Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser

Presentasjon om: "Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser"— Utskrift av presentasjonen:

1 Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser
Offentlige innkjøpere skal overholde regelverket for offentlige anskaffelser og samtidig sikre effektive anskaffelser ved bruk av kommersielle og innkjøpsfaglige virkemidler. I dette ligger arbeid med å planlegge og organisere anskaffelsen på riktig måte, vurdere og verifisere behovet, utvikle gode spesifikasjoner, utarbeide kunngjøring og konkurransegrunnlag som sikrer likebehandling og forutberegnelighet for leverandørene, evaluere kvalifikasjoner og tilbud, forberede og gjennomføre avklaringer og forhandlinger, tildeling og signering av kontrakt, og håndtering av klager og andre henvendelser fra leverandørene Dette prosesstøttesystemet består av enkle trinn-for-trinn bilder, ett for hver prosedyre. Alle prosedyrer er underbygget med mer enn 280 veiledere, sjekklister og maler. Alle maler er tilpasset den prosessen de tilhører, og har henvisninger til aktuelle paragrafer. Start prosess Her finner du en komplett oversikt over alle veiledere, sjekklister og maler med link til selve dokumentet. Hjulet med sine 5 hovedfaser illustrerer at innkjøp er en kontinuerlig prosess, der vi lærer av tidligere erfaringer. Trykk på de enkelte fasene for å gå direkte. Dokumentbank Versjon 3.0

2 Valg av innkjøpsordning
OV-1000 Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver. OV-1001 FLS-1001 FM-1101 Behov oppstår OV-1002 FLS-1002 FM-1104 OV-1006 OSL-1005 FM-1103 Planlegge kjøp Avklar verdi OV-1003 FLS-1101 FM-1001 OV-1007 FLS-1006 FM-2102 OV-1008 FLS-1007 Etabl. innkjøpsgruppe Valg av innkjøpsordning Valg av komm.form OV-1005 OV-3501 OSL-1004 OV-1004 OSL-1003 Avklaring regelverk Generelle regler OV-3009 OM-3003 OM-3002 OM-3002 Anskaffelses- protokoll Under kr. ,- Under EØS- terskel Over EØS- terskel OV-1018 Spesifikasjon Startsiden Neste

3 OV-2001 Markedsfasen Markedsfasen er kartlegging av potensielle leverandører og utarbeidelse av en gjennomtenkt leverandørstrategi, samt en evaluering/analyse av markedet og markedstopper. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring OV-2042 FM-2003 Kartlegging av leverandører FM-2004 Utarbeide leverandør-/produkt analyse FSL-2011 Utarbeide sourcingstrategi OV-2045 OM-2013 Leverandør- kommunikasjon OM-2014 Etablere markedsstrategi Startsiden Neste

4 Operativt innkjøpsarbeid
Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- OSL-1008 OSL-1009 Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Forrige Startsiden

5 Under nasjonal terskel - Enkel anskaffelse
OV-3401 OV-3028 FM-3050 Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Leverandørsøk Utarbeide forespørsel Valg av evalueringskrit. Gjennomføre forhandlinger OV-3035 OM-3088 OV-3036 OM-2042 OV-3037 Forrige Startsiden

6 Under nasjonal terskel - Protokollpliktig anskaffelse
OV-3402 Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Endelig evaluering av tilbud OV-3016 FLS-3014 OM-3110 OV-3035 OM-3088 Valg av kontrakt Tilbudsfrist Tildeling av kontrakt OV-3033 FLS-3015 OM-3070 OV-3034 OV-3037 Utarbeide forespørsel Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling OM-3087 OV-3036 Valg av evaluerings- kriterier Avvisning pga forhold ved leverandør OV-3028 OV-3027 FM-3050 OV-2042 Leverandørsøk Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

7 Under EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse
OV-3403 OV-1012 OM-1004 OV-1019 OV-3022 OM-3011 Signere kontrakt Utsendelse av konkurransegrunnlag Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Planlegge tidsbruk Valg av tildelingskriterier Utarbeide konkurranse- grunnlag Kvalitetssikret spesifikasjon Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved tilbud tildelingsbrev Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Evaluere tilbud Valg av kvalifikasjonskrav Valg av kontrakt OV-3013 OSL-3011 OM-3032 OV-3029 OM-3051 OV-3014 OSL-3013 OV-3024 FM-3021 OV-3026 OM-3012 OV-3016 FLS-3014 OM-3110 OM-3039 OV-3025 OV-3032 OSL-3016 OV-3017 OM-3013 OV-3031 OM-3026 FLS-3015 Forrige Startsiden

