Kommunenettverk for fornyelse og effektivisering Sør 6: 9-kommunesamarbeidet i Vestfold Bolkesjø 26. – 27. August 2004

Tjenestesamling 1 Sør 6 Pleie- og omsorgstjenestene i: Hof, Holmestrand, Horten, Nøtterøy, Tjøme, Stokke, Andebu og Re

Torsdag 26. August – 14.00Velkommen, presentasjon Kort innledning – Mål, hensikt og metode i effektiviseringsnettverkene v/ Prosjektveileder KS Effektiviseringsnettverkene – 14.15Pause – 15.00Nettverket blir utfordret med utgangspunkt i KOSTRA-tall fra 2003 v/ Rådgiver Anne Mette Aralt, Fylkesmannen i Vestfold – 15.15Pause – 17.00Kommunevis presentasjon av KOSTRA nøkkeltall / hovedfunn v/ en representant fra hver kommune 10 minutter pr. kommune  2-4 områder der kommunen skiller seg positivt ut og kan lære andre noe  2-4 områder der kommunen skiller seg ut, har utfordringer og kan lære av andre - Strategi for videre arbeid med resultatene i vår kommune – 18.10Gruppearbeid – splittede grupper: Undring / spørsmål og svar: Hver kommune utfordres på sine funn med -undring, spørsmål, påstander eller forklaringer. Vil dette endre noe på satsingsområdene ? PROGRAM 26. – 27. august, -04 Bolkesjø hotell, Bolkesjø

18.10 – 18.30Gruppearbeid – kommunegrupper: - Drøfting: Hva blir våre satsingsområder ? - Drøfting: Strategi for videre arbeid med resultatene i vår kommune NB ! Sett av tid til å lage en kommunevis presentasjon, på PC eller plastikkfoil ! – Felles middag på hotellet Fredag 27. august 2004: – Kommunevis presentasjon av gruppearbeid v/ en representant fra hver kommune - Presentasjon: Hva blir våre satsingsområder ? - Presentasjon: Strategi for videre arbeid med resultatene i vår kommune – 10.50Kaffepause og utsjekking – 11.40Gjennomgang av opplegg for kartlegging av kvalitet Presentasjon av kvalitetsverktøyet v/ prosjektveileder – 12.15Fremdriftsplan Videre arbeid i nettverket ca Lunsj og hjemreise

Deltakerliste se word.doc

Hensikt: med utgangspunkt i nøkkeldata, bl.a. KOSTRA –Å utvikle et grunnlag for å sammenligne seg selv med seg selv over tid. –Å utvikle et grunnlag for å sammenligne seg selv med andre over tid. –Frembringe nasjonale ”indikasjoner” på en generell kvalitets- og effektivitetsutvikling i kommunal sektor. –Lære av hverandre Kommunenettverk for fornyelse og effektivisering er et samarbeidsprosjekt mellom KS, KRD, AAD og FIN.

”Vi har gjort et betydelig arbeid i forhold til forenkling i regelverk og rapportering, og samordning av tilsyn. Et eksempel på dette er den omfattende frihetsreformen for grunnskolen, som blant annet omfattet klassedelingstall og justert kompetansekrav for rektor. Vi utvikler nye styringsformer, blant annet gjennom dialog og forpliktende avtaler om kvalitetsutvikling og utbygging av tjenester – som avtalen for pleie- og omsorgstjenestene.” Kjell Magne Bondevik: KS Landsting 2004, Stavanger 26/1-04 Nye styringsformer: KS sier: Kvalitetsavtalen innenfor pleie- og omsorgsområdet er et godt eksempel på et virkemiddel i styringsdialogen mellom stat og kommune som er mer effektiv enn virkemidler som:  nasjonale forskrifter  øremerkede pengebevilgninger  eventuelle nasjonale minstestandarder 3. Konsultasjonsmøte 2004, 20/8-04

bidra til forbedring av kommunenes tjenester bidra til en effektiviseringsutvikling Formål: Det sentrale spørsmålet: Hvordan bruke effektiviseringsnettverk som styrings- og lederverktøy ?

