For melding av feil eller innspill til forbedringer, kontakt oss på: Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser Offentlige innkjøpere skal overholde regelverket for offentlige anskaffelser og samtidig sikre effektive anskaffelser ved bruk av kommersielle og innkjøpsfaglige virkemidler. I dette ligger arbeid med å planlegge og organisere anskaffelsen på riktig måte, vurdere og verifisere behovet, utvikle gode spesifikasjoner, utarbeide kunngjøring og konkurransegrunnlag som sikrer likebehandling og forutberegnelighet for leverandørene, evaluere kvalifikasjoner og tilbud, forberede og gjennomføre avklaringer og forhandlinger, tildeling og signering av kontrakt, og håndtering av klager og andre henvendelser fra leverandørene Dette prosesstøttesystemet består av enkle trinn-for-trinn bilder, ett for hver prosedyre. Alle prosedyrer er underbygget med mer enn 280 veiledere, sjekklister og maler. Alle maler er tilpasset den prosessen de tilhører, og har henvisninger til aktuelle paragrafer. Start prosess Her finner du en komplett oversikt over alle veiledere, sjekklister og maler med link til selve dokumentet. For melding av feil eller innspill til forbedringer, kontakt oss på: pss@firstventura.com Dokumentbank Hjulet med sine 5 hovedfaser illustrerer at innkjøp er en kontinuerlig prosess, der vi lærer av tidligere erfaringer. Trykk på de enkelte fasene for å gå direkte. Versjonsinformasjon

Valg av innkjøpsordning Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver. Behov oppstår Planlegge kjøp Avklar verdi Etabl. innkjøpsgruppe Valg av innkjøpsordning Valg av komm.form Avklaring regelverk Generelle regler Anskaffelses- protokoll Under kr. 500.000,- Under EØS- terskel Over EØS- terskel Spesifikasjon Startsiden Neste

Markedsfasen Markedsfasen er kartlegging av potensielle leverandører og utarbeidelse av en gjennomtenkt leverandørstrategi, samt en evaluering/analyse av markedet og markedstopper. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring Kartlegging av leverandører Utarbeide leverandør-/produkt analyse Utarbeide sourcingstrategi Leverandør- kommunikasjon Etablere markedsstrategi Startsiden Neste

Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: 500.000,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: 1.600.000,- Bygg og anlegg: 40.500.000,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK 100.000,- NOK 100.000,- - NOK 500.000,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Forrige Startsiden

Under nasjonal terskel - Enkel anskaffelse Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Leverandørsøk Utarbeide forespørsel Valg av evalueringskrit. Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

Under nasjonal terskel - Protokollpliktig anskaffelse Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Endelig evaluering av tilbud Valg av kontrakt Tilbudsfrist Tildeling av kontrakt Utarbeide forespørsel Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Valg av evaluerings- kriterier Avvisning pga forhold ved leverandør Leverandørsøk Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

Under EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse Signere kontrakt Utsendelse av konkurransegrunnlag Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Planlegge tidsbruk Valg av tildelingskriterier Utarbeide konkurranse- grunnlag Kvalitetssikret spesifikasjon Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved tilbud tildelingsbrev Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Evaluere tilbud Valg av kvalifikasjonskrav Valg av kontrakt Forrige Startsiden

Under EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Svar på spørsmål Sende brev til de som ikke går videre Valg av kvalifikasjonskrav Anmodningsfrist Utsendelse av konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold Ved tilbud Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Svar på spørsmål Gjennomføre avklaringer Valg av kontrakt Avvise for sent ankomne Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon Utarbeide konkurranse- grunnlag Evaluere kvalifikasjons- krav Åpning/registrering av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev Kvalitetssikret spesifikasjon Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Signere kontrakt Utlysning Doffin Valg av deltakere Evaluere tilbud Forrige Startsiden

Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 1 trinn Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Avvisning pga forhold ved leverandør Valg av kvalifikasjonskrav Svar på spørsmål Evaluere tilbud Endelig evaluering av tilbud Valg av tildelingskriterier Tilbudsfrist Avvisning pga forhold ved tilbud Utsendelse tildelingsbrev Valg av kontrakt Åpning/registrering av mottatte tilbud Forhandlingsforberedelser Signere kontrakt Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvise for sent ankomne Gjennomføre forhandlinger Kvalitetssikret spesifikasjon Evaluere kvalifikasjons- krav Gjennomføre E-auksjon Forrige Startsiden

Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn Planlegge tidsbruk Anmodningsfrist Svar på spørsmål Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte søknader Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud Endelig evaluering av tilbud Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Avvise for sent ankomne Utsendelse tildelingsbrev Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør 1.gangs evaluering av tilbud Signere kontrakt Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av deltakere Avvisning pga forhold ved tilbud Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Forhandlingsforberedelser Svar på spørsmål Utsendelse av konkurranse- grunnlag Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

Over EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved leverandør Gjennomføre avklaringer Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere tilbud Valg av kvalifikasjonskrav Utsendelse av konkurransegrunnlag Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Kunngjøre resultat Valg av tildelingskriterier Svar på spørsmål Valg av kontrakt Anmodnings-/ tilbudsfrist Utarbeide konkurranse- grunnlag Åpning/registrering av mottatte tilbud Kvalitetssikret spesifikasjon Avvise for sent ankomne Gjennomføre E-auksjon Forrige Startsiden

Over EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Svar på spørsmål Sende brev til de som ikke går videre Valg av kvalifikasjonskrav Anmodningsfrist Utsendelse av konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved tilbud Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Svar på spørsmål Valg av kontrakt Avvise for sent ankomne Tilbudsfrist Utarbeide konkurranse- grunnlag Evaluere kvalifikasjons- krav Åpning/registrering av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev Kvalitetssikret spesifikasjon Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Signere kontrakt Utlysning Doffin Valg av deltakere Evaluere tilbud Kunngjøre resultat Forrige Startsiden

Over EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn Planlegge tidsbruk Anmodningsfrist Svar på spørsmål Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte anmodninger Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon Endelig evaluering av tilbud Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Avvise for sent ankomne Utsendelse tildelingsbrev Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør 1.gangs evaluering av tilbud Signere kontrakt Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av deltakere Avvisning pga forhold ved tilbud Kunngjøre resultat Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Forhandlingsforberedelser Svar på spørsmål Utsendelse av konkurranse- grunnlag Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog Planlegge tidsbruk Frist for anmodning Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte anmodninger Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon Evaluering tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avklaringer/presiseringer og tilpasninger Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Invitasjon til endelig tilbudsinnlevering Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør Svar på spørsmål Utsendelse tildelingsbrev Utarbeide beskrivende dokument Valg av deltakere Tilbudsfrist Signere kontrakt Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Åpning/registrering av mottatte tilbud Kunngjøre resultat Svar på spørsmål Invitasjon til deltakere Avvise for sent ankomne Forrige Startsiden

Under nasjonal terskel - Enkel anskaffelse Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Leverandørsøk Utarbeide forespørsel Valg av evalueringskrit. Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

Under nasjonal terskel - Protokollpliktig anskaffelse Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Endelig evaluering av tilbud Valg av kontrakt Tilbudsfrist Tildeling av kontrakt Utarbeide forespørsel Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Valg av evaluerings- kriterier Avvisning pga forhold ved leverandør Leverandørsøk Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

Under EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse Signere kontrakt Utsendelse av konkurransegrunnlag Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Planlegge tidsbruk Valg av tildelingskriterier Utarbeide konkurranse- grunnlag Kvalitetssikret spesifikasjon Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved tilbud tildelingsbrev Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Evaluere tilbud Valg av kvalifikasjonskrav Valg av kontrakt Forrige Startsiden

Under EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Svar på spørsmål Sende brev til de som ikke går videre Valg av kvalifikasjonskrav Anmodningsfrist Utsendelse av konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold Ved tilbud Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Svar på spørsmål Gjennomføre avklaringer Valg av kontrakt Avvise for sent ankomne Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon Utarbeide konkurranse- grunnlag Evaluere kvalifikasjons- krav Åpning/registrerting av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev Kvalitetssikret spesifikasjon Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Signere kontrakt Utlysning Doffin Valg av deltakere Evaluere tilbud Forrige Startsiden

Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 1 trinn Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Avvisning pga forhold ved leverandør Valg av kvalifikasjonskrav Svar på spørsmål Evaluere tilbud Endelig evaluering av tildelingskriterier Valg av tildelingskriterier Tilbudsfrist Avvisning pga forhold ved tilbud Utsendelse tildelingsbrev Valg av kontrakt Åpning/registrering av mottatte tilbud Forhandlingsforberedelser Signere kontrakt Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvise for sent ankomne Gjennomføre forhandlinger Kvalitetssikret spesifikasjon Evaluere kvalifikasjons- krav Gjennomføre E-auksjon Forrige Startsiden

Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn Planlegge tidsbruk Anmodningsfrist Svar på spørsmål Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte søknader Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud Endelig evaluering av tilbud Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Avvise for sent ankomne Utsendelse tildelingsbrev Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør 1.gangs evaluering av tilbud Signere kontrakt Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av deltakere Avvisning pga forhold ved tilbud Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Forhandlingsforberedelser Svar på spørsmål Utsendelse av konkurranse- grunnlag Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

Over EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved leverandør Gjennomføre avklaringer Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere tilbud Valg av kvalifikasjonskrav Utsendelse av konkurransegrunnlag Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Kunngjøre resultat Valg av tildelingskriterier Svar på spørsmål Valg av kontrakt Anmodnings-/ tilbudsfrist Utarbeide konkurranse- grunnlag Åpning/registrering av mottatte tilbud Kvalitetssikret spesifikasjon Avvise for sent ankomne Gjennomføre E-auksjon Forrige Startsiden

Over EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Svar på spørsmål Sende brev til de som ikke går videre Valg av kvalifikasjonskrav Anmodningsfrist Utsendelse av konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved tilbud Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Svar på spørsmål Valg av kontrakt Avvise for sent ankomne Tilbudsfrist Utarbeide konkurranse- grunnlag Evaluere kvalifikasjons- krav Åpning/registrering av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev Kvalitetssikret spesifikasjon Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Signere kontrakt Utlysning Doffin Valg av deltakere Evaluere tilbud Kunngjøre resultat Forrige Startsiden

Over EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn Planlegge tidsbruk Anmodningsfrist Svar på spørsmål Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte anmodninger Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon Endelig evaluering av tilbud Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Avvise for sent ankomne Utsendelse tildelingsbrev Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør 1.gangs evaluering av tilbud Signere kontrakt Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av deltakere Avvisning pga forhold ved tilbud Kunngjøre resultat Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Forhandlingsforberedelser Svar på spørsmål Utsendelse av konkurranse- grunnlag Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog Planlegge tidsbruk Frist for anmodning Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte anmodninger Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon Evaluering tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avklaringer/presiseringer og tilpasninger Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Invitasjon til endelig tilbudsinnlevering Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør Svar på spørsmål Utsendelse tildelingsbrev Utarbeide beskrivende dokument Valg av deltakere Tilbudsfrist Signere kontrakt Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Åpning/registrering av mottatte tilbud Kunngjøre resultat Svar på spørsmål Invitasjon til deltakere Avvise for sent ankomne Forrige Startsiden

Implementering Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring. Etablere mottaksapparat Gjennomføre mottakskontroll Etablere rutiner for kontraktsadm. Håndtering av endringer Håndtering av reklamasjoner Etablere måleparametre Etablere regime for sanksjoner Overføring til drift Startsiden Neste

Kontraktsadministrasjon Oppfølging I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. Forvaltning, drift og vedlikehold Måling av ytelser Garantistyring Kontraktsadministrasjon Benchmarking Leverandørrevisjon Varsling om ny prosess Startsiden Neste

Valg av innkjøpsordning Fallgruver Eksterne trusler Ekstern påvirkning Under forarbeidet hvor vi definerer vårt eget behov, er det viktig å passe på at leverandør/er ikke påvirker vårt behov. Denne delen av arbeidet skal vi selv ha kontroll på. Leverandører vil prøve å påvirke oss til å kjøpe det de ønsker å selge. For eksempel er det vanlig at en leverandør ønsker å selge sin mest moderne og påkostede løsning, på tross av at vårt behov kanskje er dekket ved en basismodell Interne trusler: Feil behovsdefinering Det å definere riktig behov noe av det viktigste og mest avgjørende for å gjennomføre et profesjonelt og kostnadsriktig innkjøp. Den største feilen som gjøres er at det avsettes for liten tid til å definere behovet. En annen fallgruve er at det ikke benyttes tverrfaglighet i behovsdefineringsprosessen. Dette medfører ofte at sterke fagpersoner får fritt spillerom til å inkorporere alle ønsker, som ut fra teknisk og historisk synspunkt er viktig for leveransen, uten de nødvendige kritiske spørsmål. Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver. Behov oppstår Planlegge kjøp Avklar verdi Tverrfaglig gruppe Valg av innkjøpsordning Valg av komm.form Avklaring regelverk Generelle regler Anskaffelses- protokoll Under kr. 500.000,- Under EØS- terskel Over EØS- terskel Spesifikasjon Lukk vindu Startsiden Neste