8 Under EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse
OV-3404 OM-3045 OV-1012 OM-1005 OV-3020 OM-3020 Planlegge tidsbruk Svar på spørsmål Sende brev til de som ikke går videre OM-3057 OM-3040 OV-3013 OSL-3011 OM-3061 Valg av kvalifikasjonskrav Anmodningsfrist Utsendelse av konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold Ved tilbud OV-3024 FM-3021 OV-3032 OSL-3016 OV-3014 OSL-3013 OV-3021 Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Svar på spørsmål Gjennomføre avklaringer OM-3022 OV-3031 OV-3016 FSL-3014 OM-3110 Valg av kontrakt Avvise for sent ankomne Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon OV-3025 OV-3029 OM-3052 OV-3017 OM-3014 OV-3022 OM-3011 Utarbeide konkurranse- grunnlag Evaluere kvalifikasjons- krav Åpning/registrering av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev OM-3033 OM-3027 FLS-3015 Kvalitetssikret spesifikasjon Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Signere kontrakt OV-3026 OM-3012 OV-3023 OV-1019 Utlysning Doffin Valg av deltakere Evaluere tilbud Forrige Startsiden

9 Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 1 trinn
OV-3405 OV-3019 OV-1012 OM-1006 OM-3034 Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Avvisning pga forhold ved leverandør OV-3013 OSL-3011 OV-3024 FM-3021 OV-3026 OM-3012 Valg av kvalifikasjonskrav Svar på spørsmål Evaluere tilbud Endelig evaluering av tilbud OV-3029 OM-3053 OM-3041 OV-3014 OSL-3013 Valg av tildelingskriterier Tilbudsfrist Avvisning pga forhold ved tilbud Utsendelse tildelingsbrev OV-3025 OV-3016 FLS-3014 OM-3110 OV-3027 FSL-3017 FM-3112 FM-3049 Valg av kontrakt Åpning/registrering av mottatte tilbud Forhandlingsforberedelser Signere kontrakt OM-3028 OV-3028 FSL-3019 FM-3050 OV-3017 OM-3015 Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvise for sent ankomne Gjennomføre forhandlinger OV-3031 OSL-3018 FSL-3015 OV-3022 OM-3011 Kvalitetssikret spesifikasjon Evaluere kvalifikasjons- krav Gjennomføre E-auksjon Forrige Startsiden

10 Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn
OV-3406 OV-1012 OM-1007 OV-3024 FM-3021 Planlegge tidsbruk Anmodningsfrist Svar på spørsmål OV-3013 OSL-3011 OM-3062 OV-3021 OV-3031 Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte søknader Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon OV-3014 OSL-3013 OM-3023 OV-3025 Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud Endelig evaluering av tilbud OV-3016 FSL-3014 OM-3110 OV-3022 OM-3011 OM-3028 OV-3029 OM-3053 Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Avvise for sent ankomne Utsendelse tildelingsbrev OV-3017 OM-3016 OV-3026 OM-3012 OM-3034 Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør 1.gangs evaluering av tilbud Signere kontrakt FSL-3015 OV-3023 OM-3041 Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av deltakere Avvisning pga forhold ved tilbud OV-1019 OM-3046 OV-3027 FSL-3017 FM-3112 FM-3049 Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Forhandlingsforberedelser OV-3020 FM-3020 OM-3058 OV-3028 FSL-3019 FM-3050 Svar på spørsmål Utsendelse av konkurranse- grunnlag Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

11 Over EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse
OM-1008 OV-1019 OV-3022 OM-3011 Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved leverandør Gjennomføre avklaringer Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere tilbud OV-3029 OM-3054 OV-1013 OSL-3011 OM-3036 Valg av kvalifikasjonskrav Utsendelse av konkurransegrunnlag Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Kunngjøre resultat OV-3024 FM-3021 OV-3026 OM-3012 OV-3015 OSL-3013 Valg av tildelingskriterier Svar på spørsmål OM-3042 OV-3016 FSL-3014 OM-3110 Valg av kontrakt Anmodnings-/ tilbudsfrist OV-3017 OM-3017 OV-3025 OV-3032 OSL-3016 Utarbeide konkurranse- grunnlag Åpning/registrering av mottatte tilbud OV-3031 OM-3029 OV-1018 FSL-3015 Kvalitetssikret spesifikasjon Avvise for sent ankomne Gjennomføre E-auksjon Forrige Startsiden