Nøkkeltall fra regnskap og tjenester (SSB) Data fra kommunene Standardiserte brukerundersøkelser, spørsmål Opplevd kvalitet Medarbeidertilfredshet Standardiserte medarbeiderundersøkelser; 40 spørsmål

RESULTAT FOR BRUKERNE: Samlet gjennomsnittlig antall institusjonsplasser i bruk i rapporteringsåret Antall institusjoner med system for systematisk behovskartlegging. Antall institusjoner med system for brukerundersøkelse. Antall institusjoner som har rutiner for diagnostisering av personer med demens Andel korttidsplasser i bruk i rapporteringsåret Målt kvalitet / objektive data – hva måles i institusjonstjenestene? TILGJENGELIGHET TIL TJENESTEN: Saksbehandlingstid (dager) for søknad om institusjonsplass i rapporteringsåret Iverksettingstid for vedtak om institusjonsplass i rapporteringsåret Antall søknader om institusjonsplass i rapporteringsåret Antall søknader om institusjonsplass i rapporteringsåret som ble innvilget Totalt antall årsverk fordelt på følgende kategorier ved utgangen av rapporteringsåret Sykepleieutdanning Annen helse- og sosialfaglig høgskoleutdanning Hjelpepleierutdanning/omsorgsarbeider Annet Sum årsverk

Organisering av nettverk 4-8 kommuner - ønsker å samarbeide og er sammenlignbare KS stiller med prosjektveileder Fylkesmannen i Vestfold stiller med KOSTRA- og fagkompetanse Analysere og sammenfatte nøkkeltall og resultat fra kvalitetsmålinger! Bistand til å synliggjøre forbedringsmuligheter Organisere samlinger og læringsarenaer Skrive rapporter og dokumentere effekter

 Få presentert sammenlignbare tjenestedata på valgte områder  Sammenligne effektivitet og kvalitet med andre  Gjensidig erfaringsutveksling og læring - fokus på forbedringer  Identifisere beste praksis - samarbeide om utviklingstiltak  Sammenligne seg med selv selv over tid - kontinuerlig forbedring Benchmarking som arbeidmåte:

Ressursinnsats Kostnader pr. tjeneste som produseres Ressursinnsats Kostnader pr. tjeneste som produseres Dekningsgrader Tilgjengelighet til tjenester Dekningsgrader Tilgjengelighet til tjenester Målt kvalitet Saksbehandlingstider, brukerresultater Målt kvalitet Saksbehandlingstider, brukerresultater Opplevd kvalitet Brukernes vurderinger av tjenesten Opplevd kvalitet Brukernes vurderinger av tjenesten Effektiviseringsnettverk Hva er våre resultater ? Hva kan vi lære av de andre ? Hvilke mål bør vi sette oss ? Pris Hva brukeren betaler Pris Hva brukeren betaler Fase 2: Nå mål, iverksette tiltak Bli bedre Fase 2: Nå mål, iverksette tiltak Bli bedre Opplevd kvalitet Brukernes vurderinger av tjenesten Opplevd kvalitet Brukernes vurderinger av tjenesten Mål og forbedringer i tjenester Mål og forbedringer i tjenester

Nettverksarbeidet, fase 1 Oppstartssamling Rådmann/ledergruppe Valg av tjenester Opplegg/ forpliktelser Tjenestsamling 1 pr. tjeneste, nøkkeltall Tjenesteleder/ virksomhetsledere Analyser Dialog og undring Årsak til forskjeller Planlegge kartlegging Kartlegging av kvalitet

Tjenestsamling 2 Hva viser kartleggingene ? Tjenesteleder/ virksomhetsledere Hva ser kommunene? Lære av hverandre Innspill mål/ forbedringer Sluttsamling Rådmann/ledergruppe Hvor er vi gode/ forbedring/ strategi? Mål for Tjenesten? Ønsker Fase 2 ? Innspill til sluttrapport

2004: 106 nye kommuner ca. 280 kommuner/bydeler for hele prosjektperioden godt over 300

Antall svar ble doblet i 2003 Samlet: : ?