Operativt innkjøpsarbeid Under nasjonal terskel (FOA del I) Ved anskaffelser med totalverdi under kr. 500 000 ekskl. mva. skal man følge forskriften del I. Oppdragsgiver står likevel fritt til å velge å følge forskriften del II eller III. Dersom oppdragsgiver først har kunngjort at anskaffelsen skal gjennomføres etter del II eller III, kan han ikke senere velge å følge kravene i del I. Oppdragsgiveren må sørge for å gjøre det klart gjennom kunngjøring og konkurransegrunnlag hvilken konkurranseform som er valgt. Kjøp etter forskriftens del I blir ofte omtalt som ”direkte anskaffelser”. Departementet mener at dette begrepet kan være misvisende, fordi det kan lede tanken i retning av at oppdragsgiveren kan gå direkte til én leverandør uten å holde konkurranse. Utgangspunktet er at det skal være en reell konkurranse før anskaffelsen. For å unngå misforståelser velger derfor departementet å bruke samlebegrepet ”kjøp etter forskriftens del I” for disse anskaffelsene. Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: 500.000,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: 1.650.000,- Bygg og anlegg: 41.000.000,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK 100.000,- NOK 100.000,- - NOK 500.000,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Lukk vindu Forrige Startsiden

Operativt innkjøpsarbeid Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling Anskaffelser mellom 500 000 kroner og EØS-terkselverdi, og uprioriterte tjenester uavhengig av verdi, skal som hovedregel følge prosedyrene i forskriften del II. Oppdragsgiveren kan da velge mellom åpen eller begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling, jf. forskriften § 5-1. Som argument for å sidestille konkurranseformene er det lagt til grunn at større fleksibilitet for oppdragsgiveren er i samsvar med lovformålet om effektive anskaffelser. Unntak: Kjøp etter forskriften del I I visse unntakstilfeller kan oppdragsgiveren kjøpe inn etter forskriften del I, jf. forskriften § 2-1 andre punktum bokstav a til f og tredje ledd. Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: 500.000,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: 1.650.000,- Bygg og anlegg: 41.000.000,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK 100.000,- NOK 100.000,- - NOK 500.000,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Lukk vindu Forrige Startsiden

Operativt innkjøpsarbeid Over EØS-terskel (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse Hovedregelen ved anskaffelser over EØS-terskelverdi er i følge forskriften del III at det skal benyttes åpen eller begrenset anbudskonkurranse, jf. forskriften § 14-1 første ledd. Konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog kan bare benyttes i visse unntakstilfeller. Årsaken til det er at anbudskonkurranser blir regnet for å være den konkurranseformen som best ivaretar de grunnleggende prinsippene om likebehandling, transparens, forutsigbarhet og etterprøvingstilgang. Det eksisterer en særregel for oppdragsgivere som driver aktivitet som hører inn under forsyningssektoren. De kan velge å benytte konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring uten at vilkårene i § 14-3 er oppfylt, jf. forskriften § 2-1 åttende ledd. Unntak: Konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling Unntaksvis kan det benyttes konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling (med og uten forutgående kunngjøring). Hovedregelen for at konkurransepreget dialog skal kunne benyttes, er at det er en særlig kompleks kontrakt som skal tildeles. Forskriften definerer i hvilke tilfeller en kontrakt blir regnet som særlig kompleks. Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-3 er oppfylt, må konkurransen kunngjøres.. Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-4 er oppfylt, er det ikke noe krav om at konkurransen må kunngjøres først. . Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: 500.000,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: 1.650.000,- Bygg og anlegg: 41.000.000,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK 100.000,- NOK 100.000,- - NOK 500.000,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Lukk vindu Forrige Startsiden