12 Over EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse
OM-3047 OV-1012 OM-1009 OV-3020 OM-3020 Planlegge tidsbruk Svar på spørsmål Sende brev til de som ikke går videre OM-3043 OV-3013 OSL-3011 OM-3063 OM-3059 Valg av kvalifikasjonskrav Anmodningsfrist Utsendelse av konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved tilbud Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon OV-3021 OV-3024 FM-3021 OV-3032 OSL-3016 OV-3015 OSL-3013 Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Svar på spørsmål OM-3024 OV-3031 OV-3016 FSL-3014 OM-3110 Valg av kontrakt Avvise for sent ankomne Tilbudsfrist OV-3025 OV-3017 OM-3018 OV-3022 OM-3011 OV-3029 OM-3055 Utarbeide konkurranse- grunnlag Evaluere kvalifikasjons- krav Åpning/registrering av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev OM-3030 OM-3037 FSL-3015 Kvalitetssikret spesifikasjon Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Signere kontrakt OV-1019 OV-3023 OV-3026 OM-3012 Utlysning Doffin Valg av deltakere Evaluere tilbud Kunngjøre resultat Forrige Startsiden

13 Over EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn
OM-1010 OM-3024 FM-3021 Planlegge tidsbruk Anmodningsfrist Svar på spørsmål OV-3031 OV-3021 OV-3013 OSL-3011 OM-3064 Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte anmodninger Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon Endelig evaluering av tilbud OM-3025 OV-3015 OSL-3013 OV-3025 Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud OV-3022 OM-3011 OV-3016 FLS-3014 OM-3110 OM-3031 OV-3029 OM-3056 Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Avvise for sent ankomne Utsendelse tildelingsbrev OM-3038 OV-3026 OM-3012 OV-3017 OM-3019 Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør 1.gangs evaluering av tilbud Signere kontrakt OV-3023 OM-3044 FLS-3015 Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av deltakere Avvisning pga forhold ved tilbud Kunngjøre resultat OM-3048 OV-3027 FLS-3017 FM-3112 FM-3049 OV-1019 Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Forhandlingsforberedelser OM-3060 OV-3020 OM-3020 OV-3028 FLS-3019 FM-3050 Svar på spørsmål Utsendelse av konkurranse- grunnlag Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

14 Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog
Planlegge tidsbruk Frist for anmodning Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon OV-3021 OV-3026 OM-3012 OV-3013 OSL-3011 Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte anmodninger Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon Evaluering tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avklaringer/presiseringer og tilpasninger OM-3071 OV-3030 OV-3015 OSL-3013 OM-3077 Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne OV-3022 OM-3011 OV-3016 FSL-3014 OM-3110 Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Invitasjon til endelig tilbudsinnlevering OM-3073 OV-3029 OM-3078 OV-3017 OM-3071 OV-3024 FM-3021 Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør Svar på spørsmål Utsendelse tildelingsbrev OV-3023 OV-3039 Utarbeide beskrivende dokument Valg av deltakere Tilbudsfrist Signere kontrakt OV-1019 OM-3074 OV-3025 Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Åpning/registrering av mottatte tilbud Kunngjøre resultat OV-3020 OM-3020 OM-3075 OM-3076 Svar på spørsmål Invitasjon til deltakere Avvise for sent ankomne Forrige Startsiden

15 Under nasjonal terskel - Enkel anskaffelse
OME-3069 Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Leverandørsøk Utarbeide forespørsel Valg av evalueringskrit. Gjennomføre forhandlinger OME-3088 Forrige Startsiden

16 Under nasjonal terskel - Protokollpliktig anskaffelse
OV-3402 Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Endelig evaluering av tilbud OM-3110 OME-3088 Valg av kontrakt Tilbudsfrist Tildeling av kontrakt OME-3070 Utarbeide forespørsel Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling OME-3087 Valg av evaluerings- kriterier Avvisning pga forhold ved leverandør FME-3050 Leverandørsøk Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