Fornøyde brukere

 Økt kompetanse i forhold til styring / oppfølging av tjenesteytingen i 85 % av kommunene  Utvikling av av styrings- og oppfølgingssystemene i 70 % av kommunene  Økt brukerfokus i tjenesteytingen i 65 % av kommunene Ressursinnsats / produktivitet: Relativt få kommuner har satt mål og utviklet tiltak i forhold til tilgjengelighet / dekning, tjenestestruktur og ressursinnsats / produktivitet Effekter

Retter vi ressursene mot de prioriterte målgruppene ? Hvor stor andel av målgruppen klarer vi å betjene ? Produserer vi tjenesten på en produktiv og effektiv måte ? Har tjenesten riktig/ønskelig kvalitet ? Effektiviseringsnettverk

Prioritering: Bevisste politiske valg ? Blitt slik ? Foreta korrigeringer ?

Landet

I hvilken grad har kommunens inntektsnivå noe å si for kommunens satsing ?

Dekningsgrader: tydelig på hvilke brukere som skal få en bestemt tjeneste ? i stand til å fange opp de brukerne som man ønsker å nå? terskelen for lav, for høy – eller i samsvar med behovet ?

Produktivitet: Vet kommunen hvilke ressurser som brukes i tjenester ? Er personellressursene og kapasiteten optimalt utnyttet ?

Definisjoner effektivitet : Prioriteringseffektivitet – ressursfordeling mellom tjenesteområder for å nå overordnede politiske mål og prioriteringer Kostnadseffektivitet – lavest mulig ressursforbruk for gitt kvalitet (utføre oppgavene på riktig måte) Formålseffektivitet – realisere mål/sikre behovs- dekning på lavest mulig Innsatsnivå (de riktige oppgavene for de riktige brukerne) Resultateffektivitet – forholdet mellom resultater som oppnås og ressursbruk Resultateffektivitet – forholdet mellom ressurbruk og resultater som oppnås

Behovsdekning: Vet kommunen hva brukerne er mest opptatt av ? legges dette til grunn for utforming av tjenestene?

Kvalitetsbegrepet Fürst og Høverstad ANS Opplevd kvalitet Brukernes subjektive bedømning av tjenestens kvalitet Service Hvordan brukeren og tjenesteyteren samhandler ved overlevering av tjenesten Tjenestens innhold (Teknisk kvalitet) Hva brukeren faktisk får Forventninger Hva brukeren forventer å få Virksomhetens omdømme, image

BarnehageBarneskole  Barnets trivsel   Pris i forhold til hva brukeren får igjen   Personalets arbeidsinnsats   Aktivitetsinnholdet UngdomsskoleSkolefritidsordning  Standard på skolebygningen  Barnets trivsel  Det sosiale miljøet på skolen  Aktivitetsinnhold  Undervisningsopplegg  Personalets dyktighet  Standard på lærebøker/materiell/utstyr  Pris i forhold til hva brukeren får igjen SosialkontorBibliotek  Saksbehandlers forståelse/innlevelse  Utvalget av bøker  Saksbehandlingsresultatet  De ansattes serviceinnstilling  Inform ift behovet for informasjon  Lokalenes utforming  Saksbehandlingstid  Åpningstider LegeHjemmehjelp-/sykepleie  Legens faglige dyktighet   Ventetid for å få time   Fast lege   Legens råd/behandlingen  Syke-/aldershjemSykehus   Respektfull behandling   De ansattes serviceinnstilling   Ventetid for å få behandling   De ansattes faglige dyktighet Teknisk kontor  Saksbehandlers serviceinnstilling  Saksbehandlers oppfølging av saken  Saksbehandlingsresultatet  Informasjonen ift behovet for informasjon Standard på skolebygningen Faglig innhold (pensum) Det sosiale miljøet på skolen  Skolens håndtering av mobbing/plaging Antall timer avsatt til brukeren Får den hjelp som ble lovet Pris i forhold til hva brukeren får igjen De ansattes faglige dyktighet Trivsel Personalets evne til å lytte til brukeren Respektfull behandling Romstandard Hva er brukere og pårørende opptatt av ?

