Ledelsesperspektivet Mennesker ser bare det de er forberedt på å se Emerson

Hovedspørsmål! Hvorfor lager og vedlikeholder organisasjoner organisatoriske minne?

Newell-Simon modellen av det menneskelige systemet for informasjonsbehandling Minne Data Processes Input (phone number) (using a phone) (message to Output phone a friend) (phone call) Processor (person)

Utvidet menneskelig informasjonsbehandlingssystem External memory Data Processes External processors Internal memory Data Processes Input Output Internal processor

En organisatorisk modell for behandling av informasjon Data (sales) Processes (sales forecasting) Internal processor (market analyst) Internal memory Input (market research) Output (sales campaign) External memory (demographic data) (statistical analysis External processors (marketing consultant) An organization

Administrasjon av data Hele verdien i dette selskapet er i menneskene. Hvis du brente ned alle fabrikkene våre og vi bare fikk beholde menneskene og våre arkiver, ville vi snart være like sterke som før. Thomas Watson, Jr. Tidligere leder for IBM

Individuell dataadministrasjon Internt minne er begrenset Eksternt minne utvider det interne minnet

Kalender Prinsipper bak kalenderen Fast plass og rekkefølge Rask tilgang 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 1. juledag, 1852 Breakfast on the veranda Read newspapers Open gifts Check lunch preparations Pre-lunch drinks Christmas lunch Afternoon nap Drive to club Christmas dinner Port and cigars © 1803, The Expeditioner, London

Addressebok Prinsipper: Ferdig oppsatt lagringsplass Rekkefølge Rask tilgang Name Address Rudyard Kipling © 1815, The Expeditioner, London PO Kyhber Pass Northwest Frontier India Jack London PO Klondike Alaska K-L K L

Arbeidsliste Prinsipper Struktur Støtte for rask oversikt To Be Done This Week Action List √ Explore Nile Shoot crocodile Write journal √ Unwrap mummy © 1823, The Expeditioner, London

Sammenlikning mellom systemer for dataadministrasjon Indre Lav kapasitet? Hurtig Lettvint Ytre (eksterne) Store? Langsomme Ikke så lettvinte

Organisatorisk dataadminstrasjon Organisasjoner må også huske Å bestemme hvor og hvordan data skal lagres innebærer ofte kompromisser. Organisatoriske data brukes av forskjellige informasjonssystemer

Typer av informasjonssystemer Bruker statistisk analyse og AI for å identifisere skjulte sammenhenger i dataene Data mining Presenterer en multidimensjonal oversikt over data OLAP Gir toppledelsen informasjon som støtter overvåkning av organisasjonens ytelse og utvikling og gjennomføring av strategier. EIS Brukes som underlag for beslutninger ved å analysere og modellere data DSS Bearbeider data fra TPS for å lage informasjon som støtter planlegging, styring og administrasjon. MIS Samler og lagrer data for rutinetransaksjoner. TPS Systemets hensikt Type of IS

Informasjonssystem-syklusen 55 % av arbeidsstyrken i USA er kunnskaps- eller informasjons-arbeidere. De skaper 60 % av BNP Huske fortiden (databaser og data warehouse) Transaksjoner D a t a People & technology Håndtere Forberede framtida nåtiden (TPS) (BI, MIS, EIS, DSS, OLAP, data mining) Nye forretningssystemer

Ønskelige egenskaper for data Delt mellom flere applikasjoner og brukere med samtidig tilgang Transportable Sikret Riktige Oppdaterte Relevante

Komponenter av organisasjonshukommelse

Mennesker Er kjernen Skaper vedlikeholder, utvikler og bruker organisatorisk minne Rolle og posisjon i hierarkiet Organisasjonskultur * Sosiale nettverk * Standard operating procedures (SOP)

Dokumenter Rapporter Håndbøker Brosjyrer Rundskriv Tekstbehandlingsfiler Hypertext

Multimedia Bilder Grafikk Audio Video

Modeller Beslutningsstøttesystemer Matematiske modeller Regneark

Kunnskap Ekspert-systemer Regler

Beslutninger Å ta beslutninger er en sentral aktivitet i moderne organisasjoner Men få bedrifter har formelle system for lagring av beslutninger Møtereferater Gir bare resultater, ikke hvordan de ble oppnådd Gjenbruk av beslutninger Utnytt kunnskap om tidligere beslutninger

Spesialisert hukommelser Dufter hos parfymeprodusenter Farger hos malingsprodusenter

Ytre hukommelse Utenfor organisasjonen Informasjonstjenester Lovdata IEEE Informasjonstjenester Brønnøysundregistrene

Problemer med dataadministrasjonssystemer Redundans Manglende kontroll over data Dårlige grensesnitt Forsinkelser Manglende samsvar med virkeligheten Manglende integrasjon av data

Tidslinje for dataadministrasjonssystemer 1950 1960 1970 1980 1990 2000 File systems Hierarchical DBMS Network DBMS Relational DBMS Object-oriented DBMS ?