17 Under EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse
OV-3403 Signere kontrakt Utsendelse av konkurransegrunnlag Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Planlegge tidsbruk Valg av tildelingskriterier Utarbeide konkurranse- grunnlag Kvalitetssikret spesifikasjon Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved tilbud tildelingsbrev Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Evaluere tilbud Valg av kvalifikasjonskrav Valg av kontrakt OME-3051 OME-3032 FME-3021 OM-3110 OME-3039 OME-3013 OME-3026 Forrige Startsiden

18 Under EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse
OV-3404 OME-3020 OME-3045 Planlegge tidsbruk Svar på spørsmål Sende brev til de som ikke går videre OME-3061 OME-3057 OME-3040 Valg av kvalifikasjonskrav Anmodningsfrist Utsendelse av konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold Ved tilbud FME-3021 Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Svar på spørsmål Gjennomføre avklaringer OM-3110 OME-3022 Valg av kontrakt Avvise for sent ankomne Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon OME-3014 OME-3052 Utarbeide konkurranse- grunnlag Evaluere kvalifikasjons- krav Åpning/registrerting av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev OME-3033 OME-3027 Kvalitetssikret spesifikasjon Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Signere kontrakt Utlysning Doffin Valg av deltakere Evaluere tilbud Forrige Startsiden

19 Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 1 trinn
OV-3405 OME-3024 Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Avvisning pga forhold ved leverandør FME-3021 Valg av kvalifikasjonskrav Svar på spørsmål Evaluere tilbud Endelig evaluering av tildelingskriterier OME-3041 OME-3053 Valg av tildelingskriterier Tilbudsfrist Avvisning pga forhold ved tilbud Utsendelse tildelingsbrev OM-3110 FME-3049 Valg av kontrakt Åpning/registrering av mottatte tilbud Forhandlingsforberedelser Signere kontrakt OME-3015 OME-3028 FME-3050 Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvise for sent ankomne Gjennomføre forhandlinger Kvalitetssikret spesifikasjon Evaluere kvalifikasjons- krav Gjennomføre E-auksjon Forrige Startsiden

20 Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn
OV-3406 FME-3021 Planlegge tidsbruk Anmodningsfrist Svar på spørsmål OME-3062 Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte søknader Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon OME-3023 Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud Endelig evaluering av tilbud OME-3028 OME-3053 OM-3110 Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Avvise for sent ankomne Utsendelse tildelingsbrev OME-3016 OME-3034 Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør 1.gangs evaluering av tilbud Signere kontrakt OME-3041 Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av deltakere Avvisning pga forhold ved tilbud FME-3041 OME-3046 Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Forhandlingsforberedelser FME-3050 OME-3058 OME-3020 Svar på spørsmål Utsendelse av konkurranse- grunnlag Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

21 Over EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse
Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved leverandør Gjennomføre avklaringer Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere tilbud OME-3036 OME-3054 Valg av kvalifikasjonskrav Utsendelse av konkurransegrunnlag Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Kunngjøre resultat FME-3021 Valg av tildelingskriterier Svar på spørsmål OM-3110 OME-3042 Valg av kontrakt Anmodnings-/ tilbudsfrist OME-3017 Utarbeide konkurranse- grunnlag Åpning/registrering av mottatte tilbud OME-3029 Kvalitetssikret spesifikasjon Avvise for sent ankomne Gjennomføre E-auksjon Forrige Startsiden

22 Over EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse
OME-3020 OME-3047 Planlegge tidsbruk Svar på spørsmål Sende brev til de som ikke går videre OME-3059 OME-3043 OME-3063 Valg av kvalifikasjonskrav Anmodningsfrist Utsendelse av konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved tilbud Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon FME-3021 Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Svar på spørsmål OME-3024 OM-3110 Valg av kontrakt Avvise for sent ankomne Tilbudsfrist OME-3018 OME-3055 Utarbeide konkurranse- grunnlag Evaluere kvalifikasjons- krav Åpning/registrering av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev OME-3037 OME-3030 Kvalitetssikret spesifikasjon Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Signere kontrakt Utlysning Doffin Valg av deltakere Evaluere tilbud Kunngjøre resultat Forrige Startsiden