Implementering Fallgruver Eksterne trusler Avvik Vi snakker om avvik når leverandøren ikke leverer det som er avtalt i henhold til kontrakten. Avvikene kan være for dårlig kvalitet, mangelfull dokumentasjon o.l. Vi må i slike situasjoner alltid reagere overfor leverandøren, med krav om at leveransen blir brakt i orden. Dersom avvikene ikke bringes i orden, må vi i tillegg utøve press gjennom sanksjoner. Endringsarbeid Ved større leveranser hvor det er en lengre implementeringsfase, viser erfaringer at mange leverandører benytter hyppige endringsordrer. Dette fører til høyere kostnader for oss. Bakgrunnen for bruk av endringsordrer kan ligge både på kjøper og leverandør. Dersom vi gjør et grundig arbeid i VIA prosessen vil vi kunne redusere de endringsordrer som vi må ta ansvar (betale) for. Det er i tillegg viktig å ha god styring i implementeringsfasen. Forsinkelser Det er ikke alltid leverandøren overholder sine fremdriftsplaner og leverer til avtalt tid. Dette kan i enkelte tilfeller få store økonomiske konsekvenser for oss. Disse problemene kan i noen grad forebygges underveis i prosessen. Vi kan kvalitetssikre de fremdriftsplaner som blir presentert fra leverandør, vi kan sørge for å styre implementeringen og vi kan iverksette tiltak for å bringe avtaleforholdet i orden. Interne trusler: Intern motstand & eierskap I enhver organisasjon av litt størrelse vil man oppleve intern motstand både i henhold til selve anskaffelsen og selve innkjøpsprosessen. Det er noen hovedfaktorer som løser dette problemet; 1. Kompetanseheving innenfor innkjøp slik at alle ser nytten av å gjennomføre dette profesjonelt. 2. Ledelsen har eierskap og nødvendig engasjement for kjøpet. 3. Vise til tidligere anskaffelser med gode resultater. Det er videre viktig å sikre at alle som blir valgt inn i innkjøpsgruppen har eierskap til prosessen, samt er lojal overfor de retningslinjer som foreligger for dette arbeidet, samt til mandatet som er utarbeidet av gruppen og godkjent av ledelsen. Implementering Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring. Etablere mottaksapparat Gjennomføre mottakskontroll Etablere rutiner for kontraktsadm. Håndtering av endringer Håndtering av reklamasjoner Etablere måleparametre Etablere regime for sanksjoner Overføring til drift Lukk vindu Startsiden Neste

Kontraktsadministrasjon Fallgruver Eksterne trusler Oppgraderingskarusell Innenfor enkelte bransjer foretar leverandører en kontinuerlig videreutvikling av sine programmer/produkter. Det kommer oppgraderinger i hurtig tempo. De nye oppgraderinger kan ha nye funksjoner, bedring av eksisterende funksjonalitet, retting av tidligere feil o.s.v. Leverandøren ønsker at kundene skal kjøpe og ta disse nye oppgraderinger i bruk. Vi må ha et bevisst forhold til problemstillingen, og gjøre en nøye behovsvurdering før vi kjøper oppgraderinger. Prisjusteringer Leverandører ønsker å justere prisen med jevne mellomrom, for å ivareta f.eks. lønnsøkninger, prisstigning generelt, økte inntjeningskrav. Alt som har med prisjusteringer å gjøre, må vi ha tenkt gjennom tidlig i innkjøpsprosessen. Kjøreregler for prisjusteringer må nedfelles i kontrakten med leverandøren. I korte kontraktsforhold bør det ikke tillates prisjusteringer underveis. Interne trusler: Manglende resultatmåling Et innkjøp av en viss størrelse er en tidkrevende prosess, som ofte kommer i tillegg til annet forebyggende arbeid i organisasjonen. Det er derfor viktig å oppnå besparelser og sørge for at resultatmålinger synliggjøres i alle ledd i organisasjonen. Dette virker som en inspirasjon for andre innkjøpsaktiviteter. Målingene må være troverdige og gjennomføres av et uhildet organ. Mangelfull kompetanseoverføring En av de største feilene som gjøres etter endt innkjøpsprosess er at alle ”haster” videre til neste aktivitet. For å sikre at alle gode og dårlige erfaringer blir evaluert og formidlet til relevant personell, er det viktig å oppsummere status etter endt arbeid. På denne måten får prosessen bidratt til at kompetanseoverføringen skjer internt og på tvers av de. Oppfølging I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. Forvaltning, drift og vedlikehold Måling av ytelser Garantistyring Kontraktsadministrasjon Benchmarking Leverandørrevisjon Varsling om ny prosess Lukk vindu Startsiden Neste

Melding om feil eller forbedringsområder: Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser i klassisk sektor ver. 3.1 28.12.2010 Endring fra ver. 3.0.1 til ver. 3.1 Mange av malene har gjennomgått en stor revisjon. Dette gjelder spesielt konkurransegrunnlagene og kvalifikasjonsgrunnlagene, hvor det er spesielt poengtert at adgangen til å bruke erfaring / kompetanse som tildelingskriterium er begrenset. I tillegg er kontraktene revidert. En detaljoversikt over endringer kan du finne HER. Veiledning til oppgaven Sjekkliste for oppgaven Dokument-mal for oppgaven Symbolforklaring prosesstotte@firstventura.com pss@firstventura.com Melding om feil eller forbedringsområder: Startsiden