Data, informasjon og kunnskap Råe, ikke oppsummerte eller analyserte fakta Informasjon Data som er bearbeidet til en meningsfull form En persons informasjon kan være en annens data Kunnskap Vite hvilken informasjon som kreves Vite hva informasjonen betyr

Data, information & knowledge

Utfordringen Organisasjoner som bruker data, informasjon og kunnskap mer effektivt lykkes bedre Utfordringen er å utvikle ferdigheter i administrasjon og bruk av data i organisasjonen Mange organisasjoner bruker ikke sine data på en effektiv måte Administrasjon av data er et vedvarende problem for nesten alle organisasjoner og samfunn.

Informasjon Effektiv administrasjon av informasjon begynner med å tenke over hvordan mennesker bruker informasjon ikke hvordan de bruker maskiner Thomas Davenport

Hovedtrender ved slutten av det tjuende århundre Hurtige globale endringer Endrede internasjonale forhold Diktaturenes undergang Handelsblokker Globalisering av forretningsvirksomhet Kraftige informasjonsbaserte organisasjoner oppstår Apple - iPod og iTunes eBay - The World’s Online Marketplace® Google - to organize the world's information and make it universally accessible and useful Microsoft - Windows and Office SAP - enterprise resource planning software

Historisk synsvinkel Faser i sivilisasjonens utvikling Jordbruk Industri Informasjon Kreativitet?

informasjonsalderen Bygd på sand Grenseløs Silisiumsbrikker Fiberoptikk – glass er også sand Grenseløs Fri flyt av: kommunikasjon, informasjon, kapital, investering, selskaper, industri, kunder og mennesker

Informasjonsalderen Utdanning Industri Global rekkevidde Befolkning Markedsføring Naturressurser Etteretning Militærmakt Ny rikdom Gammel rikdom

Perioder i utviklingen av informasjonssystemer Felles nettverk Browser/server Midt på 1990 tallet - nå Flytt informasjons- behandling til kunden 3 Lokale nettverk Stormaskin/ter minal Midt på 1970 tallet – midt på 1990 tallet Flytt informasjons- behandling til den ansatte 2 Få nettverk Batch 1950 – midt-1970 tallet Flytt informasjons- behandling til datamaskina 1 Nettverk Teknologi Periode Fokus Era

Overføring av kunnskap Skrift og papir gjorde det mulig å ta vare på og overføre kunnskap Skrift koder informasjon Vi har hatt skriftsystemer i over 5000 år Lagringsmedium har utviklet seg fra leirtavler til magnetiske media. (Leirtavlene er fortsatt leselige, hva med harddisker om 5000 år?) Utvikling av store organisasjoner er parallell med utvikling av storskala organisatorisk minne.

Hvordan kan informasjon karakteriseres Hardhet Rikhet

Informasjonshardhet Børs og markedsdata 10 Diamond Reviderte regnskaper 9 Corundum Ureviderte regnskaper, statistikk fra myndighetene. 8 Topaz Nyheter, ikke-finansielle data, industristatistikker, spørreundersøkelser. 7 Quartz Budsjetter, formelle planer 6 Orthoclase Vitnemål som er avlagt under ed. Forklaringer, rettferdiggjøring, vurderinger, fortolkninger 5 Apatite Vitnemål som ikke er avlagt under ed. Forklaringer, rettferdiggjøring, vurderinger, fortolkninger 4 Fluorite Identifisert ekspertkilde – forutsigelser, spekulasjoner, varsler og estimater 3 Calcite Identifisert kilde som ikke er ekspert – meninger, følelser, ideer. 2 Gips Rykter fra uidentifiserte kilder 1 Talkum Data Scale Minerals

Informasjonsrikhet Numeriske dokumenter Upersonlige dokumenter Personlige dokumenter (brev og notater) Telefon Face-to-face Møte Mager Feit Ledere ønsker fet informasjon for å unngå tvetydighet Informasjonssystemer leverer vanligvis mager informasjon