23 Over EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn
FME-3021 Planlegge tidsbruk Anmodningsfrist Svar på spørsmål OME-3064 Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte anmodninger Tilbudsfrist Gjennomføre E-auksjon Endelig evaluering av tilbud OME-3025 Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud OM-3110 OME-3031 OME-3056 Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Avvise for sent ankomne Utsendelse tildelingsbrev OME-3019 OME-3038 Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør 1.gangs evaluering av tilbud Signere kontrakt OME-3044 Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av deltakere Avvisning pga forhold ved tilbud Kunngjøre resultat OME-3048 FME-3049 Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Forhandlingsforberedelser OME-3020 OME-3060 FME-3050 Svar på spørsmål Utsendelse av konkurranse- grunnlag Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

24 Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog
Planlegge tidsbruk Frist for anmodning Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Åpning/registrering av mottatte anmodninger Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon Evaluering tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avklaringer/presiseringer og tilpasninger OME-3077 OME-3072 Valg av tildelingskriterier Avvise for sent ankomne OM-3110 Valg av kontrakt Evaluere kvalifikasjons- krav Invitasjon til endelig tilbudsinnlevering OME-3073 FME-3021 OME-3078 OME-3071 Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold ved leverandør Svar på spørsmål Utsendelse tildelingsbrev Utarbeide beskrivende dokument Valg av deltakere Tilbudsfrist Signere kontrakt OME-3074 Utlysning Doffin Sende brev til de som ikke går videre Åpning/registrering av mottatte tilbud Kunngjøre resultat OME-3020 OME-3075 OME-3076 Svar på spørsmål Invitasjon til deltakere Avvise for sent ankomne Forrige Startsiden

25 Implementering FV-4001 Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring. FV-4003 FSL-4004 FSL-4005 FM-4014 FSL-4003 FM-4011 Etablere mottaksapparat Gjennomføre mottakskontroll FV-4005 FSL-4006 Etablere rutiner for kontraktsadm. FM-4012 FM-4013 FM-4015 FM-4020 Håndtering av endringer Håndtering av reklamasjoner Etablere måleparametre Etablere regime for sanksjoner FSL-4009 Overføring til drift Startsiden Neste

26 Kontraktsadministrasjon
Oppfølging FV-5001 I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. FSL-5002 Forvaltning, drift og vedlikehold FM-5004 FM-5024 Måling av ytelser FV-5008 OM-5011 FM-5012 FM-5008 FM-5025 Garantistyring Kontraktsadministrasjon FSL-5006 Benchmarking Leverandørrevisjon Varsling om ny prosess Startsiden Neste

27 Valg av innkjøpsordning
Fallgruver Eksterne trusler Ekstern påvirkning Under forarbeidet hvor vi definerer vårt eget behov, er det viktig å passe på at leverandør/er ikke påvirker vårt behov. Denne delen av arbeidet skal vi selv ha kontroll på. Leverandører vil prøve å påvirke oss til å kjøpe det de ønsker å selge. For eksempel er det vanlig at en leverandør ønsker å selge sin mest moderne og påkostede løsning, på tross av at vårt behov kanskje er dekket ved en basismodell Interne trusler: Feil behovsdefinering Det å definere riktig behov noe av det viktigste og mest avgjørende for å gjennomføre et profesjonelt og kostnadsriktig innkjøp. Den største feilen som gjøres er at det avsettes for liten tid til å definere behovet. En annen fallgruve er at det ikke benyttes tverrfaglighet i behovsdefineringsprosessen. Dette medfører ofte at sterke fagpersoner får fritt spillerom til å inkorporere alle ønsker, som ut fra teknisk og historisk synspunkt er viktig for leveransen, uten de nødvendige kritiske spørsmål. Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver. Behov oppstår Planlegge kjøp Avklar verdi Tverrfaglig gruppe Valg av innkjøpsordning Valg av komm.form Avklaring regelverk Generelle regler Anskaffelses- protokoll Under kr. ,- Under EØS- terskel Over EØS- terskel Spesifikasjon Lukk vindu Startsiden Neste