Eksempel fra hjemmetjenesten i Porsgrunn

Samlinger nøkkeltall: Fokus på årsaker til likheter og variasjoner Kommunene må sette mål på forbedringer

Større forskjeller mellom soner enn mellom kommuner Endringstiltak Lederutfordring: Individuelle mål Sonen/avd. må selv finne løsningene og sette mål i samarbeid med overordna ledelse?

Porsgrunn: Mål/forbedringer - Hvilke mål satte de i 2002? Hevet terskelen for tildeling av tjenesten (min. behov 4 t. pr mnd.) Revurdere tildelt tjeneste innen et år etter at vedtaket ble fattet Behovskartlegging og vekting av brukergrupper Få styringsdata på bruk av ressurser Ny kartlegging

Innsatsfaktor Resultater Er Porsgrunn effektive ? Porsgrunns mål?

Ansatte Tjenesten/kommunen Ansatte scorer best Kommunene setter mål på punktlighet

Sagt om pleie og omsorg Hvis noen fikk nys om at det var en ledig plass på sykehjemmet – tok det ikke lang tid før leserbrev eller avisa selv stilte spørsmål om hvorfor ingen bodde der. Administrasjonen i Kvinesdal vil snu ”institusjonstenkingen” Dersom man ble enkemann og hadde fylt 67 år – fulgte det automatisk med en hjemmehjelp. NN i Lindesnes kommune

Skole

Grimstad – Tjenesteprofil skole Innsatsfaktorer Resultater Er Grimstad effektive? Bruker resultater til å avklare mål med enkeltskoler!

Kristiansand Elevmedvirkning; 8-10 klasse Stor grad Liten grad Bruke resultater til å avklare mål med enkeltskoler Hva bør skolesjefen gjøre ? Hva bør rektor gjøre ?

Hva kan andre skoler lære av Oklungen Trenger ikke dra på studietur til Danmark

Endringstiltak Kommunen må selv finne løsningene ! Individuelle mål og tiltak på hver skole? Skolens mål?

Mål for elevmedvirkning

Er det en sammenheng mellom årsverksinnsats og opplevd kvalitet ? Vårt fokus: Forholdet mellom ressursinnsats og resultater ! Resultater Innsatsfaktorer

Overleveringen ?

Re - Medarbeidertilfredshet

Ressursinnsats Kostnader pr. tjeneste som produseres Ressursinnsats Kostnader pr. tjeneste som produseres Dekningsgrader Behov Tilgjengelighet til tjenester Dekningsgrader Behov Tilgjengelighet til tjenester Målt kvalitet Objektive data Målt kvalitet Objektive data Opplevd kvalitet Brukeres og foresattes vurderinger av tjenesten Opplevd kvalitet Brukeres og foresattes vurderinger av tjenesten EFFEKTIVISERINGSNETTVERKENE Opplevd kvalitet Medarbeidertilfredshet Opplevd kvalitet Medarbeidertilfredshet Balansert målrettet styring

Hva kan dette brukes til: Mål på ressursinnsats, resultater og brukertilfredshet Gi folkevalgte innsikt og bedre beslutningsgrunnlag Gi ledere bedre lederverktøy Gi ansatte tilbakemeldinger – noe å strekke seg etter Dialog med brukere - hva kan vi gjøre bedre ? Deltakende kommuner kommer til å få enda bedre resultater! Men det avhenger av: Toppledelsens betydning forankring / motivasjon

Suksesskriterier:  God analysekompetanse  Styringsredskaper som fokuserer på effektivitet og effektivitetsutvikling  Evne og vilje til å forbedre seg ved å lære av andres erfaringer  Forpliktelse fra kommunen  Beslutningsdyktighet og gjennomføringsevne i forhold til å realisere kartlagt effektiviseringspotensiale  Mindre statlig detaljstyring for å øke handlingsrommet for å gjennomføre effektivisering

