring skjer i det daglige arbeidet  Læring skjer gjennom samspill Praksislæring = læring om praksis i praksis

Læringsressurser:  Ekspertbrukere  Møteplasser  Innebygde grupper  Jobbforløp  Overlappende kompetanse  Kurs

Hva fremmer læring?  Deltakelse i praksisfellesskap  Kolleger i nærheten og fysisk arbeidsmiljø  Enkel kommunikasjon  Ekspertbrukere, møteplasser

Hva hemmer læring?  Liten deltakelse i praksisfellesskap  Arbeidspress  Stive organisatoriske grenser  Fysisk arbeidsmiljø  Systemets kompleksitet  Begrenset nytte for arbeidet

Dynamisk balanse Akkurat passe av: Overflodknapphet Enighetkonflikt Rasjonalitetirrasjonalitet Stabilitetendring … … Akkurat passe = litt mer enn for lite - det varierer hele tiden