28 Operativt innkjøpsarbeid
Under nasjonal terskel (FOA del I) Ved anskaffelser med totalverdi under kr ekskl. mva. skal man følge forskriften del I. Oppdragsgiver står likevel fritt til å velge å følge forskriften del II eller III. Dersom oppdragsgiver først har kunngjort at anskaffelsen skal gjennomføres etter del II eller III, kan han ikke senere velge å følge kravene i del I. Oppdragsgiveren må sørge for å gjøre det klart gjennom kunngjøring og konkurransegrunnlag hvilken konkurranseform som er valgt. Kjøp etter forskriftens del I blir ofte omtalt som ”direkte anskaffelser”. Departementet mener at dette begrepet kan være misvisende, fordi det kan lede tanken i retning av at oppdragsgiveren kan gå direkte til én leverandør uten å holde konkurranse. Utgangspunktet er at det skal være en reell konkurranse før anskaffelsen. For å unngå misforståelser velger derfor departementet å bruke samlebegrepet ”kjøp etter forskriftens del I” for disse anskaffelsene. Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Lukk vindu Forrige Startsiden

29 Operativt innkjøpsarbeid
Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling Anskaffelser mellom kroner og EØS-terkselverdi, og uprioriterte tjenester uavhengig av verdi, skal som hovedregel følge prosedyrene i forskriften del II. Oppdragsgiveren kan da velge mellom åpen eller begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling, jf. forskriften § 5-1. Som argument for å sidestille konkurranseformene er det lagt til grunn at større fleksibilitet for oppdragsgiveren er i samsvar med lovformålet om effektive anskaffelser. Unntak: Kjøp etter forskriften del I I visse unntakstilfeller kan oppdragsgiveren kjøpe inn etter forskriften del I, jf. forskriften § 2-1 andre punktum bokstav a til f og tredje ledd. Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Lukk vindu Forrige Startsiden

30 Operativt innkjøpsarbeid
Over EØS-terskel (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse Hovedregelen ved anskaffelser over EØS-terskelverdi er i følge forskriften del III at det skal benyttes åpen eller begrenset anbudskonkurranse, jf. forskriften § 14-1 første ledd. Konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog kan bare benyttes i visse unntakstilfeller. Årsaken til det er at anbudskonkurranser blir regnet for å være den konkurranseformen som best ivaretar de grunnleggende prinsippene om likebehandling, transparens, forutsigbarhet og etterprøvingstilgang. Det eksisterer en særregel for oppdragsgivere som driver aktivitet som hører inn under forsyningssektoren. De kan velge å benytte konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring uten at vilkårene i § 14-3 er oppfylt, jf. forskriften § 2-1 åttende ledd. Unntak: Konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling Unntaksvis kan det benyttes konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling (med og uten forutgående kunngjøring). Hovedregelen for at konkurransepreget dialog skal kunne benyttes, er at det er en særlig kompleks kontrakt som skal tildeles. Forskriften definerer i hvilke tilfeller en kontrakt blir regnet som særlig kompleks. Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-3 er oppfylt, må konkurransen kunngjøres.. Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-4 er oppfylt, er det ikke noe krav om at konkurransen må kunngjøres først. . Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Lukk vindu Forrige Startsiden

