Universitetet i Tromsø Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet økonomistyring Avdeling for økonomi 15. oktober 2009

Universitetet i Tromsø2 Økonomistyring bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet: -prosjektnivå -overordnet nivå (UiT, fakultet/enhet eller institutt) Sammenhengen mellom bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet og bevilgningsfinansiert aktivitet Tema

Universitetet i Tromsø3 Universitetets økonomi UiTs virksomhet/økonomi består av to integrerte deler: -bevilgningsfinansiert aktivitet (BFA) -bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) (tidligere benevnt eksternt finansiert virksomhet eller EFV)

Universitetet i Tromsø4 Definisjon BOA omfatter alle deler av virksomheten ved UiT som finansieres helt eller delvis utenom UiTs grunnbevilgning (bevilgning fra KD) Eksempler finansieringskilder: Forskningsrådet, EU, Kreftforeninga, StatoilHydro, Troms fylkeskommune

Universitetet i Tromsø5 Om BOA Universitetsstyret skal holdes orientert om status og utvikling i forbindelse med BOA (Instruks for øk.forvaltningen) Styret er ansvarlig for at BOA underbygger institusjonens strategiske prioriteringer (F ) Fakultetet/enheten er ansvarlig for økonomien i det enkelte prosjekt (Instruks for øk.forvaltningen)

Universitetet i Tromsø6 Betydning og omfang -integrert del av UiTs virksomhet -svært viktig virkemiddel for at UiT skal kunne ekspandere som institusjon -omfang på ca. kr 325 mill i utgjør ca. 22 % av UiTs totale inntekter -ca. 451 årsverk, ca. 90 % er forskningsaktivitet

Universitetet i Tromsø7 Resultatmål kr 300 mill i inntekter BOA -kr i inntekter per undervisnings-, forsknings- og formidlingsstilling -kr 160 mill i tildeling fra Forskningsrådet -kr i tildeling fra Forskningsrådet per undervisnings-, forsknings- og formidlingsstilling

Universitetet i Tromsø8 Resultatmål 2009 forts -kr 16 mill i tildeling fra EU -kr i tildeling fra EU per undervisnings-, forsknings- og formidlingsstilling -deltakelse i 4 nye EU-prosjekter utlyst i kr 0,2 mill i resultat BOA (mål 2008)

Universitetet i Tromsø9 Budsjettering Fullbudsjettering: utarbeides et samlet budsjett for hvert enkelt prosjekt som viser alle inntekter og utgifter, både direkte og indirekte utgifter, knyttet til prosjektet. Som utgangspunkt for indirekte kostnader skal UiTs standardsats benyttes.

Universitetet i Tromsø10 Budsjettering forts Oppdragsprosjekter: -oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader som prosjektet fører med seg Bidragsprosjekter: -avklare alle direkte og indirekte kostnader som prosjektet fører med seg. -egenfinansiering betinger faglig interesse -vurderingen skal dokumenteres -egenfinansiering skal stå i et rimelig forhold til det faglige utbyttet

Universitetet i Tromsø11 Regnskapsføring Alle inntekter (eksterne inntekter og UiTs egeninnsats) og utgifter (direkte og indirekte utgifter) skal regnskapsføres på prosjektet For indirekte kostnader skal gjeldende satser benyttes

Universitetet i Tromsø12 Budsjettering og regnskapsføring -bidra til å øke graden av ekstern finansiering av de samlede prosjektkostnadene ved BOA-prosjekter -viktig for å kunne foreta strategiske beslutninger -analyseformål: f.eks. utvikling i indikatorer

Universitetet i Tromsø13 Budsjettering eksempel

Universitetet i Tromsø14 Registrering av budsjett Registrere årlig budsjett for det enkelte prosjektet i Agresso Registrere overordnet budsjett for samlet omfang av BOA (måltall) i Agresso Institusjonsnivå (senere på fakultet/enhetsnivå eller lavere)

Universitetet i Tromsø15 Registrering av budsjett forts

Universitetet i Tromsø16 Økonomistyring/oppfølging BOA -Rapport 2008/Planer Forskningsmeldinga 2007/2008 -Oppfølging til styret/ledelse -Løpende budsjett- og økonomistyring på veven, se kapPro.html

Universitetet i Tromsø17 Regnskaps- og økonomidata på veven

Universitetet i Tromsø18 Oppfølging prosjektnivå

Universitetet i Tromsø19 Oppfølging overordnet Budsjettoppfølging BOA kan legges frem samtidig som budsjettoppfølging BFA Fokus på: -regnskap og budsjett (måltall): avvik -størrelse på avsetninger -resultat oppdragsprosjekter -utvikling BOA: sammenlikning med tidligere år

Universitetet i Tromsø20 Oppfølging overordnet forts -forholdet mellom BOA og BFA: egeninnsats, indirekte kostnader og refusjon intern arbeidskraft

Universitetet i Tromsø21 Overordnet – UiT (1000 kr)

Universitetet i Tromsø22 Overordnet – fakultet (1000 kr)

Universitetet i Tromsø23 Utfordringer (fra Forskningsmelding 2007/2008 For at UiT skal kunne utvikle seg som forskningsinstitusjon, må ressursene prioriteres med sikte på at UiT utnytter sitt potensial for faglig og økonomisk uttelling i de ulike konkurransearenaene. UiTs utfordring er å gi forskerne rammebetingelser, virkemidler og incentiver som stimulerer og belønner innsats.

Universitetet i Tromsø24 Utfordringer forts Noen av de forhold som må vies spesiell oppmerksomhet er: -virkemidler for å øke omfang og kvalitet på søknadsinitiativ -utnytte UiTs infrastruktur som naturlige fortrinn -utvikle profesjonelle økonomiske og administrative rutiner og tjenester tilpasset den eksternt finansierte virksomheten