Informasjon og endring av organisasjoner Organisasjoner er målrettede Informasjon støtter målsøking Reell ytelse Ønsket ytelse Målsettings- informasjon Avviksinformasjon Informasjon om konsekvenser av ønskede endringer og informasjon som middel til å oppnå endring

Målsettingsinformasjon Forankring og justering Planlegging Demografiske trender Økonomiske framtidsanalyser Benchmarking – dantotsu-måle seg med de beste Hva gjør konkurrentene

Informasjon om avvik Hva er problemet? Avvik mellom forventet og reell ytelse Scorekeeping (Overvåking av nøkkeltall) Kvantitativ Kvalitativ Bruk av kritiske suksessfaktorer for å bestemme hva som skal måles

Nøkkeltall for salg - score Innkrevde utestående fordringer Kroner utestående fordringer Antall kunder som ikke har betalt i tide Andel av kunder som har kjøpt Antall mistede kunder Antall nye kunder Kunder per produktkategori per kundegruppe Netto overskudd Brutto margin Marginer Oppfylt kvote Markedsandel Antall solgte enheter Kroner totalt salg Salgsvolum Ordrer per samtale Gjennomsnittlig ordre Antall kunder Ordrer

Informasjon om endringer Fjerne avviket Problemløsning Bestemme årsaker Finne alternative løsninger Analyse av alternativene

Informasjon som et middel til endring Informasjon kan gi konkurransemessige fordeler Informasjon kan bygges inn i produkter og tjenester Markedsføring Frequent flyer programs Kundeservice Informasteknologi brukt til å gi bedre service Empowerment - Myndiggjøring Dele informasjon med de ansatte Gi ansatte mulighet til å ta avgjørelser selv

Ledelsesarbeid Ledere gjennomfører organisasjonsendringer Ledelsesarbeid er: Fragmentert Kort Ofte avbrutt Høyt tempo Handlingsorientert, heller enn overveiende

Kommunikasjon og ledelse Foretrekker muntlig kommunikasjon Utbredt bruk av nettverk Informasjonskilde En måte å få ting gjort Formelle rapporteringssystemer Brukes sjelden Kilde til å bekrefte informasjon

Ledelsens informasjonsbehov Venter å få relevant informasjon Behovene endrer seg kontinuerlig

Etterspørselen avhenger av hvor hard informasjonen er Bruker mange kilder for å få høy nok pålitelighet Lav Høy Hardhet Innsamlet informasjons-mengde

Informasjonsbehovet avhenger av posisjonen - t e r m M e d i u m - t e r m L o n g - t e r m i n f o r m a t i o n i n f o r m a t i o n i n f o r m a t i o n O p e r a t i o n a l S e n i o r m a n a g e r e x e c u t i v e

Tilstrekkelig er nok! Ledere overbelastet med beslutninger Tilstrekkelig informasjon er nok Velg første tilstrekkelig gode beslutning Samle nok informasjon til å ta en tilstrekkelig god beslutning Lavere kvalitet på beslutningene

Systemer for levering av informasjon Groupware Report Meeting Electronic mail Conversation Beslutninger Expert System (ES) Kunnskap Decision Support System (DSS) Matematisk modell Voice recording system Voice mail Stemme Geographic information system (GIS) Computer aided design (CAD) Grafikk Imaging process system (IPS) Bilder Web og vedlegg til e-post Dokumenter Management information system (MIS) Filer Rapporter Møter Elektronisk post Samtale Mennesker Leverignssystem Organisatorisk hukommelse

Organisatorisk hukommelse er fragmentert File Image Organizational Memory People File MIS IPS MIS E-mail Information integration software (e.g., an EIS) Client

Organizational Memory Information delivery system The ideal system Organizational Memory Information delivery system Client

Organisatorisk kunnskap Kognitiv kunnskap Avanserte ferdigheter Systemforståelse og trent intuisjon Selv-motivert kreativitet Vite hva Vite hvordan Vite hvorfor Bry seg om hvorfor

Verdi av ferdigheter versus prisen for å oppnå dem Investering i trening Verdi for selskapet Cognitive skills (know what) Advanced skills (know how) System understanding (know why) Motivated creativity (care why)

Kunnskapstyper Eksplisitt Underforstått (Tacit) Skrevet ned som regler - overførbar Underforstått (Tacit) Personlig erfaring og dømmekraft Vanskelig å skrive ned Vanskelig å overføre

Konklusjon Informasjonsalderen er ca 50 år gammel Informasjonsbaserte organisasjoner er motorene som gir vekst i avanserte økonomier Alle trenger ferdigheter i informasjonssystemer