31 Implementering Fallgruver
Eksterne trusler Avvik Vi snakker om avvik når leverandøren ikke leverer det som er avtalt i henhold til kontrakten. Avvikene kan være for dårlig kvalitet, mangelfull dokumentasjon o.l. Vi må i slike situasjoner alltid reagere overfor leverandøren, med krav om at leveransen blir brakt i orden. Dersom avvikene ikke bringes i orden, må vi i tillegg utøve press gjennom sanksjoner. Endringsarbeid Ved større leveranser hvor det er en lengre implementeringsfase, viser erfaringer at mange leverandører benytter hyppige endringsordrer. Dette fører til høyere kostnader for oss. Bakgrunnen for bruk av endringsordrer kan ligge både på kjøper og leverandør. Dersom vi gjør et grundig arbeid i VIA prosessen vil vi kunne redusere de endringsordrer som vi må ta ansvar (betale) for. Det er i tillegg viktig å ha god styring i implementeringsfasen. Forsinkelser Det er ikke alltid leverandøren overholder sine fremdriftsplaner og leverer til avtalt tid. Dette kan i enkelte tilfeller få store økonomiske konsekvenser for oss. Disse problemene kan i noen grad forebygges underveis i prosessen. Vi kan kvalitetssikre de fremdriftsplaner som blir presentert fra leverandør, vi kan sørge for å styre implementeringen og vi kan iverksette tiltak for å bringe avtaleforholdet i orden. Interne trusler: Intern motstand & eierskap I enhver organisasjon av litt størrelse vil man oppleve intern motstand både i henhold til selve anskaffelsen og selve innkjøpsprosessen. Det er noen hovedfaktorer som løser dette problemet; 1. Kompetanseheving innenfor innkjøp slik at alle ser nytten av å gjennomføre dette profesjonelt. 2. Ledelsen har eierskap og nødvendig engasjement for kjøpet. 3. Vise til tidligere anskaffelser med gode resultater. Det er videre viktig å sikre at alle som blir valgt inn i innkjøpsgruppen har eierskap til prosessen, samt er lojal overfor de retningslinjer som foreligger for dette arbeidet, samt til mandatet som er utarbeidet av gruppen og godkjent av ledelsen. Implementering Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring. Etablere mottaksapparat Gjennomføre mottakskontroll Etablere rutiner for kontraktsadm. Håndtering av endringer Håndtering av reklamasjoner Etablere måleparametre Etablere regime for sanksjoner Overføring til drift Lukk vindu Startsiden Neste

32 Kontraktsadministrasjon
Fallgruver Eksterne trusler Oppgraderingskarusell Innenfor enkelte bransjer foretar leverandører en kontinuerlig videreutvikling av sine programmer/produkter. Det kommer oppgraderinger i hurtig tempo. De nye oppgraderinger kan ha nye funksjoner, bedring av eksisterende funksjonalitet, retting av tidligere feil o.s.v. Leverandøren ønsker at kundene skal kjøpe og ta disse nye oppgraderinger i bruk. Vi må ha et bevisst forhold til problemstillingen, og gjøre en nøye behovsvurdering før vi kjøper oppgraderinger. Prisjusteringer Leverandører ønsker å justere prisen med jevne mellomrom, for å ivareta f.eks. lønnsøkninger, prisstigning generelt, økte inntjeningskrav. Alt som har med prisjusteringer å gjøre, må vi ha tenkt gjennom tidlig i innkjøpsprosessen. Kjøreregler for prisjusteringer må nedfelles i kontrakten med leverandøren. I korte kontraktsforhold bør det ikke tillates prisjusteringer underveis. Interne trusler: Manglende resultatmåling Et innkjøp av en viss størrelse er en tidkrevende prosess, som ofte kommer i tillegg til annet forebyggende arbeid i organisasjonen. Det er derfor viktig å oppnå besparelser og sørge for at resultatmålinger synliggjøres i alle ledd i organisasjonen. Dette virker som en inspirasjon for andre innkjøpsaktiviteter. Målingene må være troverdige og gjennomføres av et uhildet organ. Mangelfull kompetanseoverføring En av de største feilene som gjøres etter endt innkjøpsprosess er at alle ”haster” videre til neste aktivitet. For å sikre at alle gode og dårlige erfaringer blir evaluert og formidlet til relevant personell, er det viktig å oppsummere status etter endt arbeid. På denne måten får prosessen bidratt til at kompetanseoverføringen skjer internt og på tvers av de. Oppfølging I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. Forvaltning, drift og vedlikehold Måling av ytelser Garantistyring Kontraktsadministrasjon Benchmarking Leverandørrevisjon Varsling om ny prosess Lukk vindu Startsiden Neste

33 Melding om feil eller forbedringsområder:
Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser i klassisk sektor v Hovedendringer fra v. 2.6: Ny layout. Det er blitt mye enklere å navigere mellom de ulike fasene ved at innkjøpshjulet er tatt inn på alle sider. 3 nye faser; marked, implementering og oppfølging med tilhørende veiledere, sjekklister og maler. Alle kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag har gjennomgått en revidering, og har fått rettet opp små skrivefeil, samt blitt strukturert ihht standard avtalestruktur. Ny forespørselsmal for anskaffelser under kr ,- En detaljoversikt over endringer kan du finne HER. Veiledning til oppgaven Sjekkliste for oppgaven Dokument-mal for oppgaven Symbolforklaring Melding om feil eller forbedringsområder: Startsiden