SLUTT

Dag 2

18.10 – 18.30Gruppearbeid – kommunegrupper: - Drøfting: Hva blir våre satsingsområder ? - Drøfting: Strategi for videre arbeid med resultatene i vår kommune NB ! Sett av tid til å lage en kommunevis presentasjon, på PC eller plastikkfoil ! – Felles middag på hotellet Fredag 27. august 2004: – Kommunevis presentasjon av gruppearbeid v/ en representant fra hver kommune - Presentasjon: Hva blir våre satsingsområder ? - Presentasjon: Strategi for videre arbeid med resultatene i vår kommune – 10.50Kaffepause og utsjekking – 11.40Gjennomgang av opplegg for kartlegging av kvalitet Presentasjon av kvalitetsverktøyet v/ prosjektveileder – 12.15Fremdriftsplan Videre arbeid i nettverket ca Lunsj og hjemreise

bidra til forbedring av kommunenes tjenester bidra til en effektiviseringsutvikling Formål: Det sentrale spørsmålet: Hvordan bruke effektiviseringsnettverk som styrings- og lederverktøy ?

Oppsummering behov for kompetanseheving: KOSTRA rapportering:  opplæring i registrering / rapportering i KOSTRA for linjeledere hvordan få til ensartet / lik registrering / rapportering ? KOSTRA som verktøy:  opplæring i bruk av KOSTRA som styringsverktøy utvikle indikatorene - fra grove til mer nyanserte og oppsplittede tall hvordan bruke nøkkeltall / hvordan velge riktig nøkkeltall ? forståelse og fokusområder for ulike indikatorer/diagrammer bruk av KOSTRA-data til planlegging og dimensjonering av tjenester Pleie- og omsorg:  ”Re-historien”  Aktivisering og rehabilitering – Nøtterøy  Ressurskrevende brukere / demente – faglig utvikling / evt. fellestiltak  Bofelleskap for demente – med lav bemanning i Søgne  Avstemme / avklare forventninger til tjenesteform og tjenestenivå – dialog med innbyggere

Livet er kunsten å trekke tilstrekkelige konklusjoner på utilstrekkelige premisser. Samuel Butler

FASE 1: Analyse og kartlegging Mars Aug Sep Okt NovDesJanFebMarsApr Oppstartsmøte Mars 2004 Tjenestesamling 1: KOSTRA Bolkesjø, 26. – 27. aug 2004 Kvalitetkartlegging i kommunene Tjenestesamling 2 – analyse, tilrådning mål og tiltak Oppfølgingsmøte med rådmenn Oppfølgingsnotat fra rådmenn Rapport fra Fase 1 FASE 2: Forbedringsfase Sør 6: Vårt forslag til fremdriftsplan Pleie og omsorgstjenestene ?

FORSLAG TIL VIDERE ARBEID Torill kontakter høgskolen vedr studenter – og avklarer når slik spørreundersøkelse passer inn i undervisningen Hver kommune tenker over hvordan organiseringen av brukerundersøkelsen bør være Opprette en arbeidsgruppe (2-3 pers + KS) som samler info fra kommunene og lager et forslag til felles organisering (Deltakere i arbeidsgr: Forslaget presenteres på neste 9-k HS-møte 23. Sept.

Forventninger, organisering, roller og fremdrift

Kommunens forpliktelse ! Frivillig å delta Ved deltakelse: 1.Forankring i kommunens øverste ledelse 2.Rådmannsnivået er direkte involvert og engasjert. 3.Kontaktperson med tid, glød og myndighet! 4.Delta med berørte tjenesteledere 5.Kartlegge/vurdere de valgte tjenesteområder 6.Planlegge og gjennomføre en kartlegging på målt og opplevd kvalitet 7.På bakgrunn av kartlegging, avklare mål, og vise hvordan målene skal nås gjennom ulike tiltak.

KS og Fylkesmannen bidrar med: FASE 1:  Vi tilrettelegger samlinger (praktisk og innholdsmessig)  Vi utarbeider utfordringsnotater  Vi oppsummerer og skriver oppfølgingsnotater  Vi klargjør aktiviteter og ansvar  Vi gir kurs i KOSTRA  Vi gir støtte og opplæring i Forbedrings- / endringsfase:  Støtte til utviklings- og endringsarbeidet